'कर्मचारी सुझाव प्रणाली' शब्द का अर्थ व्यवसायों द्वारा लागत बचत प्राप्त करने या उत्पाद की गुणवत्ता, कार्यस्थल दक्षता, ग्राहक सेवा, या काम करने की स्थिति में सुधार की उम्मीद में अपने कर्मचारियों से इनपुट मांगने और उपयोग करने के लिए किए जाने वाले विभिन्न प्रयासों को संदर्भित करता है। ये प्रयास आम क्षेत्रों में सुझाव पेटियों को रखने से लेकर समितियों के साथ औपचारिक कार्यक्रमों को लागू करने के लिए विचारों की समीक्षा करने और अपनाए गए लोगों के लिए पुरस्कारों तक हैं। उत्पन्न विचार कार्य जीवन में सुधार की सरल गुणवत्ता से लेकर कॉफी रूम में रेफ्रिजरेटर लगाने जैसे बड़े सुव्यवस्थित मुद्दों तक हो सकते हैं जो कंपनी को प्रति वर्ष हजारों डॉलर बचा सकते हैं, जैसे सभी सेल्सपर्सन के सेल्युलर फोन को व्यक्तिगत अनुबंधों से समूह अनुबंध में बदलना डिस्काउंट विक्रेता के साथ। 'सुझाव कार्यक्रम एक जीत की स्थिति पैदा करते हैं,' केट वाल्टर ने लिखा wrote एचआर पत्रिका . 'कर्मचारियों के लिए अधिक भागीदारी और इनपुट और नियोक्ताओं के लिए बेहतर दक्षता और लागत बचत।'
'प्रभावी सुझाव प्रणाली स्थापित करने वाली कंपनियां यह पा रही हैं कि कर्मचारियों के पास महान विचार हैं जो लागत कम कर सकते हैं, राजस्व बढ़ा सकते हैं, दक्षता में सुधार कर सकते हैं या अधिक गुणवत्ता का उत्पादन कर सकते हैं,' के लेखक चार्ल्स मार्टिन ने कहा। कर्मचारी सुझाव प्रणाली: उत्पादकता और लाभ बढ़ाना Prof . 'कर्मचारी एक टीम के रूप में एक साथ बेहतर काम करते हैं और अक्सर एक टीम के रूप में विचार प्रस्तुत करते हैं। और वे प्रबंधकों की तरह सोचने लगते हैं, अपनी नौकरी के दायरे से परे देखते हुए।'
कुछ कंपनियां यह मानती हैं कि चूंकि वे कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच एक खुला संबंध विकसित करती हैं, इसलिए सुधार के लिए विचार बिना किसी स्पष्ट संकेत के अनौपचारिक रूप से सामने आएंगे। लेकिन विशेषज्ञ ध्यान दें कि औपचारिक सुझाव प्रणाली कर्मचारियों को वास्तव में अपनी नौकरी के बारे में सोचने के लिए प्रोत्साहित करती है और कंपनी के संचालन में भाग लेना चाहती है। औपचारिक सुझाव प्रणाली कर्मचारियों को बताती है कि उनके विचारों को महत्व दिया जाता है। इस तरह की प्रणालियाँ प्रेरणा को बढ़ा सकती हैं और कर्मचारियों के बीच निष्ठा और टीम वर्क को बढ़ावा दे सकती हैं। और ये लाभ सकारात्मक प्रभाव के अतिरिक्त आते हैं कर्मचारी सुझाव प्रणाली कंपनी की निचली रेखा पर हो सकती है। 'इस बात से कोई इंकार नहीं है कि असली विशेषज्ञ वह व्यक्ति है जो काम करता है; इसलिए, जब सुधार की मांग की जाती है, तो जाने के लिए यह सबसे अच्छी जगह है, 'सेंटर फॉर सजेशन सिस्टम डेवलपमेंट के अध्यक्ष सलाहकार टॉमस जेन्सेन ने सुसान वेल्स को प्रकाशित के रूप में बताया एचआर पत्रिका . 'कंपनी की सबसे बड़ी संपत्ति-उसके मानव संसाधन को सुनकर लाखों डॉलर बचाए जा रहे हैं।' वेल्स ने कर्मचारी भागीदारी संघ (ईआईए) के एक अध्ययन पर चर्चा की, जिसने 2003 में 47 कंपनियों में 4 मिलियन से अधिक की बचत का खुलासा किया, जिसमें 450,000 लोगों ने कार्यक्रमों में भाग लिया।
