संपादक का नोट: Inc.com स्तंभकार एलिसन ग्रीन कार्यस्थल और प्रबंधन के मुद्दों के बारे में सवालों के जवाब देते हैं - सब कुछ माइक्रोमैनेजिंग बॉस के साथ कैसे व्यवहार करें शरीर की गंध के बारे में अपनी टीम के किसी व्यक्ति से कैसे बात करें।
एक पाठक लिखता है:
मैं कुछ छोटी गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए सलाहकार के रूप में काम करता हूं। हाल ही में, मैं जिन संगठनों के लिए काम करता हूं उनमें से एक के प्रबंधक सेवानिवृत्त हुए। उसने और मैंने कई वर्षों तक एक साथ काम किया, और हमारी संचार शैली इस बात से मेल खाती थी कि हम दोनों आम तौर पर ज्यादातर चीजों के लिए फोन पर ईमेल का उपयोग करना पसंद करते हैं (कॉल को छोड़कर हम पहले से या अत्यधिक आपात स्थिति में योजना बनाते हैं)।
संगठन के नए प्रबंधक ने मुझे उन चीज़ों पर 'चेक इन' करने के लिए दिन में कई बार कॉल करना शुरू कर दिया है, जिनके बारे में मैंने उन्हें पहले ही ईमेल कर दिया है, या जिन चीज़ों के बारे में हम बाद में अनुवर्ती कार्रवाई के लिए सहमत हुए हैं, वे अतिरिक्त जानकारी लंबित हैं जिनकी मैं अभी भी प्रतीक्षा कर रहा हूँ . दूसरी बार, वह बिना किसी पूर्व योजना के, किसी चीज़ के बारे में कुछ बड़ी समूह चर्चा करने के लिए बेतरतीब ढंग से कॉल करेगा। कई बार ऐसा हुआ है जब मैं अपने डेस्क से दूर था, और फिर यह एक मुद्दा बन जाता है कि मैं कहां हूं और मैं कब वापस कॉल कर पाऊंगा, जिसका मतलब है कि मुझे जितनी जल्दी हो सके अपने डेस्क पर पहुंचने की जरूरत है।
इसके अलावा, जब मैं जवाब नहीं देता, तो वह पूरी तरह से बेकार वॉयस मेल छोड़ देता है, 'हाय, इट्स (नाम) जैसी बातें कहता है। मुझे वापस कॉल करना।' मेरा मतलब है ... यदि आप एक वॉयस मेल छोड़ने जा रहे हैं, तो कम से कम वॉयस मेल में कुछ कहें, जो आपने अभी-अभी कॉल किया है, जिसे मैं पहले से ही आपके द्वारा किए गए तीन मिस्ड कॉल के कारण देख सकता हूं। 20 मिनट।
कष्टप्रद और ध्यान भंग करने के अलावा, लगातार फोन कॉल की यह गतिशीलता मुझे वास्तव में तनाव दे रही है। मैं एक सलाहकार हूं, कर्मचारी नहीं, जिसका अर्थ है कि मैं दिन के दौरान अपने ठिकाने और गतिविधियों के लिए संगठन के प्रति जवाबदेह नहीं हूं, जब तक कि मेरा काम हो जाता है (जो यह करता है), और कॉलों का यह निरंतर अवरोध बना रहा है मैं अपने डेस्क और फोन से बंधा हुआ महसूस करता हूं। और मेरा विश्वास करो, वे मुझे 'मेरी मेज पर जंजीर से बंधे' पैसे नहीं देते हैं। इसके अलावा, जिन वस्तुओं पर मैं सक्रिय रूप से काम कर रहा हूं, उन पर उनके कई 'चेक-इन' मुझे परेशान, परेशान और सूक्ष्म प्रबंधन महसूस कर रहे हैं।
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मेरे मित्र ने मुझे सलाह दी कि मैं नए प्रबंधक को 'मैं फोन पर उपलब्ध नहीं हूं, लेकिन मैं ईमेल द्वारा उपलब्ध रहूंगा' और सभी ईमेल का तुरंत जवाब देकर मेरे साथ संवाद करने के तरीके में 'प्रशिक्षित' करने की कोशिश करूं, लेकिन मेरा जवाब नहीं दे रहा हूं फ़ोन। मैंने यह कोशिश की है, लेकिन अभी तक यह काम नहीं कर रहा है। अगर मैं नहीं उठाता, तो मैं आमतौर पर कई और मिस्ड कॉल की उम्मीद कर सकता हूं, जब तक कि मैं अंत में गोली नहीं काटता और वापस कॉल नहीं करता। और वे जिन मुद्दों की बात कर रहे हैं, वे कभी भी 'आपातकाल' नहीं होते हैं।
यह मुझे पागल बना रहा है, और जितनी देर मैं इसे जारी रखूंगा, इसे रोकना उतना ही कठिन होगा। यह उस बिंदु पर है जहां वह और मैं एक ही दिन में छह, सात बार फोन पर चैट करते हैं। क्या अधिक प्रत्यक्ष - लेकिन फिर भी पेशेवर रूप से स्वीकार्य - उसे यह बताने के तरीके हैं कि वह मुझे इतनी बार कॉल नहीं कर सकता है?
