व्यवसायों के लिए इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को प्रबंधित करने और उनके दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने के कई कारण हैं। जानकारी को व्यवस्थित और साझा करने के लिए एक संरचना बनाना एक लाभ है; जैसा कि कागज को कम करना, ऑडिट ट्रेल्स बनाना, नियामक अनुपालन सुनिश्चित करना और आंतरिक और बाहरी सहयोग को सुविधाजनक बनाना है। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) कंपनियों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़, डेटा ऑब्जेक्ट और छवियों को डिजिटाइज़, स्टोर, प्रबंधित और ट्रैक करने में मदद करती है। चाहे सिस्टम, सॉफ्टवेयर या समाधान के रूप में संदर्भित किया गया हो, डीएमएस प्रसाद विभिन्न प्रकार की विशेषताओं और मूल्य टैग के साथ आते हैं। विकल्पों की एक भ्रमित करने वाली सरणी क्या हो सकती है, इसे छाँटने में आपकी मदद करने के लिए हम श्रेणियों में से कुछ बेहतरीन लेकर आए हैं।
हमारी समीक्षा में, हमें प्रसाद की एक चौड़ाई मिली। कुछ प्रणालियाँ भंडारण, खोज, सुरक्षा को सक्षम करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं और कुछ दस्तावेज़ संशोधन और साझाकरण कार्य शामिल करती हैं। अन्य कार्यप्रवाह निर्माण, कार्य प्रबंधन, सहयोग, स्वचालित नियम, और बहुत कुछ जैसी क्षमताओं के एक स्पेक्ट्रम के लिए कई घंटियाँ और सीटी (और प्लग-इन) प्रदान करते हुए डीएमएस से आगे बढ़ते हैं।
विकल्पों की प्रचुरता को देखते हुए, सही प्रणाली का निर्धारण करना कठिन हो सकता है। हमने जेनिफर पंको, मैनेजर, क्लाइंट सक्सेस, एसएचआई इंटरनेशनल कार्पोरेशन से बात की, जिन्होंने इसे सरल बनाने में मदद की: 'एक व्यावसायिक निर्णय से अपने आप से पूछें 'इससे मुझे क्या मिलता है जो मेरे व्यवसाय को बढ़ाने या एक महत्वपूर्ण आवश्यकता को पूरा करने में मदद करता है?' यही वह है जो हम ग्राहकों को समाधान देखने और उसका नक्शा बनाने में मदद करते हैं। 'आई नीड डीएमएस' सोचने के बजाय, पूछें: 'मुझे क्या करना है?' फिर अपने चयन को सीमित करें कि कौन सा समाधान करता है, और कौन से टुकड़े करता है।'
माइकल स्मिथ ईएसपीएन नेट वर्थ
विचार करने के लिए एक अन्य प्रश्न है: मैं अपनी फ़ाइलों को कहाँ संग्रहीत करना चाहता हूँ? डीएमएस तीन प्रकार के होते हैं: क्लाउड, ऑन-प्रिमाइसेस और हाइब्रिड।
बादल: इस सेवा के साथ आपके दस्तावेज़ विक्रेता के क्लाउड में हैं - किसी भी समय और कहीं भी मोबाइल एक्सेस के लिए तैयार, जहां आपके पास इंटरनेट है। संग्रहण आपके अनुबंध द्वारा सीमित हो सकता है (हालाँकि अधिकांश सेवाएँ विभिन्न प्रकार के भंडारण स्तरों और संबद्ध मूल्य निर्धारण की पेशकश करती हैं), लेकिन यह अक्सर एक किफायती विकल्प होता है जिसमें सिस्टम प्रबंधन और अपडेट शामिल होते हैं, और फ़ाइलों का क्लाउड पर बैकअप लिया जाता है।
