ईमेल आज की दुनिया में व्यावसायिक संचार की मुद्रा हैं। और यद्यपि प्रेषक और रिसीवर के बीच स्क्रीन और तार हैं, उचित शिष्टाचार और शिष्टाचार बनाए रखना अभी भी महत्वपूर्ण है। अप्रासंगिक वाक्यांशों को चालू और चालू करना या टाइप करना उतना ही बुरा है जितना कि ग्राहकों या प्रबंधकों के सामने मौखिक रूप से बकवास करना। यदि आप व्यवसाय में सफल होना चाहते हैं तो इस तरह से अपने संचार कौशल में सुधार करना आवश्यक है।
प्रत्येक दिन 100 बिलियन से अधिक ईमेल भेजे जाते हैं, और प्रत्येक को पढ़ने में लगने वाला औसत समय 15-20 सेकंड है। इसे छोटा रखें, खासकर जब से सभी ईमेल का 65 प्रतिशत सबसे पहले छोटी मोबाइल स्क्रीन पर खोला जाता है। यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आपका संदेश प्राप्त हो गया है - और इस प्रक्रिया में आपकी प्रतिष्ठा से समझौता नहीं किया गया है - अपने ईमेल से इन 10 अर्थहीन वाक्यांशों को तुरंत समाप्त करना है।
1. 'कृपया सलाह दें ...'
यह वाक्यांश अक्सर प्रयोग किया जाता है क्योंकि यह पेशेवर लगता है, लेकिन यह हमेशा अनावश्यक होता है। इसके बजाय, सीधे और संक्षिप्त रहें। यदि आप ईमेल लिखने के लिए समय निकाल रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता पहले से ही जानता है कि आपका इरादा उन्हें किसी चीज़ के बारे में सूचित करना है। उन्हें यह बताना कि आप ऐसा करने जा रहे हैं, अवचेतन रूप से उनकी बुद्धिमत्ता का अपमान है।
2. 'कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें ...'
जब आप इस वाक्यांश का उपयोग करते हैं, तो आप एक बार फिर स्पष्ट कह रहे होते हैं। लोग आपसे संपर्क करेंगे यदि वे आपके द्वारा भेजी गई सामग्री में रुचि रखते हैं, या यदि उनके पास आपके संदेश के संबंध में कोई प्रश्न है। चूंकि वे अपनी डिजिटल अभिव्यक्ति की स्वतंत्रता का प्रयोग स्वयं कर सकते हैं, इसलिए उन्हें आपको उन्हें आमंत्रित करने या प्रतिक्रिया देने के लिए एक्सेस प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है।
3. 'मैं बस...'
हाल ही में, कर्माहक्स की संस्थापक एलेन लीनसे ने पेशेवर संचार में 'जस्ट' शब्द के महिलाओं के अति प्रयोग का आह्वान करते हुए कुछ पंख झकझोर दिए। लिंक्डइन पर एक पोस्ट में, लीनसे ने इस शब्द के खिलाफ तर्क दिया - जिसका वह दावा करती है कि महिलाएं पुरुषों की तुलना में तीन से चार गुना अधिक बार उपयोग करती हैं - कह रही हैं:
मैंने ध्यान देना शुरू किया कि 'सिर्फ' विनम्र होने के बारे में नहीं था: यह अधीनता का, सम्मान का एक सूक्ष्म संदेश था। कभी-कभी यह स्वयंभू था। कभी-कभी दोहरा भी। जैसा कि मैंने वास्तव में सुनना शुरू किया, मैंने महसूस किया कि इसे एक वाक्यांश से मारना लगभग हमेशा संदेश को स्पष्ट और मजबूत करता है।
आप उसके निष्कर्षों से सहमत हैं या नहीं (और कई अन्य प्रमुख आवाजें असहमत हैं), एरिक बर्न द्वारा प्रकाशित ट्रांजेक्शनल एनालिसिस मॉडल के अनुसार, 'जस्ट' को 'बच्चे' शब्द के रूप में उनकी चर्चा, कुछ अन्वेषण के योग्य है। इस बीच, इस वाक्यांश से दूर रहें और इसके बजाय अधिक निश्चित भाषा चुनें।
4. 'मुझे लगता है ...'
भविष्य में अस्वीकृति के संभावित आघात को कम करने के लिए प्रेषक अक्सर 'मुझे लगता है ...' शामिल करते हैं, लेकिन इस वाक्यांश का उपयोग करते हुए, आप प्राप्तकर्ता को बता रहे हैं कि आप अपने बारे में सुनिश्चित नहीं हैं। जब भी आप संचार कर रहे हों - ईमेल में या वास्तविक जीवन में - आपको अपने संदेश के साथ आश्वस्त दिखने की आवश्यकता है। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता द्वारा आपकी राय की अवहेलना करने और एक अलग विचार के साथ आगे बढ़ने का जोखिम उठाते हैं। कार्यस्थल में आत्मविश्वास को चित्रित करना सफलता की कुंजी है।
5. 'संलग्न कृपया ढूंढें ...' या 'संलग्न कृपया ढूंढें ...'
