औसत अमेरिकी कर्मचारी लगभग खर्च करता है चोथाई के माध्यम से तलाशी कार्य सप्ताह के सैकड़ों ईमेल हम सभी हर दिन भेजते और प्राप्त करते हैं।
लेकिन इस तथ्य के बावजूद कि हम अपने उत्तर बटनों से चिपके हुए हैं, करियर कोच बारबरा पच्टर कहते हैं कि बहुत सारे पेशेवर हैं फिर भी ईमेल का उचित उपयोग करना नहीं जानते।
वास्तव में, हमारे द्वारा प्रतिदिन पढ़े और लिखे जाने वाले संदेशों की भारी मात्रा के कारण, हम शर्मनाक त्रुटियां करने के लिए अधिक प्रवण हो सकते हैं - और उन गलतियों के गंभीर पेशेवर परिणाम हो सकते हैं।
पच्टर ने अपनी पुस्तक में आधुनिक ईमेल शिष्टाचार की मूल बातें बताई हैं व्यापार शिष्टाचार की अनिवार्यता . हमने सबसे आवश्यक नियम निकाले हैं जिन्हें आपको जानना आवश्यक है।
विवियन जियांग और राचेल शुगर ने इस लेख के पुराने संस्करणों में योगदान दिया।
1. एक स्पष्ट, सीधी विषय पंक्ति शामिल करें।
एक अच्छी विषय पंक्ति के उदाहरणों में शामिल हैं, 'बैठक की तारीख बदली गई,' 'आपकी प्रस्तुति के बारे में त्वरित प्रश्न' या 'प्रस्ताव के लिए सुझाव'।
पच्टर कहते हैं, 'लोग अक्सर यह तय करते हैं कि विषय पंक्ति के आधार पर ईमेल खोलना है या नहीं। 'ऐसा चुनें जिससे पाठकों को पता चले कि आप उनकी चिंताओं या व्यावसायिक मुद्दों को संबोधित कर रहे हैं।'
2. एक पेशेवर ईमेल पते का प्रयोग करें।
यदि आप किसी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो आपको अपनी कंपनी के ईमेल पते का उपयोग करना चाहिए। लेकिन अगर आप एक व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करते हैं - चाहे आप स्व-नियोजित हों या काम से संबंधित पत्राचार के लिए कभी-कभी इसका उपयोग करना पसंद करते हों - आपको उस पते को चुनते समय सावधान रहना चाहिए, पच्टर कहते हैं।
आपके पास हमेशा एक ईमेल पता होना चाहिए जो आपका नाम बताता हो ताकि प्राप्तकर्ता को ठीक से पता हो कि ईमेल कौन भेज रहा है। कभी भी ईमेल पते (शायद आपके ग्रेड-स्कूल के दिनों के अवशेष) का उपयोग न करें जो कार्यस्थल में उपयोग के लिए उपयुक्त नहीं हैं, जैसे कि 'बेबीगर्ल@...' या 'बीरलओवर@...'--चाहे आप किसी से कितना प्यार ठंडा काढ़ा।
3. 'सभी को जवाब दें' को हिट करने से पहले दो बार सोचें।
कोई भी 20 लोगों के ईमेल नहीं पढ़ना चाहता जिनका उनसे कोई लेना-देना नहीं है। ईमेल को अनदेखा करना मुश्किल हो सकता है, क्योंकि बहुत से लोगों को अपने स्मार्टफ़ोन पर नए संदेशों की सूचनाएं मिल रही हैं या उनके कंप्यूटर स्क्रीन पर पॉप-अप संदेशों का ध्यान भंग हो रहा है। पच्टर कहते हैं, 'रिप्लाई ऑल' को हिट करने से बचें, जब तक कि आप वास्तव में नहीं सोचते कि सूची में सभी को ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता है।
4. एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल करें।
प्रदान करें आपके पाठक आपके बारे में कुछ जानकारी के साथ, पच्टर सुझाव देते हैं। 'आम तौर पर, यह आपका पूरा नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और फोन नंबर सहित आपकी संपर्क जानकारी बताएगा। आप अपने लिए थोड़ा प्रचार भी जोड़ सकते हैं, लेकिन किसी भी कहावत या कलाकृति के साथ अति न करें।'
वह कहती हैं कि बाकी ईमेल की तरह ही फॉन्ट, टाइप साइज और कलर का इस्तेमाल करें।