हरा जवाब देता है:
ठीक है, पहले, मैं आपके मित्र की सलाह नहीं लूंगा। किसी क्लाइंट को यह बताना कि आप केवल ईमेल द्वारा ही पहुंच योग्य हैं, कई क्लाइंट के काम करने के तरीके के लिए कठोर और यथार्थवादी नहीं होगा। (बेशक, यदि आप अत्यधिक मांग में हैं, तो आप सभी प्रकार के नियम बना सकते हैं - लेकिन अन्यथा, आपको काफी लचीला होने की आवश्यकता है।)
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लेकिन आप यहाँ कुछ सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं और करनी चाहिए। आप बिल्कुल सही कह रहे हैं कि, कई क्लाइंट्स के साथ एक सलाहकार के रूप में, आपसे हर समय उपलब्ध होने की उम्मीद नहीं की जाती है और जब भी इस विशेष क्लाइंट का मूड खराब होता है।
और जब कुछ लोग आपके द्वारा भेजे जा रहे संकेतों को समझेंगे, तो यह आदमी स्पष्ट रूप से नहीं है। इसका मतलब है कि आपको इस बारे में उससे अधिक सीधी बातचीत करने की आवश्यकता है।
मैं कुछ इस तरह कहूँगा: 'जब आपको मेरी ज़रूरत हो तो मैं आपके लिए मुझ तक पहुँचने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में बात करना चाहता हूँ। चूंकि मेरे पास कई क्लाइंट हैं, इसलिए मैं आम तौर पर पूरे दिन तदर्थ फोन कॉल के लिए उपलब्ध नहीं रहता - लेकिन मुझे उनके लिए समय निकालने में खुशी होती है जब हम उन्हें पहले से शेड्यूल कर सकते हैं। लेकिन एक ठेकेदार के रूप में, मैं अपना समय कई परियोजनाओं के बीच बांट रहा हूं और पूर्णकालिक उपलब्धता की पेशकश नहीं कर सकता। मेरी दरें बहुत अधिक होंगी अन्यथा! लेकिन मैं जो कर सकता हूं वह आपके साथ साप्ताहिक या सप्ताह में दो बार स्थायी फोन कॉल शेड्यूल कर सकता है, और हम उन कॉलों पर इन सभी चीजों के माध्यम से हैश कर सकते हैं। क्या इससे काम हो जायेगा?'
यदि वह पीछे धकेलता है, तो आप कह सकते हैं: 'आप जानते हैं, इस काम को करने के लिए मेरे जैसे सलाहकार को काम पर रखने का लाभ यह है कि आप पूर्णकालिक वेतन और लाभों का भुगतान किए बिना ___ में विशेषज्ञता प्राप्त करते हैं, जिसका भुगतान आप किसी को करने के लिए करेंगे। कर्मचारी जो इसे करता है। लेकिन इसका दूसरा पहलू यह है कि मैं हर समय उपलब्ध नहीं रहता जिस तरह से एक पूर्णकालिक कर्मचारी हो सकता है; मेरे पास मेरे शेड्यूल पर अन्य ग्राहक और अन्य प्रतिबद्धताएं हैं। पिछले एक महीने में, मुझे दिन में कई बार आपके कॉल आने लगे हैं या अंतिम समय में समूह कॉल में शामिल होने की उम्मीद की जा रही है। एक बाहरी सलाहकार के रूप में, मैं ऐसा कुछ नहीं कर सकता। लेकिन मुझे हमारे लिए एक साप्ताहिक या सप्ताह में दो बार स्टैंडिंग फोन कॉल शेड्यूल करने में खुशी होगी।'
यदि वह इसके लिए सहमत है, तो वहां से यह अपेक्षा करना उचित है कि वह आपके निर्धारित फोन कॉल के बाहर इतना कॉल करना बंद कर देगा। लेकिन अगर वह जारी रहता है, तो आप उन अधिकांश कॉलों को ध्वनि मेल पर जाने दे सकते हैं, और फिर उस दिन बाद में उसे यह कहते हुए एक त्वरित ईमेल शूट कर सकते हैं, 'आपका वॉइस मेल मिल गया। आज अधिकांश समय खाली नहीं रहेगा -- क्या यह शुक्रवार को हमारी कॉल का इंतजार कर सकता है?' (उस ने कहा, जवाब देने के लिए तैयार रहना स्मार्ट है कुछ इन अंतिम-मिनटों की कॉलों में से - यानी सप्ताह में एक या दो, दिन में दो नहीं। सलाहकार जो कम से कम कुछ हद तक लचीले होते हैं वे आम तौर पर अधिक मूल्यवान होते हैं।)
एक अन्य विकल्प, यदि यह जारी रहता है, तो उसे यह बताना है कि उपलब्धता की मात्रा के साथ वह अनुरोध कर रहा है, आपको इसे कवर करने के लिए अपनी दरें बढ़ाने की आवश्यकता है (यदि यह ऐसा कुछ है जिसे आप अधिक कीमत पर करने को तैयार हैं - लेकिन आप नहीं हो सकते हैं किसी भी कीमत पर ऐसा करने को तैयार हैं, जो ठीक भी है)।
हालाँकि, इस सब के दौरान, ध्यान रखें कि आपको यह जानने की ज़रूरत है कि आप इसे कितना आगे बढ़ाने के लिए तैयार हैं। क्या आप इस पर ग्राहक को खोने को तैयार हैं? यह संभव है कि वह निर्णय लेगा कि वह किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम करना पसंद करेगा जो अधिक बार उपलब्ध हो। यदि यह एक परिणाम है जिसे आप बर्दाश्त करने को तैयार नहीं हैं, तो आप अपने दृष्टिकोण को तदनुसार संशोधित करना चाहेंगे।
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