अपनी उत्पादकता में क्रांति लाने के लिए 'द १०-मिनट नियम’ का प्रयोग करें

यह कहानी पहली बार दिखाई दिया सरस्वती , रोमांचक नौकरी के अवसरों और विशेषज्ञ कैरियर सलाह के साथ एक वेब गंतव्य।

मुझे पागल कहो, लेकिन मैंने हमेशा कैफीन के बजाय नींद को प्राथमिकता दी है। लेकिन अनिश्चित कार्यक्रम और तंग समय सीमा के साथ, प्राप्त करना प्रति रात छह या अधिक घंटे की नींद एक सलाहकार के लिए कोई आसान काम नहीं है - बस मेरे किसी भी आहार सोडा और कॉफी के आदी सहयोगियों से पूछें। एक मांग वाली नौकरी और एक और भी अधिक मांग वाले घरेलू जीवन के बीच, मैंने हर दिन जितना हो सके उतना निचोड़ने के लिए विभिन्न उत्पादकता हैक की कोशिश करने में काफी समय बिताया है।

काम पूरा करने के लिए मेरा पसंदीदा उपकरण? मेरे फोन पर 10 मिनट का टाइमर।

मेरा '10-मिनट का नियम' बहुत सीधा है: आपकी टू-डू सूची के प्रत्येक कार्य को पूरा होने में 10 मिनट से अधिक नहीं लगना चाहिए। यदि इसमें 10 मिनट से अधिक समय लगता है, तो आपको इसे छोटे कार्यों में तोड़ देना चाहिए या इसे किसी और को सौंप देना चाहिए। इस नियम की कुंजी इसे लागू करने में है, जिसका अर्थ है कि आपके फोन पर टाइमर को 10 मिनट के निशान पर बंद करने के लिए सेट करना। यह आपके दिन में जिस गति और फोकस को लाता है, वह अचरज से कम नहीं है।

जब मैं पहली बार 10 मिनट के नियम को अमल में लाने के लिए अपनी टीमों को चुनौती देता हूं, तो मुझे आमतौर पर संदेह का सामना करना पड़ता है। जैसे प्रश्न, 'यह पागल है - क्या मैं वास्तव में 10 मिनट की वृद्धि में इस बड़े एक्सेल मॉडल का निर्माण कर सकता हूं?' और 'क्या आप मुझसे कह रहे हैं कि आप इसे अपने घरेलू जीवन में भी करते हैं, 10 मिनट की बौछार लेते हैं और 10 मिनट का कसरत करते हैं?' लाजिमी है। (इन दोनों प्रश्नों का उत्तर, वैसे, 'हाँ!' है)

कोशिश करना चाहेंगे? 10 मिनट के नियम को आपके लिए कारगर बनाने के लिए यहां तीन युक्तियां दी गई हैं।

1. प्रतिनिधि

अब तक, अपने दिन में अतिरिक्त समय खोजने का सबसे प्रभावी साधन अपनी टू-डू सूची में उन चीजों को आउटसोर्स करना है जो कोई और आसानी से 10 मिनट या उससे कम समय में कर सकता है। उदाहरण के लिए, मेरे पास एक बहुत ही सफल और सम्मानित सहयोगी है जो दावा करता है कि उसकी सफलता का एक मुख्य आधार यह है कि वह हर चीज के लिए 'हां' कहता है, लेकिन वास्तव में केवल वही कार्य करता है जो केवल वह सबसे अच्छा कर सकता है।' बाकी सब कुछ, वह प्रतिनिधि .

प्रत्यायोजन उतना आसान नहीं है जितना लगता है। किसी कार्य को छोड़ना मुश्किल हो सकता है जब आपको डर हो कि किसी अन्य व्यक्ति का काम आपके जितना अच्छा नहीं होगा। यह याद रखना उपयोगी है कि 'पूर्ण से बेहतर है' और आप अपने करियर में आगे बढ़ने का एकमात्र तरीका यह है कि यदि आप उन चीजों को छोड़ देते हैं जिन्हें आपने महारत हासिल की है और नई चुनौतियों का सामना करते हैं। एक और मानसिकता बदलाव जिसने मुझे मदद की वह यह महसूस कर रहा था कि प्रतिनिधिमंडल दूसरों के लिए अवसर पैदा करता है। अब मैं सक्रिय रूप से सोचता हूं कि मैं अपनी टीम के लिए कौन से कार्य और प्रोजेक्ट बना सकता हूं जो उन्हें अपने करियर को सीखने, बढ़ने और आगे बढ़ाने में मदद करेगा (जो आसानी से मेरी प्लेट को भी साफ करने में मदद करता है)।