एक सफल सुझाव प्रणाली के तत्व
रॉबर्ट एफ बेल ने लिखा, 'एक सफल सुझाव प्रणाली का लक्ष्य कार्य प्रक्रिया और उत्पादों के सुधार के लिए सभी कर्मचारियों के विचारों और रचनात्मक सोच के भंडार का दोहन करना है।' आईआईई समाधान . 'ऐसा करने के लिए प्रक्रिया के बारे में हर किसी द्वारा उचित समझ, सिस्टम के प्रबंधन समर्थन, प्रोत्साहन और सार्थक पुरस्कार, और यह सुनिश्चित करने के लिए एक संरचना की आवश्यकता है कि कुछ भी दरार से न गिरे।' एक सफल कर्मचारी सुझाव प्रणाली के तत्वों को चार मुख्य क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है: प्रबंधन सहायता, कार्यक्रम संरचना, कार्यक्रम दृश्यता और प्रचार, और मान्यता और पुरस्कार।
प्रबंधन का समर्थन
एक सफल कर्मचारी सुझाव प्रणाली का पहला तत्व शीर्ष प्रबंधन से खरीद-फरोख्त का प्रदर्शन करना है। यदि वांछित परिणाम उत्पन्न करना है तो प्रबंधकों को कार्यक्रम के प्रति उत्साह और प्रतिबद्धता दिखानी चाहिए। एक छोटा व्यवसाय स्वामी कंपनी के लिए अपने दृष्टिकोण को कर्मचारियों के साथ साझा करके शुरू कर सकता है। जो कर्मचारी कंपनी के समग्र मिशन को समझते हैं, उनके मूल्यवान विचार प्रस्तुत करने की अधिक संभावना है जो कंपनी को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेंगे। अगला कदम यह सुनिश्चित करना हो सकता है कि लाइन मैनेजर सुझाव प्रणाली का समर्थन करें और इससे खतरा महसूस न करें। प्रबंधकों के लिए बैठकों में विषय को बार-बार उठाना और कर्मचारी सुझावों के सकारात्मक परिणामों को आवधिक प्रगति रिपोर्ट में शामिल करना भी महत्वपूर्ण है। प्रबंधकों को भी स्वयं सुझाव प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए, हालांकि उन्हें आम तौर पर उन विचारों के लिए पुरस्कृत नहीं किया जाना चाहिए जो उनकी सामान्य रणनीतिक योजना जिम्मेदारियों के अंतर्गत आते हैं।
कार्यक्रम संरचना
एक सफल कर्मचारी सुझाव प्रणाली का अगला तत्व संरचना है। विशेषज्ञ एक ही प्रशासक के साथ कार्यक्रम के विकास और कार्यान्वयन की जिम्मेदारी रखने की सलाह देते हैं। इस व्यक्ति को विभिन्न चरणों को संचालित करने में मदद करने के लिए संगठन के सभी हिस्सों से और विभिन्न जनसांख्यिकीय समूहों का प्रतिनिधित्व करने वाले कर्मचारियों की एक समिति का चयन करके शुरू करना चाहिए। प्रशासक और कर्मचारी समिति को सुझाव देने में कर्मचारी के प्रयासों का मार्गदर्शन करने के लिए स्पष्ट नियम विकसित करने चाहिए। सुझाव कार्यक्रम तब अधिक सफल होते हैं जब कर्मचारियों को अपने स्वयं के कार्य अनुभव के मापदंडों के भीतर उचित सुझाव देने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। बेल ने कहा, 'असली लक्ष्य अधिक से अधिक विचारों को उत्पन्न करना है, और समय के साथ, प्रतिक्रिया और प्रोत्साहन के माध्यम से सुझावों की गुणवत्ता में सुधार करना है। एक स्पष्ट नीति विवरण विकसित करना महत्वपूर्ण है जो सुझाव कार्यक्रम के सभी पहलुओं को शामिल करता है और यह सुनिश्चित करता है कि प्रबंधक और कर्मचारी दोनों इसे समझें। यदि कर्मचारी प्रक्रिया को खुली और ऊपर-बोर्ड के रूप में देखते हैं, तो यह किसी भी संदेह को खत्म करने में मदद करेगा कि विचारों की समीक्षा कैसे की जाती है और उन्हें पुरस्कृत किया जाता है।
