यदि आपको अपनी टीम में अपने दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता है, लेकिन आपका बजट सीमित है, तो इसका मुफ़्त संस्करण ज़ोहो डॉक्स दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) एक ठोस विकल्प है। यह संस्करण 25 उपयोगकर्ताओं तक की टीमों का समर्थन करता है, प्रति उपयोगकर्ता 5GB क्लाउड स्टोरेज आवंटित करता है, और मजबूत सुरक्षा और अनुपालन का दावा करता है। यह लघु व्यवसाय 2018 के लिए सर्वश्रेष्ठ मुफ्त दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर / सिस्टम के लिए हमारी पसंद है।
जब हमने छोटे व्यवसायों के लिए डीएमएस की समीक्षा की, तो हमने पाया कि बहुत कम लोग अपने सॉफ्टवेयर का मुफ्त संस्करण पेश करते हैं। जिन्हें हमने अक्सर पाया, उन्हें केवल एक उपयोगकर्ता-खाते के लिए अनुमति दी गई थी। हमने फ्री ओपन सोर्स सॉफ्टवेयर की भी समीक्षा की लेकिन पाया कि उस कुएं का उपयोग करने के लिए सिस्टम की व्यापक समझ वाले आईटी कर्मियों की आवश्यकता होती है। हालांकि, ज़ोहो डॉक्स में एक अनुकूल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस, समर्थन के लिए ऑनलाइन फ़ोरम और सशुल्क सेवाओं की कई विशेषताएं हैं जिनकी हमने समीक्षा की है।
ज़ोहो डॉक्स के मुफ्त संस्करण में दी जाने वाली सुविधाओं में शामिल हैं:
डेस्कटॉप सिंक
1GB फ़ाइल अपलोड सीमा
व्यवस्थापक नियंत्रण
ड्रॉपबॉक्स एकीकरण
ज़ोहो ऑफिस सुइट
एसएसएल
फ़ाइल संस्करण (25 संस्करण तक)
सुरक्षित फ़ाइल सहयोग
दो तरीकों से प्रमाणीकरण
जोश मरे कितने साल के हैं
मोबाइल एप्लिकेशन
इन-ऐप चैट
ई - मेल अधिसूचना
बेशक, मुफ्त संस्करण में वे सभी सुविधाएं नहीं हैं जो भुगतान किए गए ज़ोहो डॉक्स उपयोगकर्ताओं को मिलती हैं, जैसे ऑडिट ट्रेल, असीमित फ़ाइल संस्करण, पासवर्ड संरक्षित / समाप्ति लिंक, असीमित पुनर्प्राप्ति, फ़ाइल स्वामित्व का हस्तांतरण और बहुत कुछ। यह उम्मीद की जानी चाहिए और एक मुफ्त उपयोगकर्ता अपनी जरूरतों के बढ़ने पर सशुल्क सेवा में अपग्रेड कर सकता है।
मुफ्त संस्करण पर टिप्पणी करने वालों सहित ग्राहक समीक्षा, कुल मिलाकर बहुत सकारात्मक थे। प्लेटफ़ॉर्म ने FinancesOnline.com का ग्रेट यूजर एक्सपीरियंस अवार्ड 2017 जीता और उनकी फ़ाइल साझाकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन श्रेणी में #11 का दर्जा दिया गया।
Google डॉक्स की तरह ज़ोहो डॉक्स का भी फाइलों के लिए अपना प्रारूप है। कुछ उपयोगकर्ताओं ने टिप्पणी की कि इस प्रणाली में Word दस्तावेज़ों के साथ काम करना उनकी अपेक्षा से थोड़ा अधिक चुनौतीपूर्ण है। हालाँकि, एक बार जब कोई फ़ाइल ज़ोहो डॉक में बदल जाती है तो इसे संपादित करना और सहयोग करना आसान लगता है। क्या अधिक है, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस की अधिकांश विशेषताओं की कार्यक्षमता और उपस्थिति परिचित होगी। उदाहरण के लिए, फ़ाइल संगठन पारंपरिक फ़ाइल कैबिनेट संरचना का उपयोग करता है। और, कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की तरह, पूर्ण पाठ कीवर्ड खोज कार्यक्षमता उपयोगकर्ता को एक दस्तावेज़ खोजने की अनुमति देती है, भले ही वे इसके स्थान या शीर्षक को याद न कर सकें।
मुफ्त संस्करण के लिए एक चुनौती हो सकती है कि आपको जरूरत पड़ने पर समर्थन मिल रहा हो। फ़ोन सहायता केवल भुगतान करने वाले ग्राहकों के लिए उपलब्ध है. भुगतान न करने वाले उपयोगकर्ता अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ चैट करने के लिए सीधे ऐप से एक समर्थन टिकट और एक्सेस फ़ोरम सबमिट कर सकते हैं जो समस्याओं को दूर करने में मदद कर सकते हैं। आप वेबसाइट के संसाधन अनुभाग पर उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न, वेबिनार और ब्लॉग तक भी पहुंच सकते हैं।
कुल मिलाकर, ज़ोहो डॉक्स में छोटी टीमों में दस्तावेज़ों के प्रबंधन, भंडारण और सहयोग के लिए एक ठोस विशेषता है। एक तंग बजट पर कंपनियां या एक मुफ्त सेवा के साथ शुरुआत करना चाहती हैं और फिर जरूरत बढ़ने पर अपग्रेड करना चाहती हैं, जोहो डॉक्स के मुफ्त संस्करण पर विचार कर सकती हैं।
अन्य श्रेणियों में सर्वश्रेष्ठ डीएमएस के हमारे चयन के बारे में जानने के लिए, पढ़ें ' लघु व्यवसाय 2018 के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर / सिस्टम । '
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