मुख्य उत्पादकता यह सरल ट्रिक एक व्यावसायिक ईमेल (या चैट संदेश) में आपकी बात पहुंचा देगी

यह सरल ट्रिक एक व्यावसायिक ईमेल (या चैट संदेश) में आपकी बात पहुंचा देगी

एक ऐसी दुनिया में जो वास्तविक जीवन की तरह डिजिटल मीडिया पर भी चलती है, हम सभी को लेखकों की तरह सोचना सीखना होगा।

यहां तक ​​कि अगर आप हर दिन एक कार्यालय में जाते हैं, तो आप शायद अपना अधिकांश समय सहकर्मियों, ग्राहकों या ग्राहकों से बात करने में व्यतीत करते हैं ईमेल के माध्यम से . या, अधिकाधिक, टेक्स्ट या मैसेजिंग ऐप्स के माध्यम से। अगर आप घर से काम करते हैं या अपना खुद का व्यवसाय चलाते हैं, तो हो सकता है कि आप दूसरे इंसान से ज़ोर से बात किए बिना पूरा दिन बिता सकें। कोई निर्णय नहीं; मैं भी वहां गया हूं।

बिली डीन कितने साल का है

इसका मतलब है, चाहे आप हाई स्कूल में अंग्रेजी से कितना भी नफरत करते हों या कॉलेज में रचना से, आप एक लेखक हैं। मेरी नौकरी के बाद जल्द ही आने की उम्मीद मत करो - मैं इसके लिए तुमसे लड़ूंगा - लेकिन आपको कौशल को गंभीरता से लेना चाहिए और लिखित शब्द के माध्यम से संदेश कैसे देना है, इसके बारे में थोड़ा समझना चाहिए।

लिखित संचार की कुंजी ज्यादातर लोग भूल जाते हैं

हम में से अधिकांश अपने लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए व्यावसायिक संचार लिखते हैं: वह जानकारी जिसे हमें साझा करने की आवश्यकता है या हम चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता हमारे लिए क्या करे। संदेश अक्सर खो जाता है, क्योंकि हम किसी भी लेखन के एक मूलभूत तत्व को भूल जाते हैं: दर्शक।

अपने दर्शकों को समझना कुछ ऐसा लिखने के लिए महत्वपूर्ण है जो उनके लिए समझ में आता है - और इसलिए, उन्हें उस कार्य या समझ में ले जाता है जिसे आप हासिल करना चाहते हैं। यह सच है कि आप जनता के लिए एक किताब लिख रहे हैं या एक सहकर्मी को चैट संदेश।

यदि आप अपने संदेश के दूसरे पक्ष के व्यक्ति को समझने के लिए पहले एक क्षण भी नहीं लेते हैं, तो आप गलतफहमियों में बहुत समय बर्बाद करेंगे। जिस तरह से सॉफ्टवेयर डेवलपर्स पहले अपने अंतिम उपयोगकर्ता को समझने के लिए काम करके परियोजनाओं की योजना बनाते हैं, उससे उधार लेते हुए, मैं एक ऑडियंस को परिभाषित करता हूं जिसे मैं 'कहता हूं' पाठक कहानी । '

यह जल्दी से यह रेखांकित करने का एक आसान तरीका है कि वे कौन हैं, वे क्या जानते हैं, वे कैसे सोचते हैं, वे क्या चाहते हैं और वे इसे क्यों चाहते हैं। यदि आप चाहते हैं कि आपका संदेश अच्छी तरह से पहुंचे, चाहे आप अपने कर्मचारियों के साथ एक नई नीति की खबर साझा कर रहे हों या उन्हें छुट्टी पार्टी के लिए दिशा-निर्देश दे रहे हों, तो आपको इन बातों को जानना होगा।

एक पाठक कहानी बनाने के लिए, इस कथन में रिक्त स्थान भरें: एक [व्यक्ति के प्रकार] के रूप में, वे [कुछ लक्ष्य] चाहते हैं ताकि [कोई कारण]।

सभी के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक संदेश कैसे तैयार करें

यहां एक उदाहरण दिया गया है जिसका मैं द पेनी होर्डर में हर दिन सामना करता हूं। मैं एक संपादकीय टीम का प्रबंधन करता हूं जो हमारी बिक्री टीम के साथ इंटरफेस करती है। स्वभाव से, हम अलग-अलग भाषाएँ बोलते हैं और प्रतीत होता है कि हमारे पास प्रतिस्पर्धी लक्ष्य हैं। हमारी बिक्री टीम के बारे में एक पाठक कहानी इस तरह दिख सकती है:

मैट कुकुरी कितना पुराना है?

जैसा अनुभवी बिक्री प्रतिनिधि, वे चाहते हैं उच्च-भुगतान वाले ग्राहकों को उतारने और उन्हें वह देने के लिए जो उन्हें चाहिए ताकि वे कंपनी के लिए राजस्व अर्जित कर सकते हैं और ग्राहकों को खुश रख सकते हैं।

जब मैं किसी बिक्री प्रतिनिधि के साथ इस बारे में बातचीत करता हूं कि क्या कोई विज्ञापनदाता हमारे लिए उपयुक्त है, तो मैं केवल अपनी टीम के आकर्षक सामग्री लिखने के लक्ष्य के बारे में बोल सकता था:

अरे, वह उत्पाद उबाऊ है, और उन्होंने जो भाषा मांगी है वह भ्रामक है, और मैं नैतिक रूप से ऐसा कुछ नहीं लिख सकता जो हमारे पाठकों को इसकी अनुशंसा करता हो।

या, मैं बिक्री प्रतिनिधि के लक्ष्यों और प्रेरणाओं पर विचार कर सकता हूं और उनके साथ लिख सकता हूं:

प्यार है कि आप उस आकार के बजट वाली कंपनियों को देख रहे हैं; यह वास्तव में हमारे लिए अवसर खोल सकता है! ऐतिहासिक रूप से, हमारे पाठकों ने इस तरह के उत्पाद के लिए अच्छी प्रतिक्रिया नहीं दी है, इसलिए मुझे चिंता है कि हम ग्राहक को तलाशने वाले दर्शकों को वितरित करने में सक्षम नहीं होंगे। आपको क्या लगता है कि हमारे सबसे अच्छे अगले कदम क्या हैं?

स्पोइलर: मैंने बाद में करना सीख लिया है, और यह दोनों टीमों के लक्ष्यों को प्राप्त करने में अधिक प्रभावी है। इसके विपरीत, हमारी बिक्री टीम हमारी संपादकीय प्रेरणाओं को समझती है, और वे उन लोगों को ध्यान में रखकर हमसे बात करते हैं।

सैंड्रा डियाज़-सुतली नेट वर्थ

यह शब्दजाल के लिए भी जाता है। यदि आप जानते हैं कि उनके लूप में होने की संभावना नहीं है, तो प्राप्तकर्ता को buzzwords, acronyms या उद्योग-विशिष्ट भाषा से भरे संदेश के साथ ओवरलोड न करें। यह सिर्फ उन्हें बेवकूफी भरा महसूस कराएगा या भ्रम पैदा करेगा कि आपको उलझाने के लिए समय बिताना होगा।

इसके बजाय, अपने ईमेल या टेक्स्ट को शूट करने से पहले उन्हें एक पाठक कहानी के साथ परिभाषित करने के लिए एक सेकंड का समय लें ताकि यह पता लगाया जा सके कि वे क्या करते हैं और क्या नहीं जानते।