आप प्रतिभाशाली और रचनात्मक हो सकते हैं, लेकिन यदि आप अपने समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन नहीं करते हैं, तो आप सफल नहीं होंगे।
ब्रायन ट्रेसी ने अपनी पुस्तक में लिखा है, 'जो कुछ भी आप काम पर करना चाहते हैं, उसके लिए समय की आवश्यकता होती है मास्टर योर टाइम, मास्टर योर लाइफ . 'जिन चीजों से वास्तव में आपके काम में फर्क आ सकता है, उन्हें करने के लिए आपको पर्याप्त समय मिल सकता है, इसका एकमात्र तरीका यह है कि आप सामान्य रूप से कुछ और करने में लगने वाले समय को बचाएं।'
सात कारकों को संबोधित करके प्रारंभ करें जो समय बर्बाद करना . यहाँ उपयोगी सलाह है:
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1. ईमेल, फोन और टेक्स्ट
ट्रेसी लिखते हैं, 'जब फोन बजता है और ईमेल बजता है, तो आपके विचार की ट्रेन टूट जाती है और आप विचलित हो जाते हैं।
क्या करें: उस दिन की अवधि अलग रखें जब आप बिना किसी रुकावट के अनुमति दें।
2. अप्रत्याशित आगंतुक
जब कोई आपके कार्यालय या कार्य केंद्र पर अप्रत्याशित रूप से प्रकट होता है, तो वह व्यक्ति आपके काम में बाधा डालता है और आपकी प्रभावशीलता को कम करता है।
क्या करें: ट्रेसी लिखते हैं, 'जब आपके कार्यस्थल पर अवांछित आगंतुक आते हैं, तो जल्दी से खड़े हो जाएं, जैसे कि आप अभी जा रहे हों।' 'समय बर्बाद करने वाले को बताएं कि आज आप वास्तव में दलदल में हैं और आपके पास बहुत कुछ है जो आपको करना है।' फिर आगंतुक को अपने कार्यक्षेत्र से दूर ले जाएं और अपने काम पर वापस आ जाएं।
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3. बैठकें
आप यह पहले से ही जानते हैं: कई बैठकें समय की बर्बादी हैं।
क्या करें:
- केवल उस समय के लिए मीटिंग शेड्यूल करें, जिसकी आपको वास्तव में आवश्यकता है। कोई कारण नहीं है कि बैठकों को एक घंटे के लिए निर्धारित करने की आवश्यकता है। अपने आप से पूछें: मैं 10 मिनट में क्या हासिल कर सकता हूं?
- निर्धारित लक्ष्यों। सफलता किस तरह की लगती है? केवल वांछित अंत-स्थिति को व्यक्त करके ही आप सफलता के तत्वों का निर्माण कर सकते हैं। वास्तव में, आप जो भी निर्णय लेते हैं - बैठक कहाँ से आयोजित करें, किसको आमंत्रित करें और कैसे सुविधा प्रदान करें - इस पर आधारित होना चाहिए कि आप इस प्रश्न का उत्तर कैसे देते हैं।
- एजेंडा बनाएं। एक बार जब आप उद्देश्य निर्धारित कर लेते हैं, तो उन्हें प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छी बैठकें सावधानीपूर्वक तैयार की जाती हैं। इस डिजाइन के लिए पुराने जमाने का शब्द है अनुसूची , लेकिन आपको सामग्री की बुलेटेड सूची बनाने के अलावा और भी बहुत कुछ करने की आवश्यकता है। आपको अपनी बैठक की संरचना एक ऐसे प्रवाह के लिए करनी चाहिए जो समझ में आए, प्रतिभागियों के लिए अवसरों का निर्माण करें ... ठीक है, भाग लें, और समय का प्रबंधन करें ताकि आप सब कुछ कर सकें।
4. अग्निशमन
आप (अग्नि) अभ्यास जानते हैं: 'जब आप एक महत्वपूर्ण परियोजना पर काम करने के लिए तैयार हो जाते हैं, तो कुछ पूरी तरह से अप्रत्याशित होता है जो आपको अपने मुख्य कार्य से कुछ मिनटों या घंटों के लिए भी दूर ले जाता है।'
क्या करें: अभिनय करने से पहले सोचें। ट्रेसी सलाह देती है कि आप 'एक गहरी सांस लें, शांत हो जाएं, और वस्तुनिष्ठ बने रहें। क्या हुआ यह जानने के लिए समय निकालें। कार्य करने से पहले समस्या के बारे में स्पष्ट रहें।'
5. विलंब
ट्रेसी इससे नफरत करती है। वह लिखते हैं, 'विलंबन केवल समय का चोर नहीं है, यह जीवन का चोर है।' 'विलंब को रोकने और काम पर आगे बढ़ने की आपकी क्षमता आपके जीवन को बदल सकती है।'
क्या करें: सलामी और पनीर! कभी-कभी एक बड़ी परियोजना को पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका एक छोटा टुकड़ा (सलामी की तरह) लेना और उस एक टुकड़े को पूरा करना है। या स्विस-पनीर तकनीक का अभ्यास करें, अपने कार्य को पनीर के एक ब्लॉक की तरह मानें - 'इसमें छेद करें, नौकरी के पांच मिनट के हिस्से का चयन करें,' ट्रेसी कहते हैं - और इसे पूरा करना।
6. समाजीकरण
दूसरे लोगों के साथ बातचीत करने में जितना काम 75 प्रतिशत खर्च होता है। दुर्भाग्य से, इस समय का कम से कम आधा समय सामाजिककरण में व्यतीत होता है।
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क्या करें: कॉफ़ी ब्रेक, लंच और काम के बाद काम करने वाले दोस्तों के साथ मिलने की व्यवस्था करें।
7. अनिर्णय
हर बार जब आप कोई निर्णय टालते हैं या निर्णय लेने में बहुत अधिक समय लगाते हैं, तो आप समय बर्बाद करते हैं - और कार्रवाई करने में देरी करते हैं।
क्या करें: तय करें कि क्या निर्णय आप पर निर्भर है (किस मामले में, आपको इसे जल्दी से करना चाहिए) या इसे प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए या बढ़ाया जाना चाहिए। अगर किसी और को निर्णय लेना चाहिए, तो त्वरित प्रतिक्रिया मांगें।
'याद रखें कि आप एक समय में केवल एक ही काम कर सकते हैं,' ट्रेसी लिखती हैं। 'वह एक चीज सबसे महत्वपूर्ण चीज होनी चाहिए जो आप इस समय कर सकते हैं।'