आधार पर: यह विकल्प अधिक अनुकूलन की अनुमति देता है क्योंकि डीएमएस आपके सर्वर पर बैठता है, और आप अनुबंध-स्तर के भंडारण तक सीमित नहीं हैं। लेकिन अप-फ्रंट लागत डराने वाली हो सकती है, आईटी रखरखाव अतिरिक्त हो सकता है, और यदि आपका सर्वर डाउन हो जाता है तो आपको बैक-अप प्रोटोकॉल लागू करने की आवश्यकता होगी।
संकर: ऑन-प्रिमाइसेस और क्लाउड का यह कॉम्बो आपको कुछ दस्तावेज़ प्रकारों के लिए क्लाउड का उपयोग करने के लिए लचीलेपन की अनुमति दे सकता है, जबकि आप विरासती सामग्री को माइग्रेट करने से बचते हैं, जिसके लिए आपको मोबाइल एक्सेस की आवश्यकता नहीं है।
डीएमएस विकल्पों पर विचार करते समय विचार करने के लिए महत्वपूर्ण कारक हैं:
सुरक्षा: एक पहलू सिस्टम के भीतर दस्तावेजों और फाइलों के लिए एक्सेस को नियंत्रित करने और अनुमतियों को सेट करने की आपकी क्षमता है। इन फ़ाइलों को आंतरिक और बाहरी रूप से सुरक्षित रूप से कैसे साझा किया जाता है, इसका आकलन करना महत्वपूर्ण है। एक अन्य पहलू सुरक्षा का स्तर है जो आपके डेटा की सुरक्षा करता है जहां इसे संग्रहीत किया जाता है। यदि आप क्लाउड समाधान देख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके डेटा केंद्रों के लिए विक्रेता की सुरक्षा आपके डेटा की सुरक्षा के लिए पर्याप्त है और आपके उद्योग के लिए किसी भी नियम का अनुपालन करती है।
स्कैनिंग: यदि आप कागज में डूब रहे हैं, तो एक ऐसी प्रणाली खोजें जो स्वचालित नामकरण और फाइलिंग के लिए सुविधाओं के साथ बड़ी मात्रा में दस्तावेजों को स्कैन करने की अनुमति देता है। एक संभावित विशेषता, ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (OCR), स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को संपादन योग्य और खोज योग्य फ़ाइलों में बदल देती है।
खोज: यह सुनिश्चित करना बुद्धिमानी है कि कोई फर्क नहीं पड़ता कि सिस्टम आपकी फाइलों को कैसे व्यवस्थित करता है, खोज क्षमताएं फाइलों के भीतर पूर्ण-पाठ कीवर्ड खोज की अनुमति देती हैं (सिर्फ शीर्षक से नहीं)।
एक्सेस, एडिट, मॉनिटर: दस्तावेज़ बनाने, उन तक पहुँचने और बदलने के लिए आपके व्यवसाय की ज़रूरतें कितनी व्यापक हैं? डीएमएस की समीक्षा करते समय, देखें:
- दस्तावेज़ और फ़ाइल एक्सेस/अनुमति सेटिंग, उदाहरण के लिए, भूमिकाएं असाइन की गई हैं, दस्तावेज़, फ़ोल्डर या दोनों द्वारा एक्सेस सेट है, क्या आप व्यक्तियों और समूहों द्वारा अनुमतियां सेट कर सकते हैं?
- फ़ाइल साझाकरण/संपादन, यानी, क्या कोई चेक इन/आउट है, क्या एकाधिक उपयोगकर्ता एक साथ संपादित कर सकते हैं?
- निगरानी और ट्रैकिंग, उदाहरण के लिए, क्या आप देख सकते हैं कि दस्तावेज़ को किसने देखा है, क्या आपको कोई गतिविधि/ऑडिट लॉग मिलता है, क्या आप अलर्ट सेट कर सकते हैं?
