डॉक्टर या डॉक्स? किस कार्यालय प्रारूप का उपयोग करना है

'आपने मुझे जो दस्तावेज़ भेजा है, मैं उसे नहीं खोल सकता!'

Microsoft के लॉन्च होने के बाद से Microsoft Office 2003 और पहले के वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के उपयोगकर्ताओं द्वारा यह लगातार शिकायत की गई है कार्यालय २००७ , और .docx प्रारूप पेश किया। 'हर सेमेस्टर की शुरुआत में, हम नए इंटर्न को नियुक्त करते हैं जो कॉलेज के छात्र हैं,' मैट ब्राउनेल, संपादक कहते हैं हड़ताल की पहल , एक विपणन और जनसंपर्क कंपनी जो ज्यादातर वक्ताओं, लेखकों और सलाहकारों के साथ काम करती है, और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2003 का उपयोग करती है। 'उनके पास नए लैपटॉप होते हैं और उनके पास ऑफिस का नवीनतम संस्करण होता है, और वे हमें रिज्यूमे भेजते हैं जिन्हें हम खोल नहीं सकते ।'

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हालांकि माइक्रोसॉफ्ट एक मुफ्त रूपांतरण कार्यक्रम प्रदान करता है जिसे उपयोगकर्ता अपनी वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं, जैसे कि कई ऑफिस 2003 उपयोगकर्ता, ब्राउनेल और उनके सहयोगी इस समाधान का उपयोग करने के लिए उत्सुक नहीं थे। इसके बजाय, संभावित इंटर्न को अपने रिज्यूम को .doc फाइलों के रूप में फिर से जमा करने के लिए कहा गया था। लेकिन जब क्लाइंट्स ने .docx फाइलें भेजीं तो Ictus के पास कम विकल्प थे। और, ब्राउनेल ने पाया, समस्या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड तक ही सीमित नहीं थी। PowerPoint के लिए नई .pptx फ़ाइलें और Excel के लिए .xlsx फ़ाइलें भी थीं। ब्राउनेल कहते हैं, 'दूसरे दिन, मैंने एक इंटर्न को एक स्प्रेडशीट बनाने के लिए एक प्रोजेक्ट सौंपा।' 'यह एक .xlsx फ़ाइल के रूप में आया था। उस समय, मैंने अंत में दिया और कनवर्टर डाउनलोड कर लिया, लेकिन मैं इससे खुश नहीं था।'

'मैंने अपग्रेड किया' मैक के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2008 2008 में,' किम्बर्ली हैथवे, प्रबंध भागीदार कहते हैं Hathaway PR . 'लेकिन यह 'एक्स' सामान क्या था? यह लगभग ऐसा था जैसे हमें अपग्रेड करने की जहमत नहीं उठानी चाहिए थी।' वह नोट करती है कि अधिकांश हाई-टेक क्लाइंट के पास Office 2007 है - लेकिन वे उसके व्यवसाय का केवल 10 प्रतिशत ही बनाते हैं। 'बाकी के लिए, आप वास्तव में नहीं जानते कि किसके पास नया कार्यालय है और किसके पास नहीं है,' वह कहती हैं। 'हम छोटे क्षेत्रीय प्रकाशनों के साथ बहुत काम करते हैं, और उनके पास कार्यालय का नवीनतम संस्करण नहीं है।' एक क्लाइंट, एक वकील, WordPerfect के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहा है, समस्याओं का एक और सेट पेश कर रहा है।

हैथवे कहते हैं, 'मैं नहीं चाहता कि मेरी एजेंसी पुरानी दिखाई दे। उसके विचार से, Office 2007 उपयोगकर्ताओं को .doc फ़ाइलें भेजना उस संदेश को भेजने का जोखिम रखता है। 'अगर मैं देखता हूं कि कोई .docx का उपयोग कर रहा है, तो मैं एक .docx फ़ाइल भेजता हूं।' जब संदेह होता है, तो वह Word के पुराने संस्करण का उपयोग करके किसी को भी शर्मिंदा करने से बचने के लिए एक .doc फ़ाइल भेजती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि हमेशा आवश्यक प्रारूपों में फाइलें हों, उनकी कंपनी की नीति प्रत्येक दस्तावेज़ को तीन प्रारूपों में सहेजना है: .doc, .docx, और .pdf।

वह कहती हैं, 'सप्ताह में एक से तीन बार, हमें एक समस्या होती है जब कोई भूल जाता है और एक .docx फ़ाइल भेजता है, और हमें पुराने प्रारूप में कुछ फिर से भेजना पड़ता है,' वह कहती हैं। 'यह निराशाजनक है कि बेवकूफ स्वरूपण पर कितना समय और ऊर्जा खर्च की जाती है।'

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हैथवे और ब्राउनेल जैसे उपयोगकर्ताओं के लिए, नए प्रारूप का उद्देश्य जलन पैदा करना और उपयोगकर्ताओं को जल्द से जल्द नवीनतम सॉफ़्टवेयर में अपग्रेड करने के लिए मजबूर करना है। ब्राउनेल कहते हैं, 'मुझे लगता है कि उपयोगकर्ताओं के बीच प्रारंभिक अविश्वास था कि यह बिल्कुल भी पीछे की ओर नहीं था-पुराने संस्करण के साथ संगत। 'हमने मान लिया कि यह एक समस्या थी जिसे ठीक किया जाएगा। यदि यह नया प्रारूप बनाना संभव था, तो वे इसे पश्च-संगत क्यों नहीं बना सके?'

