व्यावसायिक योजनाओं के अलावा, कार्यकारी सारांश शायद सभी व्यावसायिक दस्तावेजों में सबसे महत्वपूर्ण हैं। यह कहना उचित है कि किसी भी आकार की कंपनी के अंदर लगभग हर बड़े निर्णय में निर्णय लेने की प्रक्रिया के दौरान एक कार्यकारी सारांश शामिल होता है।
दुर्भाग्य से, बहुत से लोग गलत तरीके से मानते हैं कि एक कार्यकारी सारांश दस्तावेज़ का सारांश है, जैसे 'क्लिफ नोट्स'। उह, नहीं।
एक कार्यकारी सारांश का उद्देश्य निर्णय की सिफारिश करना है, जानकारी प्रदान नहीं करना है। लंबा दस्तावेज़ उस अनुशंसा के लिए ड्रिल-डाउन प्रमाण प्रदान करता है।
प्रस्ताव गुरु के साथ मेरी बातचीत पर आधारित है टॉम सैंटो , यहां एक कार्यकारी सारांश लिखने का तरीका बताया गया है जो एक कार्यकारी (या कार्यकारी टीम) को निर्णय लेने के लिए मनाएगा:
1. किसी समस्या, आवश्यकता या लक्ष्य का वर्णन करें।
'कार्यकारी सारांश' शब्दों के नीचे एक या दो वाक्यों में (अधिक से अधिक) स्पष्ट करें कि निर्णय की आवश्यकता क्यों है। विशिष्ट रहें और यदि संभव हो तो मात्रात्मक माप शामिल करें।
गलत:
यह दस्तावेज़ XYZ समाधान का विस्तार से वर्णन करता है। यहां इसकी सामग्री का सारांश दिया गया है...
सही:
हम दूरसंचार नेटवर्क के बंद होने के कारण वार्षिक राजस्व में $ 10 मिलियन की कमी का अनुभव कर रहे हैं।
2. वांछित परिणाम का वर्णन करें।
एक या दो वाक्यों में (अधिक से अधिक) वर्णन करें कि यदि समस्या हल हो जाती है, आवश्यकता पूरी हो जाती है, या लक्ष्य प्राप्त हो जाता है तो क्या भिन्न होगा। समाधान का कोई विवरण न दें।
गलत:
अध्याय 1 में, हम कई मानक-अनुरूप एनालॉग फ्लक्स कैपेसिटर का वर्णन करते हैं ...
सही:
हमारे अनुमानों के अनुसार (खंड 1 देखें), इन आउटेज को कम करने या समाप्त करने से हमारी लाभप्रदता में 20% तक की वृद्धि होगी।
3. अपने प्रस्तावित समाधान का वर्णन करें।
'प्रस्ताव' शब्द के तहत, छोटे पैराग्राफ की एक श्रृंखला में समस्या के समाधान के तत्व का वर्णन करें (जैसा कि चरण 1 में है) जो वांछित परिणाम देगा (जैसा कि चरण 2 में है)।
प्रत्येक अनुच्छेद में, बड़े दस्तावेज़ के उन अनुभागों को देखें जहाँ आपके समाधान के उस भाग का विस्तार से वर्णन किया गया है। प्रत्येक अनुच्छेद को स्पष्ट और पठनीय बनाएं। शब्दजाल, बिज़-ब्लाब और अनावश्यक अमूर्तता से बचें। यदि संभव हो तो, पैराग्राफ को चरण-दर-चरण योजना में व्यवस्थित करें।
गलत:
हमारे मौजूदा बुनियादी ढांचे का लाभ उठाने से पिछले प्रौद्योगिकी निवेशों को भुनाया जा सकेगा, जबकि पुनर्प्रशिक्षण आवश्यकताओं को अनुकूलित किया जा सकेगा। बढ़ी हुई विश्वसनीयता हमारी मिशन-महत्वपूर्ण उत्पादकता को विस्फोट करने का कारण बनेगी, जिससे मुद्रीकृत प्रतिस्पर्धा में बढ़त पैदा होगी।
सही:
उपरोक्त समस्या का समाधान करने के लिए, हम निम्नलिखित का प्रस्ताव करते हैं:
1. एक पायलट सिस्टम खरीदें और स्थापित करें। यह हमें अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों को खतरे में डाले बिना नए सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करने की अनुमति देगा। इस पायलट सिस्टम की आवश्यकताओं को धारा 4 में वर्णित किया गया है।
[अधिक कदम]
4. बताएं कि आप जोखिमों से कैसे पार पाएंगे।
प्रत्येक व्यावसायिक निर्णय जो बिना दिमाग के नहीं होता है, उसमें कुछ स्तर का जोखिम शामिल होता है। इसलिए, शीर्षक 'जोखिम' के तहत संक्षेप में उन जोखिमों का वर्णन करें और आप उन्हें कैसे दूर करने का प्रस्ताव करते हैं (या वे वास्तव में जोखिम क्यों नहीं हैं)।
एक बार फिर, इन पैराग्राफों को कस कर रखें। सादा भाषा का प्रयोग करें। पिछले चरण की तरह, प्रत्येक अनुच्छेद को लंबे दस्तावेज़ के प्रासंगिक अनुभाग से जोड़ दें।
गलत:
प्रस्तावित समाधान विक्रेता अज्ञेयवादी है और अनुकूलित निष्पादन-तैयार स्क्रिप्ट के उपयोग के माध्यम से कई सिस्टम आर्किटेक्चर में एकीकृत होता है ...