उन चुनौतियों में से एक जिन्हें मैं उन लोगों के साथ सबसे अधिक देखता हूं, जिन्हें प्रतिनिधि बनाने में परेशानी होती है - विशेष रूप से प्रवेश स्तर के पदों पर - यह है कि वे भूल जाते हैं कि वे प्रतिनिधि बन सकते हैं और उन्हें चाहिए। यदि आप किसी पर्यवेक्षक या वरिष्ठ से कुछ करने के लिए कहने में असहज महसूस करते हैं, तो यह प्रयास करें: आप जो कर रहे हैं उसे इंगित करके प्रारंभ करें, और सहायता के अनुरोध के रूप में अपने 'आस्क' को रखें। उदाहरण के लिए, इसके बजाय, 'मुझे आपको टीम लीड को कॉल करने की आवश्यकता है,' आप कह सकते हैं 'मैं इस विश्लेषण के लिए डेटा खींचने पर काम कर रहा हूं-- क्या आपके लिए अन्य टीम लीड को कॉल करके मेरी मदद करना संभव होगा? '

एक प्रबंधक के रूप में, मैं आपको बता सकता हूं कि मैं भी अक्सर खुद को अपनी टीमों से मुझे कुछ सौंपने के लिए भीख मांगता हुआ पाता हूं, और जब वे मेरी मदद करने के अवसर पैदा करते हैं तो मुझे अच्छा लगता है।

2. आसान, 10 मिनट का कार्य ढूंढें Find

आप पहली बार में संदेह कर सकते हैं, लेकिन आप अपने कार्यों को कैसे बदलते हैं, आप देखेंगे कि लगभग हर चीज को 10 मिनट के कार्यों में विभाजित किया जा सकता है। क्या आपको एक नए विषय पर शोध करने की ज़रूरत है? Google पर समाचार लेखों को स्कैन करने पर १० मिनट के साथ प्रारंभ करें, इसके बाद १० मिनट में जो कुछ भी आप जानते हैं उसे संक्षेप में लिखें और शीर्ष कुछ प्रश्न जिनका आपको अभी भी उत्तर देना है, और फिर १० मिनट प्रत्येक कॉल करने वाले लोगों को आपके खुले प्रश्नों का उत्तर देने के लिए सलाह लें (बोनस अंक आप इस बात को समझने के लिए काफी समझदार थे कि फोन कॉल प्रतिनिधिमंडल का एक रूप है!)

टोड्रिक हॉल कितना लंबा है

वोइला! आपने अभी-अभी एक कार्य को निचोड़ा है जो अन्यथा घंटों में ३० मिनट में हो सकता है।

यह तरीका घंटों बाद भी काम करता है। मेरे पास एक सहकर्मी है जो १०-मिनट के नियम से इतना आकर्षित था और इसने उसे काम के घंटों के दौरान कैसे मदद की कि उसने इसे घर पर आज़माने का फैसला किया। उसने अपने काम से पहले की दिनचर्या के लिए कुछ सुबह के लिए अपना टाइमर निकाला, और 10 मिनट के शॉवर, 10 मिनट के नाश्ते आदि के साथ, उसने पाया कि वह सक्षम थी उसके मानक 'तैयार होने' के समय में कटौती करें , इसके बजाय प्रतिष्ठित नींद के लिए इसका व्यापार करना। उसने कभी नहीं सोचा था कि 10 मिनट में स्नान करना संभव है - जब तक कि उसने कोशिश नहीं की और महसूस किया कि यह वास्तव में बहुत आसान था!

