मर्लिन मान का ईमेल इनबॉक्स अव्यवस्था से भरा है। उसके लिए यह स्वीकार करना शर्मनाक है। वह वह व्यक्ति है जिसने इनबॉक्स शून्य की अवधारणा का आविष्कार किया था।
मान एक उत्पादकता गुरु हैं जिन्होंने 2004 में 43folders.com वेबसाइट लॉन्च की। उन्होंने जल्द ही अपनी साइट पर लेखों में इनबॉक्स शून्य के सुसमाचार का प्रचार करना शुरू कर दिया। न्यू यॉर्क वाला इसे 'क्रांतिकारी ई-मेल-प्रबंधन प्रणाली' के रूप में वर्णित किया। मान ने दिया गूगल टेक टॉक इनबॉक्स जीरो पर। यह जंगल की आग की तरह पकड़ा गया।
इनबॉक्स ज़ीरो हासिल करना इतना लोकप्रिय हो गया कि बेतहाशा लोकप्रिय ऐप मेलबॉक्स ने इनबॉक्स जीरो को हिट करने के लिए अपनी पूरी उत्पाद रणनीति तैयार की। जब आप वहां पहुंचे, तो आपको एक सुंदर तस्वीर के ऊपर एक शानदार 'आपका सब हो गया' संदेश मिला। हर बार तस्वीर बदल जाती है, अनुभव को सरल बनाते हुए। (ड्रॉपबॉक्स ने मेलबॉक्स का अधिग्रहण किया और 2016 में इसे बंद कर दिया।)
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लेकिन मान कहते हैं कि हम इसे गलत कर रहे हैं। के साथ एक साक्षात्कार में वायर्ड यूके , वह बताते हैं कि कैसे हम सभी इनबॉक्स शून्य के बारे में भूल गए - और इसके बजाय हमें क्या करना चाहिए।
इनबॉक्स शून्य को अंत का साधन मानना बंद करें।
इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने के बारे में वास्तव में क्या उपयोगी है? यह कहने में सक्षम हो सकता है कि आपने यह किया। यह अच्छा लग रहा है। फिर भी, इन दिनों हमें प्राप्त होने वाले ईमेल की मात्रा के कारण, यह शायद अब एक सराहनीय लक्ष्य नहीं रह गया है।
जब मान ने पहली बार इनबॉक्स शून्य की अवधारणा का अनावरण किया, तो उनके पास एक इनबॉक्स था। आज, हमारे पास दर्जनों और हैं जिन्हें इनबॉक्स माना जा सकता है।
कार्य ईमेल
व्यक्तिगत ईमेल
ट्विटर डीएम
फेसबुक संदेशवाहक
इंस्टाग्राम डीएम
ढीला
मूल संदेश
मान ने बताया वायर्ड आपको यह पता लगाना चाहिए कि आप इन विभिन्न इनबॉक्स पर अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं। यदि आपका ध्यान इतना पतला है क्योंकि आप हर समय इन सभी स्थानों से संदेशों का जवाब दे रहे हैं, तो इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि आप तनावग्रस्त महसूस करते हैं।
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अपने ऊपर कुछ कृपा करो। स्वीकार करें कि आप यह सब नहीं कर सकते। हर एक मैसेज का जवाब देना भूल जाइए। कुछ कम महत्वपूर्ण चीजों को रुकने देने से आपको थोड़ी शांति मिलेगी।
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लेकिन, यह केवल ऑप्ट आउट करने और किसी भी बात का जवाब देना बंद करने का बहाना नहीं है। Microsoft के शोधकर्ताओं ने पाया कि ईमेल को अनदेखा करना एक बुरे प्रबंधक का एक गप्पी संकेत था। आपको अभी भी अपने इनबॉक्स में प्राथमिकता वाले आइटमों में सबसे ऊपर रहना है। यह आपको तय करना है कि वे प्राथमिकताएं क्या हैं।
स्वच्छ स्लेट दृष्टिकोण से सावधान रहें।
नया साल, नया दशक। परमाणु विकल्प के लिए क्यों न जाएं और हर चीज पर हिट हटा दें? स्लेट को साफ करें और नए सिरे से शुरुआत करें।
यह एक भयानक विचार है, मान कहते हैं। इसके बजाय, फोकस के प्रमुख क्षेत्रों की पहचान करें। हो सकता है कि आप किसी खास तरह के ईमेल पर डिलीट को हिट कर सकते हैं -- जैसे नोटिफिकेशन या प्रमोशनल ईमेल।
लेकिन जरूरी चीजों को बचाकर रखें। क्या महत्वपूर्ण है और क्या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए एक रणनीति तैयार करना शुरू करें। ईमेल पर बिताए गए समय को कम करने के कई तरीके हैं। मान आपके इनबॉक्स को पकड़ने के लिए दिन में तीन बार समय समर्पित करने का सुझाव देते हैं। कुछ उत्पादकता विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि सुबह सबसे पहले ईमेल की जाँच न करें ताकि आप इसके बजाय गहरे कार्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
हो सकता है कि ये रणनीतियाँ सभी लोगों के लिए कारगर न हों, विशेष रूप से उन लोगों के लिए जिनकी नौकरियों के लिए ईमेल का त्वरित उत्तर आवश्यक है। यदि आपके पास ईमेल के आसपास कुछ लचीलापन है, तो यहां कुछ तरीके दिए गए हैं:
जब आप छुट्टी पर हों तो अपने फोन से ईमेल ऐप को हटा दें। घबराओ मत। जब आप वापस ऑनलाइन हों तो ऐप को फिर से डाउनलोड करना आसान है।
यदि आपको सप्ताहांत पर या विषम घंटों के दौरान ईमेल करना है, तो उन्हें काम के घंटों के दौरान आने के लिए शेड्यूल करें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप नेतृत्व की भूमिका में हैं ताकि आप उदाहरण के आधार पर नेतृत्व करें और हमेशा की संस्कृति को कायम न रखें। यदि आप सभी सप्ताहांतों को ईमेल कर रहे हैं, तो आपकी प्रत्यक्ष रिपोर्ट्स को लगेगा कि उन्हें भी इसकी आवश्यकता है।
सूचनाएं बंद करें - ईमेल और अन्यथा - ताकि आप लगातार जरूरी-लेकिन-जरूरी नहीं-महत्वपूर्ण पिंग से विचलित न हों।
