आप वहां रहे हैं। परियोजना महत्वपूर्ण है। शायद ही पर्याप्त समय हो और दांव ऊंचे हों। दबाव चालू है। त्रुटि की कोई गुंजाइश नहीं है। यदि आप इसे ठीक से प्राप्त करते हैं, तो सब कुछ खुश है, और आप नायक हैं। यदि आप इसे गलत पाते हैं, तो त्रासदी होती है और आपके मुवक्किल, आपके कर्मचारियों, और शायद आपके परिवार सहित हर कोई आपको एक हारे हुए व्यक्ति के रूप में देखेगा।
पायलट फ्रेट सर्विसेज के सीईओ रिचर्ड फिलिप्स रोजाना इस तरह के दबाव में काम करते हैं। उनकी कंपनी प्रमुख निगमों के लिए रसद संभालती है, जिन्हें दुनिया के कई क्षेत्रों में त्रुटि के लिए बहुत कम या कोई मार्जिन के साथ चीजों को वितरित, स्थापित और काम करना पड़ता है।
उनकी कंपनी को अक्सर अद्वितीय या जटिल संचालन को संभालने के लिए कहा जाता है। 'आमतौर पर जब हमें कुछ असाधारण करने के लिए कहा जाता है, तो यह ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण मिशन भी होता है।' फिलिप्स का खुलासा किया। 'हमारे पहली बार के प्रयास हमेशा लाइव होते हैं, और वे राजमार्गों पर, व्यस्त गोदामों में, हवाई अड्डे के टार मैक पर और दुनिया भर के दूरस्थ स्थानों पर होते हैं।' लोगों का भाग्य और कभी-कभी जीवन रेखा पर हो सकता है। चीजों को पहली बार में ठीक करना आमतौर पर एकमात्र विकल्प होता है।
यंग प्रेसिडेंट्स ऑर्गनाइजेशन (वाईपीओ) के एक सदस्य फिलिप्स ने यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ बेहतरीन टिप्स साझा किए कि मिशन के महत्वपूर्ण होने पर आप और आपकी टीम दबाव में नहीं आएगी।
1. जिम्मेदारी की संस्कृति बनाए रखें।
यह सुनिश्चित करना कि कोई परियोजना पहली बार सही ढंग से की गई है, इसमें शामिल लोगों पर बहुत अधिक जिम्मेदारी है। यदि वे इस जिम्मेदारी को लेने के लिए तैयार नहीं हैं, तो विफलता आसन्न हो सकती है। ' प्रत्येक पायलट कर्मचारी जानता है कि वे हमारे सिस्टम में प्रत्येक शिपमेंट के लिए जिम्मेदार हैं, ' फिलिप्स ने कहा। ' किसी और की समस्या जैसी कोई बात नहीं है।'
2. स्वामित्व की संस्कृति बनाए रखें।
जिम्मेदार होना अच्छी बात है, और किसी बड़े प्रोजेक्ट में कई लोगों की भूमिका हो सकती है। लेकिन किसी को समग्र सफलता के लिए जवाबदेह होने की जरूरत है। 'भले ही प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक शिपमेंट के लिए ज़िम्मेदार है, प्रत्येक शिपमेंट प्राथमिक रूप से एक व्यक्ति या एक टीम से संबंधित है, जो जानता है कि अगर हम सफल होने जा रहे हैं तो प्रक्रिया को प्रबंधित करने में इसे सक्रिय होना चाहिए,' विस्तृत फिलिप्स।
3. सत्य की संस्कृति बनाए रखें।
उच्च-दांव स्थितियों में अक्सर गलतियाँ अपरिहार्य होती हैं। इस तरह के उच्च दबाव के साथ, कुछ लोग अपनी नौकरी बचाने के लिए कुछ गलत होने पर पूरी सच्चाई बताने से बचने के लिए मजबूर महसूस कर सकते हैं। फिलिप्स सुनिश्चित करता है कि उसके लोगों को सच बोलने के लिए प्रोत्साहित किया जाए, चाहे परिणाम कुछ भी हो। 'हर पायलट कर्मचारी जानता है कि संभावित समस्या की ओर इशारा करना हमेशा अच्छी बात है।' उसने जोर दिया। 'भले ही खबर बुरी हो।'
4. परियोजना का व्यापक अध्ययन करें।
एक उच्च दांव, जटिल मिशन में, कोई भी विवरण चूक जाने से आपदा हो सकती है। 'आप ग्राहकों के बारे में पूरी तरह से सब कुछ जान सकते हैं और शुरू करने से पहले आप उनके लिए क्या कर रहे हैं। ग्राहकों की जरूरतों को जानें। उनके कार्यों को जानें,' फिलिप्स जोड़ा। ' हमारे लिए इसका मतलब है कि हम सिर्फ यह नहीं जानते कि शिपमेंट महत्वपूर्ण है। हम जानते हैं क्यों। क्या यह नाजुक है? यह किस प्रकार नाजुक है? आपूर्तिकर्ताओं को जानें। वे कितनी बार लेट होते हैं? वे अपनी सामग्री को कैसे उठाया जाना पसंद करते हैं? मौसम का पता लगायें। गोदी के दरवाजों की ऊंचाई जानें। सुनिश्चित करें कि लिफ्ट गेट कार्य क्रम में है। फिर से मौसम की जाँच करें। प्रत्येक सुविधा के संचालन के घंटों के बारे में जानें जहां आप माल उठा रहे हैं या छोड़ रहे हैं। जानिए घंटों बाद सुरक्षा गार्ड का नाम। क्या उसके पास एक पालतू जानवर है? पालतू जानवर का नाम जानिए। सबसे महत्वपूर्ण, ठीक-ठीक यह जान लें कि आप क्या करने में सक्षम हैं और आप क्या करने जा रहे हैं। आप अक्सर जोखिम के बिना अनुभव प्राप्त कर सकते हैं यदि आप उस दुनिया के बारे में सब कुछ सीखते हैं जिसमें आप काम कर रहे हैं।'