5. पेशेवर अभिवादन का प्रयोग करें।
शांतचित्त, बोलचाल के भावों का प्रयोग न करें, जैसे 'अरे तुम लोग,' 'यो' या 'नमस्ते दोस्तों'।
वह कहती हैं, 'हमारे लेखन की सहज प्रकृति को ईमेल में अभिवादन को प्रभावित नहीं करना चाहिए।' 'अरे एक बहुत ही अनौपचारिक अभिवादन है और आमतौर पर इसे कार्यस्थल में इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए। और यो भी ठीक नहीं है। हाय या हैलो का प्रयोग करें बजाय।'
वह किसी का नाम छोटा करने की सलाह भी देती हैं। कहो, 'हाय माइकल,' जब तक कि आप निश्चित न हों कि वह 'माइक' कहलाना पसंद करता है।
6. विस्मयादिबोधक चिह्नों का संयम से प्रयोग करें।
यदि आप विस्मयादिबोधक बिंदु का उपयोग करना चुनते हैं, तो उत्तेजना व्यक्त करने के लिए केवल एक का उपयोग करें, पच्टर कहते हैं।
'लोग कभी-कभी बहक जाते हैं और अपने वाक्यों के अंत में कई विस्मयादिबोधक बिंदु डालते हैं। परिणाम बहुत भावुक या अपरिपक्व दिखाई दे सकता है, 'वह लिखती हैं। 'विस्मयादिबोधक बिंदुओं का प्रयोग कम से कम लिखित रूप में किया जाना चाहिए।'
7. हास्य से सावधान रहें।
सही लहजे या चेहरे के भाव के बिना अनुवाद में हास्य आसानी से खो सकता है। एक पेशेवर आदान-प्रदान में, जब तक आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से नहीं जानते, तब तक हास्य को ईमेल से बाहर करना बेहतर होता है। साथ ही, कुछ ऐसा जो आपको लगता है कि मजाकिया है किसी और के लिए मजाकिया नहीं हो सकता है।
पच्टर कहते हैं: 'बोलने पर जो कुछ अजीब लगता है, वह लिखे जाने पर बहुत अलग तरीके से सामने आ सकता है। जब संदेह हो, तो उसे छोड़ दें।'
8. जानें कि विभिन्न संस्कृतियों के लोग अलग तरह से बोलते और लिखते हैं।
गलत संचार आसानी से हो सकता है क्योंकि सांस्कृतिक अंतर , विशेष रूप से लेखन रूप में जब हम एक दूसरे की शारीरिक भाषा नहीं देख सकते हैं। अपने संदेश को प्राप्तकर्ता की सांस्कृतिक पृष्ठभूमि या आप उन्हें कितनी अच्छी तरह जानते हैं, के अनुसार तैयार करें।
पच्टर कहते हैं, ध्यान में रखने के लिए एक अच्छा नियम यह है कि उच्च-संदर्भ संस्कृतियां (जापानी, अरब या चीनी) आपके साथ व्यापार करने से पहले आपको जानना चाहती हैं। इसलिए, इन देशों के व्यावसायिक सहयोगियों के लिए अपने लेखन में अधिक व्यक्तिगत होना आम बात हो सकती है। दूसरी ओर, निम्न-संदर्भ संस्कृतियों (जर्मन, अमेरिकी या स्कैंडिनेवियाई) के लोग बहुत जल्दी इस मुद्दे पर पहुंचना पसंद करते हैं।
9. अपने ईमेल का जवाब दें--भले ही ईमेल आपके लिए अभिप्रेत न हो।
आपको भेजे गए हर ईमेल संदेश का जवाब देना मुश्किल है, लेकिन आपको कोशिश करनी चाहिए, पच्टर कहते हैं। इसमें शामिल है जब ईमेल गलती से आपको भेज दिया गया था, खासकर यदि प्रेषक उत्तर की अपेक्षा कर रहा हो। एक उत्तर आवश्यक नहीं है, लेकिन अच्छे ईमेल शिष्टाचार के रूप में कार्य करता है, खासकर यदि यह व्यक्ति उसी कंपनी या उद्योग में काम करता है जिसमें आप काम करते हैं।
यहां एक उदाहरण उत्तर दिया गया है: 'मुझे पता है कि आप बहुत व्यस्त हैं, लेकिन मुझे नहीं लगता कि आप मुझे यह ईमेल भेजना चाहते थे। और मैं आपको बताना चाहता था ताकि आप इसे सही व्यक्ति को भेज सकें।'
10. हर संदेश को प्रूफरीड करें।