लांस स्टीफेंसन और फ़ेबी टोरेस
कार्यक्रम दृश्यता
सफल कर्मचारी सुझाव कार्यक्रमों का एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व दृश्यता है। आखिरकार, कर्मचारियों से किसी कार्यक्रम में भाग लेने की उम्मीद नहीं की जा सकती है यदि उन्हें इसके बारे में अवगत नहीं कराया गया है। विशेषज्ञ घोषणाओं, समाचार पत्रों, पार्टियों आदि के साथ अत्यधिक सार्वजनिक तरीके से सुझाव कार्यक्रम शुरू करने की सलाह देते हैं। कर्मचारियों को इस विचार के साथ आना चाहिए कि प्रबंधन सभी सुझावों और योजनाओं पर समय पर ढंग से कार्रवाई करने के लिए सभी सुझावों पर पूरा विचार करना चाहता है। सुझाव प्रणाली को भी व्यापक रूप से प्रचारित और प्रचारित किया जाना चाहिए। संभावित प्रणालियों के उदाहरणों में लिखित रूपों के साथ परिचित सुझाव बॉक्स शामिल हैं; विचारों और परिणामों को पोस्ट करने के लिए पुराने जमाने का बुलेटिन बोर्ड; कर्मचारियों को सुझावों में फोन करने की अनुमति देने के लिए एक विशेष टोल-फ्री टेलीफोन लाइन; या एक समर्पित वेब साइट पर ई-मेल या पोस्टिंग के आधार पर अधिक परिष्कृत सिस्टम। एक बार प्रणाली शुरू हो जाने के बाद, कर्मचारी हित को बनाए रखने के लिए चल रही प्रचार गतिविधियों का पालन करना महत्वपूर्ण है।
मान्यता और पुरस्कार
सफल कर्मचारी सुझाव प्रणाली का एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व प्रतिभागियों को पहचानना और अच्छे विचारों के लिए पुरस्कार प्रदान करना है। कर्मचारियों के सुझाव कार्यक्रम में भाग लेने की अधिक संभावना होती है यदि वे जो विचार प्रस्तुत करते हैं उन्हें प्रबंधन से त्वरित और विचारशील प्रतिक्रिया मिलती है। विशेषज्ञ एक समय सारिणी निर्धारित करने की सलाह देते हैं जिसमें एक विचार की प्राप्ति को स्वीकार किया जाएगा (इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों के साथ 24 घंटे से लेकर अधिक पारंपरिक प्रणालियों के साथ एक सप्ताह तक)। फिर कर्मचारियों को 30 दिनों के भीतर सूचित किया जाना चाहिए कि उनके विचारों को अपनाया जाएगा या नहीं। यहां तक कि ऐसे मामलों में भी जहां एक विचार का उपयोग नहीं किया जाता है, इसे प्रस्तुत करने वाले कर्मचारी को कार्यक्रम में उसकी भागीदारी के लिए धन्यवाद दिया जाना चाहिए। यह उन कर्मचारियों के लिए एक छोटा, ठोस इनाम प्रदान करने में मददगार हो सकता है जो पहली बार सुझाव प्रणाली में एक विचार प्रस्तुत करते हैं, जैसे कि टी-शर्ट, पेन या छाता।