- संस्करण नियंत्रण, यानी क्या आप संस्करण इतिहास देख सकते हैं, सिस्टम कैसे सुनिश्चित करता है कि सबसे वर्तमान संस्करण पर काम किया जा रहा है, क्या आप पिछले संस्करणों तक पहुंच सकते हैं?
- निर्माण, संयोजन और संग्रह, यानी, संग्रह से लेकर संग्रह तक दस्तावेज़ के जीवनकाल के लिए कौन सी विशेषताएं मौजूद हैं?
सहयोग: सशक्त बनाने के लिए आपको कितने आंतरिक और बाहरी सहयोग की आवश्यकता है? जबकि संस्करण नियंत्रण, संपादन और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर काफी मानक डीएमएस विशेषताएं हो सकते हैं, कुछ प्रणालियों में वर्कफ़्लो, सह-लेखन, कार्य प्रबंधन, अलर्ट, संदेश और बहुत कुछ शामिल हैं।
उपयोगकर्ता के अनुकूल: आप जितना संभव हो उतना 100% सिस्टम अपनाना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि उपकरण और इंटरफ़ेस उपयोगकर्ता के अनुकूल और सहज हैं, इसलिए आपकी टीम आसानी से इसका उपयोग कर सकती है।
चलना फिरना: यदि मोबाइल एक्सेस एक प्राथमिकता है, तो एक ऐसा सिस्टम ढूंढें जो सभी उपकरणों के साथ संगत हो। एक पर विचार करें जिसमें एक ऐसा ऐप है जो डेस्कटॉप अनुभव को दोहराता है।
एकीकरण: हमारे द्वारा समीक्षा की गई DMS पेशकशों में एकीकरण क्षमता की एक विस्तृत विविधता है। जानें कि आपके डीएमएस को एकीकृत करने के लिए आपको किन प्रणालियों की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, मौजूदा क्लाउड स्टोरेज से फ़ाइलों को स्थानांतरित करने से बचने की आपकी इच्छा, जैसे, ड्रोबॉक्स, माइक्रोसॉफ्ट क्लाउड, Google ड्राइव, आदि, या आपके सीआरएम, सामग्री प्रबंधन प्रणाली, या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से जुड़ने की आपकी आवश्यकता आपके विक्रेता निर्णय को आगे बढ़ा सकती है। .
सहयोग: किसी भी विक्रेता सेवा की तरह, सुनिश्चित करें कि आप समझते हैं कि सहायता कैसे प्रदान की जाती है। हमने जिन अधिकांश विक्रेताओं की समीक्षा की, उनके पास ईमेल, ऑनलाइन चैट और फोन सहित कई समर्थन विकल्प थे - हालांकि घंटे कभी-कभी सीमित होते थे। कुछ केवल टिकट प्रणाली के माध्यम से सहायता प्रदान करते हैं। एक का चयन करें जो आपके लिए आवश्यक स्तर और समर्थन के प्रकार के अनुकूल हो।
कीमत: डीएमएस की कीमत विक्रेता और सेवा के अनुसार बदलती रहती है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, ऑन-प्रिमाइसेस डीएमएस की पर्याप्त अग्रिम लागत है। हालांकि, क्लाउड सेवा के साथ आप प्रति-उपयोगकर्ता/माह या भंडारण-क्षमता के आधार पर निर्धारित मासिक या वार्षिक शुल्क का भुगतान करेंगे, और अतिरिक्त सुविधाएं लागत में जोड़ सकती हैं। इसलिए, अपनी चल रही लागतों और आपकी ज़रूरतों के बढ़ने पर होने वाली किसी भी वृद्धि पर विचार करें।