5. जानें कि ग्राहक को कब 'नहीं' कहना है।
जब तक आप ऐसा नहीं कर सकते, हर समय एक हीरो बनना बहुत अच्छा है। 'यदि विफलता का एक महत्वपूर्ण जोखिम है, तो आपका ग्राहक ऐसा कहने के लिए आपको धन्यवाद देगा,' अनुशंसित फिलिप्स। 'आप विश्वसनीयता हासिल करेंगे, ग्राहक संबंध बढ़ाएंगे, और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप उन्हें उचित रूप से सेवा देंगे।'
6. किंक को आयरन करने के लिए छोटी शुरुआत करें।
जब आपके पास एक बड़ा ऑपरेशन होता है जिसे गेट के बाहर सही होना होता है, तो आपको अपना खुद का परीक्षण मैदान बनाना होगा। 'हम जानते हैं कि विफलता के परिणाम हमेशा होते हैं, लेकिन अगर हम एक या दो शहरों में एक कार्यक्रम की कोशिश कर सकते हैं, और फिर विश्व स्तर पर एक कार्यक्रम शुरू करने से पहले अपने सबक सीख सकते हैं, तो हम खुद को बहुत सारे सिरदर्द से बचा सकते हैं।' फिलिप्स साझा किया।
7. अपनी टीम के सदस्यों के साथ लगातार संवाद करें।
टीम परिदृश्य में ज्ञान तब तक बेकार है जब तक इसे साझा नहीं किया जाता है। किसी को भी संचार से बाहर करने से दबाव बढ़ने पर अप्रत्याशित गलतियाँ हो सकती हैं। 'अपने साथी कर्मचारियों से बात करें और जब वे आपसे बात करें, तो सुनें,' फिलिप्स ने कहा। 'ऐसी बहुत कम समस्याएं हैं जो उत्पन्न हो सकती हैं जिनका समाधान नहीं किया जा सकता है, यदि आप उनके बारे में जानते हैं।'
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8. बाहरी पार्टियों को लूप में रखें।
आपकी टीम के अंदर और बाहर सभी को महत्वपूर्ण परियोजनाओं को पूरा करने के लिए तालमेल बिठाकर काम करना होगा। यह मौका न छोड़ें कि आपकी बाहरी टीमों को पता हो कि क्या हो रहा है। 'हर विक्रेता के संपर्क में रहें और जानें कि वे अपने ऑपरेशन के हिस्से को कैसे पूरा करने की योजना बना रहे हैं,' फिलिप्स ने टिप्पणी की। उन्होंने रास्ते में ग्राहकों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने की आवश्यकता पर भी जोर दिया। 'ग्राहक के संपर्क में रहें और जो हो रहा है उस पर उन्हें अपडेट रखें। ऐसा तब भी करें जब चीजें योजना के अनुसार चल रही हों। हाँ यह उबाऊ है। मेरी दुनिया में, उबाऊ सफलता के बराबर है।'
9. हर चीज के लिए एक आकस्मिक योजना...
फिलिप्स ने अपनी सफलता का श्रेय अपनी टीम की नियोजन क्षमताओं को दिया है। हर संभव आकस्मिकता और समाधान के बारे में पहले से सोचकर वे समय और तनाव को बचाते हैं जब चीजें वास्तव में गलत हो जाती हैं, भले ही यह एक ऐसा परिदृश्य हो जिसकी उन्होंने उम्मीद नहीं की थी। 'जानें कि अगर आपूर्तिकर्ता देर से आता है, अगर विमान में यांत्रिक समस्या है, अगर मध्यपश्चिम में बर्फ़ीला तूफ़ान है, तो आप कैसे प्रतिक्रिया देंगे,' फिलिप्स की ओर इशारा किया। 'तीन बजे आम तौर पर कोशिश करने और रचनात्मक होने के लिए एक बुरा समय होता है। इसलिए अपनी अभिनव समस्या का समाधान पहले ही कर लें।'
10. एक टीम बनाएं जो सफल होना चाहती है।
मिशन महत्वपूर्ण परियोजनाओं में सफलता तब मिलती है जब हर कोई खुशी-खुशी एक साथ खेल रहा हो। आपके कर्मचारियों, विक्रेताओं और ग्राहकों को विश्वास और इच्छा होनी चाहिए कि परियोजना योग्य और प्राप्त करने योग्य है। व्यक्तिगत रूप से उनकी देखभाल करें और एक टीम के रूप में उनका समर्थन करें ताकि एक साथ आप चमत्कार कर सकें। 'जब ये तीनों समूह एक समुदाय के रूप में कार्य करते हैं, तो समस्याएं दुर्लभ होती हैं, और बहुत कम ऐसा होता है जिसे ठीक नहीं किया जा सकता है,' फिलिप्स का निष्कर्ष निकाला।
हर हफ्ते केविन के अंदर विशेष कहानियों की खोज करता है (YPO), मुख्य कार्यकारी अधिकारियों के लिए दुनिया का प्रमुख पीयर-टू-पीयर संगठन, जो 45 वर्ष या उससे कम उम्र में योग्य है।