लेकिन पीछे की ओर संगत प्रारूप बनाना असंभव हो सकता है, क्योंकि .docx, pptx, और .xlsx के साथ, कंपनी अपनी फ़ाइलों को बनाने के तरीके में एक मूलभूत परिवर्तन कर रही थी। नए फ़ाइल प्रारूप एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज या एक्सएमएल पर आधारित हैं, जो व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त दस्तावेज़ मानक है।

वास्तव में, .docx, .pptx, और .xlsx पर जाना Microsoft के लिए फ़ाइल स्वरूपण के एक अधिक खुले मानक की ओर ले जाने का एक हिस्सा है, जिससे डेवलपर्स को अधिक आसानी से ऐसे एप्लिकेशन बनाने की अनुमति मिलती है जो Word दस्तावेज़ों के भीतर डेटा तक पहुँच सकते हैं (एक में स्थानांतरण के लिए) वेबपेज, उदाहरण के लिए), और अन्य वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के लिए Word दस्तावेज़ों को खोलना आसान बनाने के लिए भी। कुछ लोगों का दावा है कि माइक्रोसॉफ्ट ने ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेट (.odf) फाइलों के साथ प्रतिस्पर्धा करने के लिए कदम उठाया, एक ओपन सोर्स फॉर्मेट जो लोकप्रिय है, खासकर संयुक्त राज्य के बाहर। 'हमारा सॉफ़्टवेयर .odf और .docx, और .pdf फ़ाइलों दोनों का समर्थन करता है,' Microsoft में डेवलपर्स के लिए Office के समूह उत्पाद प्रबंधक ग्रे नोएलटन का जवाब है। 'हमने जो कदम उठाया है वह अधिक खुला और अधिक पारदर्शी होना है।'

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और एक्सएमएल-आधारित फाइलों के अन्य फायदे हैं जो वे कहते हैं। एक बात के लिए, वे .doc फ़ाइलों की तुलना में अधिक संकुचित हैं। वे कहते हैं, '.docx प्रारूप का उपयोग करने वाला एक वर्ड दस्तावेज़ आधा या तीन चौथाई आकार का हो सकता है, जो एक .doc फ़ाइल के आकार का होगा।' 'यह हार्ड ड्राइव स्पेस और बैंडविड्थ पर बचाता है। साथ ही, यदि आपने किसी दूषित फ़ाइल को .doc प्रारूप में खोलने का प्रयास किया है, तो Word उसे नहीं खोल सका। इस तरह बहुत सारा डेटा खो गया। जब आप एक .docx फ़ाइल खोलते हैं जो दूषित है, तब भी वह खुलेगी और आप उन सभी भागों को देख और उपयोग कर सकते हैं जो दूषित नहीं हैं।'

डैन गूकिन, के लेखक डमी के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (जो 2003 और 2007 दोनों संस्करणों में आता है) सहमत हैं कि, हालांकि यह कई उपयोगकर्ताओं को निराश करता है, नया प्रारूप सार्थक लाभ लाता है। वे कहते हैं, 'आप पुराने फ़ाइल स्वरूपों के साथ हमेशा के लिए नहीं रह सकते।' और, वे कहते हैं, 'क्योंकि यह इतना लचीला और अपग्रेड करने योग्य है, मुझे लगता है कि वे आने वाले लंबे समय तक .docx प्रारूप के साथ बने रहेंगे।'

.doc और .docx से मुकाबला करना

यदि .docx यहां रहने के लिए है, लेकिन अधिकांश उपयोगकर्ताओं के पास अभी भी Word 2003 है, तो फ़ाइल प्रारूप विरोधों को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? यहां कुछ रणनीतियां दी गई हैं जो आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे वर्ड के किस संस्करण के आधार पर मदद कर सकती हैं।

यदि आप Word 2003 का उपयोग करते हैं:

•कनवर्टर डाउनलोड करें।.docx और अन्य एक्सएमएल-आधारित फाइलों से निपटने का सबसे आसान तरीका माइक्रोसॉफ्ट की मुफ्त डाउनलोड करना है कनवर्टर . एक बार इसके इंस्टाल हो जाने के बाद, Office 2003 .doc, .xlsx, और .pptx फ़ाइलें खोलेगा, रूपांतरण के लिए कुछ सेकंड के विराम के साथ।
•Google दस्तावेज़ों का उपयोग करें। Google दस्तावेज़ अपने ऑनलाइन इंटरफेस के माध्यम से एक .docx फ़ाइल खोलेगा। यह मुफ़्त है, हालाँकि आपको एक Google खाता बनाना होगा।
•ओपन ऑफिस का प्रयास करें।current का वर्तमान संस्करण खुला कार्यालय .docx फ़ाइलें खोल सकते हैं, और यह मुफ़्त है।
•Office 2007 को ख़रीदने पर रोक लगाएँ।इस गर्मी के लिए निर्धारित Office 2010 की रिलीज़ के साथ, इस बिंदु पर Office 2007 में निवेश करने का कोई मतलब नहीं है। दूसरी ओर, यदि आप उत्सुक हैं, तो आप एक निःशुल्क डाउनलोड कर सकते हैं बीटा संस्करण कार्यालय 2010 के साथ खेलने के लिए।

यदि आप वर्ड 2007 का उपयोग करते हैं:

•.doc को अपने डिफ़ॉल्ट प्रारूप के रूप में सेट करें।'नया प्रारूप मूल्यवान है, और मुझे लगता है कि सभी को अंततः इसे अपनाना चाहिए,' गूकिन कहते हैं। 'लेकिन अभी के लिए, आपको डिफ़ॉल्ट रूप से .doc प्रारूप में फ़ाइलों को सहेजने के लिए Office 2007 को कॉन्फ़िगर करना चाहिए। Word के नए संस्करण वाले लोग पुराने प्रारूप को खोल सकते हैं—और हो सकता है कि अंतर को नोटिस भी न करें।'