संपादक का नोट: अपनी कंपनी के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर खोज रहे हैं? यदि आप अपने लिए सही जानकारी चुनने में मदद के लिए जानकारी चाहते हैं, तो नीचे दिए गए प्रश्नावली का उपयोग करके हमारे पार्टनर, BuyerZone को आपको मुफ्त में जानकारी प्रदान करें:
'सर्वश्रेष्ठ' डीएमएस की हमारी खोज में, हमें कई श्रेणियों में योग्य उम्मीदवार मिले:
कुल मिलाकर विजेता, लघु व्यवसाय के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर/सिस्टम: eFileCabinet
eFileCabinet को लघु व्यवसाय 2018 के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर/सिस्टम के लिए सर्वश्रेष्ठ समग्र विजेता के रूप में हमारा वोट मिलता है। DMS केवल वही है जो eFileCabinet करता है। यह एक मजबूत पेशकश है जो इसके उपयोग में आसानी, मोबाइल पहुंच, उन्नत 'कुछ भी न खोएं' खोज और उच्च स्तर की सुरक्षा को बढ़ावा देती है।
पेशेवरों: वर्कफ़्लो (वर्तमान में बीटा में उपलब्ध) जैसी नई सुविधाओं के साथ डीएमएस सुविधाओं की व्यापक पेशकश है। सुरक्षा और अनुपालन फोकस क्षेत्र हैं।
विपक्ष: ग्राहक सहायता, जबकि फोन, ईमेल या चैट के माध्यम से त्वरित प्रतिक्रिया देने के लिए, केवल व्यावसायिक घंटों के दौरान उपलब्ध है। साथ ही, यह कम से कम खर्चीला डीएमएस विकल्प नहीं है; लेकिन सबसे महंगा भी नहीं।
हमारी पूरी eFileCabinet समीक्षा देखें।
लघु व्यवसाय के लिए सर्वश्रेष्ठ मुफ्त दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर / सिस्टम: ज़ोहो डॉक्स
जबकि कई डीएमएस विक्रेता नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करते हैं, मुफ्त संस्करण दुर्लभ हैं। जिन्हें हमने अक्सर पाया, उन्हें केवल एक ही उपयोगकर्ता-खाते के लिए अनुमति दी गई थी। टीम के 25 सदस्यों तक के लिए 5GB स्टोरेज/उपयोगकर्ता की पेशकश मुफ्त में ज़ोहो डॉक्स को लघु व्यवसाय 2018 के लिए सर्वश्रेष्ठ मुफ्त दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के रूप में हमारी पहचान है।
पेशेवरों: ज़ोहो डॉक्स मजबूत सुरक्षा और अनुपालन का दावा करता है, इसमें एक अनुकूल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस, समर्थन के लिए ऑनलाइन फ़ोरम और हमारे द्वारा समीक्षा की गई भुगतान सेवाओं की कई विशेषताएं हैं।
विपक्ष: Google डॉक्स की तरह ज़ोहो डॉक्स का फाइलों के लिए अपना प्रारूप है। कुछ उपयोगकर्ताओं ने टिप्पणी की कि इस प्रणाली में Word दस्तावेज़ों के साथ काम करना उनकी अपेक्षा से अधिक चुनौतीपूर्ण है।
हमारा पूरा पढ़ें ज़ोहो डॉक्स समीक्षा .