आपके ईमेल प्राप्तकर्ताओं द्वारा आपकी गलतियों पर ध्यान नहीं दिया जाएगा। 'और, प्राप्तकर्ता के आधार पर, आपको उन्हें बनाने के लिए आंका जा सकता है,' पच्टर कहते हैं।
वर्तनी-जांचकर्ताओं पर भरोसा न करें। अपने ईमेल को भेजने से पहले उसे कई बार पढ़ें और दोबारा पढ़ें, अधिमानतः जोर से।
'एक पर्यवेक्षक ने लिखने का इरादा किया, 'असुविधा के लिए खेद है,' पच्टर कहते हैं। 'लेकिन उन्होंने अपनी वर्तनी-जांच पर भरोसा किया और लिखना समाप्त कर दिया, 'असंयम के लिए क्षमा करें।'
11. अंतिम ईमेल पता जोड़ें।
पच्टर कहते हैं, 'संदेश लिखने और प्रमाणित करने से पहले आप गलती से कोई ईमेल नहीं भेजना चाहते।' 'यहां तक कि जब आप किसी संदेश का जवाब दे रहे होते हैं, तो प्राप्तकर्ता के पते को हटाना और इसे तभी सम्मिलित करना एक अच्छा एहतियात है जब आप सुनिश्चित हों कि संदेश भेजने के लिए तैयार है।'
12. दोबारा जांचें कि आपने सही प्राप्तकर्ता चुना है।
पच्टर कहते हैं कि ईमेल की 'टू' लाइन पर अपनी एड्रेस बुक से नाम टाइप करते समय सावधानी से ध्यान दें। 'गलत नाम का चयन करना आसान है, जो आपको और गलती से ईमेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए शर्मनाक हो सकता है।'
13. अपने फोंट क्लासिक रखें।
पर्पल कॉमिक सैंस का एक समय और एक स्थान होता है (शायद?) लेकिन व्यावसायिक पत्राचार के लिए, अपने फ़ॉन्ट, रंग और आकार क्लासिक रखें।
मुख्य नियम: आपके ईमेल अन्य लोगों के लिए पढ़ने में आसान होने चाहिए।
'आम तौर पर, 10- या 12-बिंदु प्रकार और एरियल, कैलीब्री, या टाइम्स न्यू रोमन जैसे आसानी से पढ़े जाने वाले फ़ॉन्ट का उपयोग करना सबसे अच्छा है,' पच्टर सलाह देते हैं। रंग के लिए, काला सबसे सुरक्षित विकल्प है।
14. अपने स्वर पर नजर रखें।
जिस तरह अनुवाद में चुटकुले खो जाते हैं, वैसे ही स्वर का गलत अर्थ निकालना आसान होता है बिना संदर्भ के जो आपको मुखर संकेतों और चेहरे के भावों से मिलता है। तदनुसार, जितना अधिक आप चाहते हैं उतना अचानक आना आसान है: आपका मतलब 'सीधा' था, वे 'क्रोधित और रूखा' पढ़ते हैं।
गलतफहमी से बचने के लिए, पच्टर अनुशंसा करता है कि आप भेजने से पहले अपने संदेश को ज़ोर से पढ़ लें। वह कहती हैं, 'अगर यह आपको कठोर लगता है, तो यह पाठक को कठोर लगेगा।'
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, स्पष्ट रूप से नकारात्मक शब्दों ('विफलता,' 'गलत,' 'उपेक्षित') का उपयोग करने से बचें, और हमेशा 'कृपया' और 'धन्यवाद' कहें।
15. कुछ भी गोपनीय नहीं है - इसलिए तदनुसार लिखें।
हमेशा याद रखें कि सीआईए के पूर्व प्रमुख जनरल डेविड पेट्रियस स्पष्ट रूप से क्या भूल गए, पच्टर को चेतावनी देते हैं: प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक संदेश एक निशान छोड़ देता है।
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वह कहती हैं, 'एक बुनियादी दिशा-निर्देश यह मान लेना है कि जो आप लिखेंगे दूसरे लोग उसे देखेंगे,' 'इसलिए ऐसा कुछ भी न लिखें जो आप नहीं चाहेंगे कि हर कोई देखे।' एक अधिक उदार व्याख्या: ऐसा कुछ भी न लिखें जो आपके लिए विनाशकारी हो या दूसरों के लिए हानिकारक हो। आखिरकार, ईमेल को अग्रेषित करना खतरनाक रूप से आसान है, और खेद से सुरक्षित रहना बेहतर है।
यह कहानी पहली बार दिखाई दिया व्यापार अंदरूनी सूत्र .