सही:
पूरे ग्राहक सेवा विभाग को बदलने के लिए, हमें अपने सेवा कर्मियों को फिर से प्रशिक्षित करना होगा, जिससे विभाग के प्रतिक्रिया समय में कमी आ सकती है। हालांकि, हम एक अनुकूलित प्रशिक्षण मैनुअल लिखकर उस संभावना को कम करने की योजना बना रहे हैं।
5. आप जो निर्णय लेना चाहते हैं, उसके लिए पूछें।
'सिफारिश' शीर्षक के अंतर्गत कम से कम शब्दों में उस निर्णय का वर्णन करें जो आप कार्यपालिका से कराना चाहते हैं। विशिष्ट होना।
यदि निर्णय में धन शामिल है तो राशि शामिल करें। यदि ऐसे कारण हैं कि निर्णय एक निश्चित समय तक किया जाना चाहिए, तो उन्हें सामने रखें।
गलत:
फ़ोन सिस्टम की खराबी के बारे में हमारी चल रही चिंता का हमारी कंपनी पर प्रभाव जारी है और इसलिए इसे शीघ्रता से संबोधित किया जाना चाहिए।
सही:
चालू वित्त वर्ष के अंत तक इस परियोजना को पूरा करने के लिए हमारे मौजूदा संचालन को बाधित किए बिना, हमें अगली तिमाही के आईटी बजट में $ 2 मिलियन की वृद्धि को मंजूरी देने की आवश्यकता है।
नमूना कार्यकारी सारांश
नीचे दो कार्यकारी सारांश ऊपर वर्णित हैं जैसे वे वास्तव में दिखाई देंगे। ऐसा न हो कि आपको लगता है कि पहला उदाहरण कृत्रिम रूप से अपारदर्शी है, मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि मैंने व्यक्तिगत रूप से बदतर देखा है। काफी बदतर।
गलत:
कार्यकारी सारांश
यह दस्तावेज़ XYZ समाधान का विस्तार से वर्णन करता है। यहां इसकी सामग्री का सारांश दिया गया है:
अध्याय 1 में, हम कई मानक-अनुरूप एनालॉग फ्लक्स कैपेसिटर का वर्णन करते हैं ...
[अधिक अध्याय सारांश]
हमारे मौजूदा बुनियादी ढांचे का लाभ उठाने से पिछले प्रौद्योगिकी निवेशों को भुनाया जा सकेगा, जबकि पुनर्प्रशिक्षण आवश्यकताओं को अनुकूलित किया जा सकेगा। बढ़ी हुई विश्वसनीयता हमारी मिशन-महत्वपूर्ण उत्पादकता को विस्फोट करने का कारण बनेगी, जिससे मुद्रीकृत प्रतिस्पर्धा में बढ़त पैदा होगी। प्रस्तावित समाधान विक्रेता अज्ञेयवादी है और अनुकूलित निष्पादन-तैयार स्क्रिप्ट के उपयोग के माध्यम से कई सिस्टम आर्किटेक्चर में एकीकृत होता है।
फ़ोन सिस्टम की खराबी के बारे में हमारी चल रही चिंता का हमारी कंपनी पर प्रभाव जारी है और इसलिए इसे शीघ्रता से संबोधित किया जाना चाहिए।
सही:
कार्यकारी सारांश
हम दूरसंचार नेटवर्क के बंद होने के कारण वार्षिक राजस्व में $ 10 मिलियन की कमी का अनुभव कर रहे हैं।
हमारे अनुमानों के अनुसार (खंड 1 देखें), इन आउटेज को कम करने या समाप्त करने से हमारी लाभप्रदता में 20% तक की वृद्धि होगी।
प्रस्ताव
उपरोक्त समस्या का समाधान करने के लिए, हम निम्नलिखित का प्रस्ताव करते हैं:
- एक पायलट सिस्टम खरीदें और स्थापित करें। यह हमें अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों को खतरे में डाले बिना नए सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करने की अनुमति देगा। इस पायलट सिस्टम की आवश्यकताओं को धारा 4 में वर्णित किया गया है।
[अधिक कदम]
जोखिम
- कम प्रतिक्रिया समय की संभावना . उपरोक्त योजना के चरण 3 में, हमें अपने सेवा कर्मियों को फिर से प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होगी, जो विभाग के औसत प्रतिक्रिया समय को अस्थायी रूप से कम कर सकता है। हालांकि, हम एक अनुकूलित प्रशिक्षण मैनुअल लिखकर उस संभावना को कम करने की योजना बना रहे हैं।
[अधिक जोखिम]
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चालू वित्त वर्ष के अंत तक इस परियोजना को पूरा करने के लिए हमारे मौजूदा संचालन को बाधित किए बिना, हमें अगली तिमाही के आईटी बजट में $ 2 मिलियन की वृद्धि को मंजूरी देने की आवश्यकता है।
गंभीरता से, आपको लगता है कि उन दो कार्यकारी सारांशों में से कौन सा सबसे अच्छा निर्णय ले सकता है?