ग्राहक सेवा के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर/सिस्टम: eFileCabinet
eFileCabinet को 2018 में ग्राहक सेवा के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर / सिस्टम के रूप में हमारा वोट मिला। हालांकि इस DMS की कीमत कुछ प्रतिस्पर्धियों की तुलना में थोड़ी अधिक हो सकती है, कई उपयोगकर्ता समीक्षाएँ बताते हैं कि यह लोगों और ग्राहक सेवा के कारण इसके लायक है। ग्राहक सफलता टीम खरीद के तुरंत बाद कॉल प्राप्त करने वाले प्रत्येक नए ग्राहक को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रतिबद्ध करती है कि वे उत्पाद को पूरी तरह से समझें और उनकी कंपनी इससे लाभान्वित हो सके।
पेशेवरों: ग्राहक सेवा से उनके तीन तरीकों, यानी चैट, फोन और ईमेल के माध्यम से संपर्क करते समय, हमने बहुत जल्दी वापस सुना, और प्रतिनिधि मिलनसार, पेशेवर और मददगार थे।
विपक्ष: ग्राहक सहायता केवल व्यावसायिक घंटों (सुबह 8 बजे - शाम 5 बजे एमटी) के दौरान सोमवार से शुक्रवार तक उपलब्ध है।
हमारी पूरी eFileCabinet समीक्षा देखें।
अल यांकोविक कितना पुराना है
सहयोग के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर/सिस्टम: SharePoint
माइक्रोसॉफ्ट के डीएमएस शेयरपॉइंट में कई विशेषताएं शामिल हैं जो कंपनियों या टीमों को कुशलतापूर्वक सहयोग करने की आवश्यकता होगी। 'टीमवर्क को सशक्त बनाने' और 'संगठन में सहज सहयोग' के इरादे से डिज़ाइन किया गया, SharePoint 2018 सहयोग के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर/सिस्टम के लिए हमारी पसंद है।
पेशेवरों: Microsoft उत्पाद के रूप में, SharePoint मूल्य बिंदुओं की श्रेणी के साथ उच्च स्तर की सुरक्षा और ग्राहक सहायता प्रदान करता है। जब SharePoint के साथ एकीकृत Microsoft पेशकशों के पूर्ण सूट पर विचार करते हैं तो क्षमताएँ लगभग अंतहीन लगती हैं।
विपक्ष: कई समीक्षाओं से संकेत मिलता है कि SharePoint विशेषज्ञता का पूरी तरह से उपयोग करने के लिए और अनुकूलन की आवश्यकता है। यह संभावित रूप से छोटे व्यवसायों के लिए समाधान को बहुत समय लेने वाला और महंगा बना सकता है।
हमारी पूर्ण SharePoint समीक्षा देखें।
लॉ फर्मों के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर/सिस्टम: एम-फाइल्स
चूंकि कानून फर्म बहुत सारी कागजी कार्रवाई से निपटते हैं, जिनमें से अधिकांश में गोपनीय और संवेदनशील जानकारी होती है, डीएमएस का चयन करने के लिए अतिरिक्त विचार होते हैं। एबीए जर्नल के एक लेख के अनुसार, ' यहाँ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर कानूनी कमी है ,' अभ्यास प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में दस्तावेज़ प्रबंधन घटक वर्तमान में उपयोग की जाने वाली कानूनी फर्म एकल प्रथाओं या अभ्यास क्षेत्रों में छोटी फर्मों के लिए पर्याप्त हो सकते हैं जो दस्तावेज़ भारी नहीं हैं। लेकिन बड़ी मात्रा में दस्तावेजों का प्रबंधन करने वाली छोटी फर्मों के लिए, एक स्टैंड-अलोन सिस्टम ढूंढना जो आपके मौजूदा अभ्यास प्रबंधन और लेखा सॉफ्टवेयर के साथ अच्छी तरह से एकीकृत हो सके, बेहद फायदेमंद हो सकता है। इसकी नवीन प्रौद्योगिकी, सुरक्षा, डेटा अनुपालन के लिए समर्थन और एकीकरण क्षमता के कारण, लॉ फर्मों के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर/सिस्टम के लिए हमारा चयन एम-फाइल्स है।