यह मामूली लग सकता है, लेकिन वास्तव में कुछ भी ईमेल में संलग्न नहीं किया जा सकता है। फ़ाइलें संलग्न की जा सकती हैं, लेकिन वास्तव में ईमेल के भीतर कुछ भी नहीं रखा जा सकता है। इन वाक्यांशों में से किसी एक का उपयोग करने में, लेखक सर्वनाम 'I' का उपयोग करने से बचता है, लेकिन यह वाक्य को पुरातन बनाता है। बस पाठक को सूचित करें, 'मैंने संलग्न किया है...'
6. 'मुझे आशा है कि तुम ठीक हो...'
यह मुहावरा आमतौर पर दो मौकों पर लिखा जाता है। एक उदाहरण में, यह आपके प्राप्तकर्ता को अवांछनीय किसी चीज़ से मारने से ठीक पहले दिखाई देता है। दूसरा तब होता है जब आप किसी के साथ घनिष्ठ संबंध या वास्तविक रुचि का दिखावा करना चाहते हैं जब कोई नहीं होता है। यदि आप वास्तव में किसी की भलाई में रुचि रखते हैं, तो इस भराव वाक्यांश का उपयोग करने के बजाय सीधे इसके बारे में बात करें।
7. 'मैंने सोचा था कि मैं पहुंच जाऊंगा ...'
मैं तुम्हारे बारे में नहीं जानता, लेकिन यह वाक्यांश मुझे एक बच्चे की तस्वीर बनाता है जो कार की सीट के संयम से पहुंच से बाहर किसी चीज को पकड़ रहा है। यह बहुत डरपोक भी लगता है और असुरक्षा को दर्शाता है। इसके बजाय, बस अपना संदेश या प्रश्न लिखें और सीधे रहें। यह कहने के बजाय कि 'मैंने सोचा था कि मैं पहुंच जाऊंगा,' कहो 'मैं अपने व्यावसायिक विचार पर चर्चा करने के लिए आपके साथ दोपहर का भोजन करना चाहता हूं।' झाड़ी के चारों ओर पिटाई करने से किसी का भला नहीं होता। इसके बजाय, प्राप्तकर्ता को देखने के लिए अपना इरादा स्पष्ट करें।
8. 'क्या मैं तुम्हारा दिमाग चुन सकता हूँ?'
यह मूल रूप से बताता है कि आप किसे संदेश भेज रहे हैं कि आप बदले में कुछ भी मूल्य प्रदान किए बिना उसका समय लेना चाहते हैं। इसके बजाय, प्राप्तकर्ता के साथ एक दिलचस्प या उपयोगी अंतर्दृष्टि साझा करने के लिए एक बिंदु बनाएं, जिससे उस व्यक्ति को पता चले कि आप भविष्य में आप दोनों के बीच सहयोग की दो-तरफा सड़क चाहते हैं।
जैक बरकाटो कितना पुराना है
जब मैं बोलने की व्यस्तताओं को पंक्तिबद्ध करता हूं, तो मैंने पाया कि इस कुंद दृष्टिकोण ने सबसे अच्छा काम किया - जिसके परिणामस्वरूप एक अनुवर्ती संदेश प्राप्त करने में ५२ प्रतिशत सफलता दर, मेरे द्वारा आजमाए गए अन्य तरीकों के साथ २०-२७ प्रतिशत प्रतिक्रिया दर की तुलना में।
9. 'यह किससे संबंधित हो सकता है ...'
ऐसे कुछ परिदृश्य हैं जहां यह वाक्यांश उपयुक्त है, लेकिन वे कुछ और बहुत दूर हैं। यदि आप जानते हैं कि आपका संदेश किससे संबंधित है, तो इस परिचय के पीछे छिपने के बजाय सीधे उस व्यक्ति को संबोधित करें। व्यक्ति का नाम लेने के बजाय उपरोक्त वाक्यांश का उपयोग करने से आप अपुष्ट और अनावश्यक रूप से औपचारिक प्रतीत होते हैं। इन शब्दों को शामिल करने वाला ईमेल भेजने से पहले डिलीट बटन को हिट करें।
10. 'ईमानदारी से तुम्हारा ...'
अतीत में, यह वाक्यांश अधिक प्रभावित बंदों का एक लोकप्रिय छोटा था, लेकिन आज के ईमेल संचार में, यह बहुत औपचारिक और कपटपूर्ण लगता है। आम तौर पर, आप एक साधारण 'धन्यवाद' या सिर्फ अपने नाम के साथ एक ईमेल बंद कर सकते हैं। 'चीयर्स' एक और मजेदार विकल्प है, जो बिना रुके या अटके हुए, शुभकामनाओं को व्यक्त करता है। इन दिनों, हम सभी समझते हैं कि कोई संदेश कब समाप्त हुआ है। औपचारिक समापन के साथ बड़ी लंबाई में जाने की आवश्यकता नहीं है।
प्लेट में कदम रखें और बेहतर ईमेल लिखें। आपके सहकर्मी आपके संदेशों की संक्षिप्तता की सराहना करेंगे, और आपके अनुरोध स्पष्ट होने पर आपको बेहतर प्रतिक्रिया मिलेगी। ईमेल में फ्लफ और फिलर की कोई जरूरत नहीं है। सीधे शब्दों में कहें कि आपका क्या मतलब है। परिणाम अपने लिए बोलेंगे।
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