एक सुझाव प्रणाली की सफलता सुनिश्चित करने के लिए, उपयोग किए गए सुझावों और कंपनी पर उनके सकारात्मक प्रभाव को प्रचारित करना भी महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का एक तरीका यह हो सकता है कि वर्ष के दौरान सुझाव देने वाले लोगों का सम्मान करते हुए एक वार्षिक रात्रिभोज आयोजित किया जाए। कई कंपनियां कर्मचारी विचारों के लिए इनाम प्रणाली भी स्थापित करती हैं जिससे लागत बचत या प्रक्रिया में सुधार होता है। उदाहरण के लिए, कुछ कंपनियां अपने वार्षिक लाभ साझाकरण कार्यक्रमों के हिस्से के रूप में कर्मचारी सुझाव प्रणाली द्वारा प्रदान की गई सभी बचत का एक अंश वितरित करती हैं। विशेषज्ञ स्वीकार करते हैं कि एक उपयुक्त इनाम प्रणाली विकसित करना जटिल हो सकता है जो साथी कर्मचारियों के बीच ईर्ष्या और आक्रोश पैदा किए बिना मूल्यवान कर्मचारी योगदान को पहचानती है। कुछ का सुझाव है कि यह कार्य किसी कर्मचारी सलाहकार समिति को सर्वोत्तम रूप से सौंपा जा सकता है। पुरस्कार स्थापित करते समय नवाचार और सरलता के साथ-साथ मौद्रिक मूल्य जैसे कारकों के आधार पर विचारों का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है।
सामान्य कारण सुझाव प्रणाली विफल
'कुछ कंपनियों में कर्मचारी ऊपरी प्रबंधन को उपयोगी विचारों की बाढ़ भेजते हैं। दूसरों में सुझाव पेटियों के नीचे धूल से लेपित होते हैं,' एक योगदानकर्ता ने लिखा कार्यकारी महिला . 'क्या फर्क पड़ता है? यह कर्मचारियों की गुणवत्ता नहीं बल्कि उन्हें प्राप्त होने वाले नेतृत्व की गुणवत्ता है।' कई कारण हैं कि सुझाव प्रणाली कर्मचारियों के बीच सकारात्मक प्रतिक्रिया उत्पन्न करने में विफल हो सकती है। अपने लेख में आईआईई समाधान बेल ने सुझाव प्रणालियों को लागू करने और प्रशासित करने में कंपनियों द्वारा अनुभव की जाने वाली कई सामान्य समस्याओं को रेखांकित किया।
उदाहरण के लिए, कर्मचारी सुझाव देने में अनिच्छुक महसूस कर सकते हैं यदि उन्हें लगता है कि प्रबंधन वास्तव में उनके विचारों में रूचि नहीं रखता है। यदि कंपनी सुझावों के लिए केवल एक गुनगुना निमंत्रण जारी करती है या ऐसा माहौल बनाती है जिसे डराने वाला माना जा सकता है, तो कर्मचारी के सुझाव आने की संभावना नहीं है। यदि प्रबंधन इस बारे में स्पष्ट नहीं था कि कार्यक्रम में भाग लेने के लिए किसे आमंत्रित किया गया था या भागीदारी पर बहुत सख्त नियम रखे गए थे, तो कंपनी को सुझाव प्राप्त करने में शायद इसी तरह की समस्याओं का सामना करना पड़ेगा।
कर्मचारी सुझाव प्रणाली के साथ अन्य सामान्य समस्याओं में सुझावों पर प्रबंधन की प्रतिक्रिया शामिल है। कर्मचारियों के कार्यक्रम में भाग लेने की संभावना नहीं है यदि वे धीमी प्रतिक्रिया का अनुभव करते हैं, या उनके सुझावों पर कोई प्रतिक्रिया नहीं देते हैं। एक सुझाव प्रणाली भी विफल हो जाएगी यदि सुझावों की स्वीकृति या अस्वीकृति का कोई स्पष्ट स्पष्टीकरण नहीं है, या यदि कर्मचारियों को लगता है कि प्रबंधन पक्षपातपूर्ण निर्णय ले रहा है जिसके बारे में सुझावों को मंजूरी देनी है। अंत में, सुझाव प्रणाली एक संगठन के लिए समस्याएँ पैदा करती है जब अच्छे विचारों के लिए दिए गए पुरस्कार असंगत या अप्रत्याशित होते हैं।
ग्रंथ सूची
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