पेशेवरों: ठोस डीएमएस सुविधाओं जैसे स्कैनिंग क्षमताओं, आयोजन और खोज के लिए ओसीआर, और अभिगम नियंत्रण के अलावा, यह तकनीक कानून फर्मों को अनुबंध अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रदान करती है और ईडिस्कवरी का समर्थन करती है।
विपक्ष: एम-फाइलें पूर्व-कॉन्फ़िगर पैकेज की पेशकश नहीं करती हैं क्योंकि कुछ प्रतियोगी ऐसा करते हैं इसलिए यह अनुमान लगाना कठिन है कि एक छोटी कानूनी फर्म के लिए उनकी आवश्यक सुविधाओं को प्राप्त करने के लिए लागत क्या होगी। समाधान प्रत्येक ग्राहक के लिए अनुकूलित किए जाते हैं और मूल्य निर्धारण ,000 प्रति वर्ष से शुरू होता है।
फिल एम-फाइल्स रिव्यू पढ़ें।
अन्य दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ
उन लोगों के अलावा जिन्हें हमने अपनी सर्वश्रेष्ठ श्रेणियों में चुना है, यहां अन्य कंपनियां हैं जिनकी हमने समीक्षा की:
डोकमी दस्तावेज़ कैप्चर और स्टोरेज, खोज और पुनर्प्राप्ति, और फ़ाइल साझाकरण सहित विभिन्न उद्देश्यों के लिए डिज़ाइन किए गए एक सुरक्षित, उपयोग में आसान दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के रूप में इसकी पेशकश का वर्णन करता है।
एक जगह दस्तावेज़ प्रबंधन सूट का उपयोग आर्किटेक्चर, इंजीनियरिंग और निर्माण कंपनियों द्वारा वर्कफ़्लो, सूचना प्रबंधन और वैश्विक मानकों के अनुपालन के लिए किया जाता है।
डॉक्यूवेयर क्लाउड पेपर प्रक्रियाओं को डिजिटाइज़ करता है, कस्टम वर्कफ़्लोज़ के कॉन्फ़िगरेशन को सक्षम बनाता है, और ईआरपी, सीआरएम और अन्य सिस्टम के साथ एकीकृत करता है।
एडोब दस्तावेज़ क्लाउड पीडीएफ उत्पादकता के लिए एक्रोबैट डीसी और एकीकृत ई-हस्ताक्षर के लिए एडोब साइन शामिल हैं।
हाईटेल बिजनेस , पूर्व में YouSendIt, उनके फ़ाइल साझाकरण और रचनात्मक सहयोग प्रस्तावों से युक्त है।
एसेंशियो ओनलीऑफिस क्लाउड या निजी नेटवर्क के माध्यम से ऑनलाइन दस्तावेज़ संपादक और उत्पादकता व्यवसाय उपकरण प्रदान करता है।
अल्फ्रेस्को वन Alfresco Software, Inc. से एक एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन (ECM) प्लेटफ़ॉर्म है जिसमें दस्तावेज़ प्रबंधन, सहयोग और प्रक्रिया स्वचालन शामिल है।
क्रियाविधि
हमने अपनी डीएमएस पेशकशों की सूची को सीमित करने के लिए खोज शब्दों, सामाजिक रुझान और वेब शोध की विस्तृत समीक्षा का उपयोग किया। हमने ग्राहक सेवा पेशेवरों का साक्षात्कार लिया, जिनके पास डीएमएस का उपयोग करने का अनुभव है और ग्राहकों को उनके सामग्री-प्रबंधन या सॉफ़्टवेयर-खरीद निर्णयों में मदद करता है। हमारे चयन के संकुचित होने के साथ, हमने तब प्रत्येक कंपनी की वेबसाइट की समीक्षा की और डेमो देखा या परीक्षणों के लिए साइन अप किया, और विशेष रूप से सेवा प्रकार, मूल्य निर्धारण, ग्राहक सेवा, मापनीयता, कार्यक्षमता, उपयोग में आसानी, ग्राहक समीक्षा, व्यवसाय और प्रौद्योगिकी वेबसाइट के आसपास के प्रसाद की तुलना की। समीक्षा और पुरस्कार। किसी भी लापता जानकारी के लिए हमने कंपनी से संपर्क किया। इस प्रक्रिया में, हमने न केवल सूचना अंतराल को भरा, बल्कि उनकी गति और प्रतिक्रिया की संपूर्णता का भी आकलन किया।
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