3. उस टाइमर का प्रयोग करें

अपने टाइमर का उपयोग करना नियम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए इसे न भूलें। जैसा कि व्यापार जगत में हर कोई जानता है, 'हम वही करते हैं जो हम मापते हैं।'

यह १०-मिनट के नियम के बारे में भी सच है--आप चीजों पर कितना समय खर्च कर रहे हैं, इसका ट्रैक रखने के लिए आपको टाइमर या घड़ी का उपयोग करना चाहिए। स्मार्टफ़ोन अपने बिल्ट-इन टाइमर ऐप्स के साथ इसे आसान बनाते हैं, लेकिन एक मिनट के हाथ से कोई भी घड़ी काम करेगी। आप जो भी करें, अनुमान न लगाएं--क्योंकि यदि आपका लगभग 10 मिनट हमेशा 20 हो जाते हैं, आप अपनी उत्पादकता को अधिकतम नहीं कर रहे हैं।

कभी-कभी, आप किसी कार्य पर 10 मिनट से भी कम समय व्यतीत करेंगे (अधिक समय पहले--याय!), और कभी-कभी वह अलार्म बज जाएगा और आप अभी भी फोन पर होंगे (नहीं, मैं सुझाव नहीं दे रहा हूं कि आप बस लटका दें ऊपर जब अलार्म बंद हो जाता है)। अधिक दौड़ने के बारे में बुरा मत मानो - अगली बार बस इसे नोट कर लें।

उदाहरण के लिए, यदि कोई सहकर्मी घूमने-फिरने की प्रवृत्ति रखता है, तो अपनी अगली बातचीत की शुरुआत यह कहकर करें कि आपके पास विचार-मंथन करने के लिए 10 मिनट का समय है। क्या होगा यदि आपको वास्तव में अधिक समय चाहिए? यह भी ठीक है: अपने खर्च किए गए समय को ट्रैक करने से आपको यह जानकारी मिलेगी कि आप कैसे काम करते हैं, ताकि आप अगली बार अपने दिन की बेहतर योजना बना सकें।

कार्रवाई में 10-मिनट का नियम

कार्रवाई में इस नियम के मेरे पसंदीदा उदाहरणों में से एक कुछ साल पहले हुआ था जब एक टीम जिस पर मैं काम कर रहा था, उसे एक क्लाइंट से 4 बजे खतरनाक फोन कॉल प्राप्त हुआ, जो उस काम को पुनर्निर्देशित कर रहा था जिसे हम अगली सुबह पेश करेंगे। उह, एक आरामदायक शाम के लिए बहुत कुछ!

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इसमें दो बड़े काम शामिल थे, इसलिए हमने अपनी चार की टीम को आधे में बांट दिया। हमारी दो उप-टीमों में समान मात्रा में विश्लेषण के साथ, सुधार करने के लिए लगभग समान संख्या में पावरपॉइंट स्लाइड थे, इसलिए इसे पूरा करने में हमें उतना ही समय लेना चाहिए था।

मैंने अपने साथी से कहा कि मैं वास्तव में शाम 6 बजे तक समाप्त करना चाहता हूं ताकि हम रात का खाना खाने जा सकें, और वह सहमत हो गया लेकिन इसे पूरा करने की हमारी क्षमता के बारे में संदेह था। इसलिए, हमने दिन में बचे दो घंटों से विभाजित करके, पृष्ठों का मिलान किया, और पाया कि यदि हम प्रति पृष्ठ 10 मिनट की दर प्राप्त कर सकते हैं, तो हमारे पास इसे पूरा करने के लिए पर्याप्त समय होगा - साथ ही किसी भी चीज़ के लिए एक बफर जो साबित हुआ हो विशेष रूप से कठिन होना। पुन: सक्रिय, हमने पृष्ठों को विभाजित किया, टाइमर सेट किया, और क्रैंक करना शुरू कर दिया। इसमें से एक गेम बनाने के लिए, हमने व्हाइटबोर्ड पर एक टैली रखा कि हममें से प्रत्येक ने 10 मिनट के निशान के नीचे या उससे अधिक कितने पेज पूरे किए।

शाम 6 बजे तक, हम समाप्त कर चुके थे - और इसके बारे में वास्तव में अच्छा महसूस कर रहे थे। दूसरी टीम जिसने 10 मिनट के नियम का उपयोग नहीं किया? वे लगभग 9 समाप्त हो गए।

चुनौती चालू है। आज अपने अगले कार्य के लिए, अपना टाइमर निकाल कर अपने लिए आजमाएं। घड़ी चल रही है!