एक नेतृत्व कोच के रूप में, मैं नेताओं के साथ काम करने वाली मुख्य चीजों में से एक उनकी उत्पादकता है। यह कई संगठनों में एक आम समस्या है, खासकर उच्च विकास वाली कंपनियों के साथ। व्यवसाय की तीव्र वृद्धि और परिवर्तन की गति कई अधिकारियों को संगठित और केंद्रित रहने के लिए संघर्ष कर रही है, जिसके परिणामस्वरूप व्यक्तिगत परिणामों की कमी होती है।
किसी भी उत्पादकता प्रणाली की कुंजी मूल्य पर ध्यान केंद्रित करना है, प्रयास पर नहीं। कार्यपालक जो अपनी टू-डू सूचियों से उतनी ही चीजों की जाँच करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जितनी वे उन सूचियों में डालने के बारे में सोचे बिना हर दिन कर सकते हैं, बहुत कुछ किया जाएगा, लेकिन अक्सर महत्वपूर्ण परिणाम देने में विफल होते हैं। कार्यकारी अधिकारी जो मानते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण, उच्चतम प्रभाव वाली क्रियाएं दीर्घकालिक मूल्य पैदा करेंगी और असाधारण रूप से सफल होंगी।
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इस खोज में आपकी मदद करने वाली सबसे अच्छी आदतों में से एक व्यक्तिगत साप्ताहिक योजना प्रक्रिया विकसित करना है। अपने सप्ताह की योजना बनाने के लिए समय निकालकर, आप अपने समय और ऊर्जा के सर्वोत्तम उपयोग की पहचान कर सकते हैं और सफलता के लिए खुद को व्यवस्थित कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि मैं रविवार की रात को अपने सप्ताह की योजना कैसे बनाता हूं ताकि मैं आत्मविश्वास के साथ सोमवार की सुबह दौड़ते हुए मैदान में उतर सकूं।
1. माइंड स्वीप करें।
जब भी मैं बड़ी तस्वीर के बारे में सोच रहा हूं और योजना बनाने की कोशिश कर रहा हूं तो सबसे पहले मैं अपने विचारों को साफ करने के लिए एक दिमाग की सफाई करता हूं। यह प्रक्रिया विभिन्न श्रेणियों में संकेतों की एक सूची के माध्यम से चलती है, जिन चीजों को मैं याद रखने की कोशिश कर रहा हूं और जो प्रतिबद्धताएं मैंने की हैं (वैज्ञानिकों को क्या कहते हैं) संज्ञानाात्मक भार ), और उन्हें कागज पर उतार देता है। यह मेरे दिमाग से ध्यान भटकाता है ताकि मैं काम पर बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकूं।
2. आने वाले सप्ताह की समीक्षा करें।
मेरा अगला कदम आने वाले सप्ताह के कार्यक्रम की समीक्षा करना है। मैं एक रक्षात्मक कैलेंडर रणनीति का उपयोग करने की सलाह देता हूं, जो आपके शेड्यूल को महत्व और तात्कालिकता के आधार पर समूहबद्ध कार्यों के साथ समय के बड़े हिस्से में व्यवस्थित करके आपकी उत्पादकता में सुधार करता है। इससे आपके काम को व्यवस्थित और प्रबंधित करना आसान हो जाएगा।
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यदि मेरी योजना अच्छी तरह से व्यवस्थित नहीं है, तो मैं अपने कैलेंडर में निरंतर समय खाली करने के लिए परिवर्तनों का अनुरोध करता हूं ताकि केंद्रित समय बनाया जा सके और यात्रा और रसद को अनुकूलित किया जा सके। यह समय किसी भी तैयारी कार्य या समीक्षा की पहचान करने का भी है जो मुझे सप्ताह के लिए करने की आवश्यकता है।
3. तीन से पांच सप्ताह का इंतजार करें।
एक बार जब मेरे पास यह सप्ताह नियंत्रण में हो जाता है, तो मैं अगले सात दिनों में किसी भी प्रकार की कार्रवाई करने के लिए आवश्यक किसी भी चीज़ के लिए तीन से पांच सप्ताह और आगे देखता हूं। मैं यात्रा व्यवस्था, बड़े परियोजना कार्य और रचनात्मक विकास जैसी चीजों की तलाश करता हूं। ऐसा करने से मेरे या मेरी टीम के लिए अग्नि अभ्यास बनाने वाले आश्चर्यों से बचा जा सकता है।
4. पिछले सप्ताह पर चिंतन करें।
एक बार जब मुझे भविष्य पर अच्छी पकड़ हो जाती है, तो मैं पिछले एक या दो सप्ताह में पीछे मुड़कर देखता हूं और देखता हूं कि क्या पिछली घटनाओं से कोई खुली वस्तु या कार्य है जो मुझे याद हो सकता है। मैं त्वरित धन्यवाद नोट्स लिखने और पिछली बैठकों से आने वाली किसी भी कार्रवाई या योजना की पुष्टि करने के अवसरों की तलाश करता हूं। मैं इस समय को इस बात पर विचार करने के लिए भी लूंगा कि क्या अच्छा हुआ और क्या नहीं, और मैं अपने कार्यक्रम और आगे की योजना को कैसे सुधार सकता हूं।
5. अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों की जाँच करें।
इसके बाद मैं अपने तिमाही उद्देश्यों और प्रमुख परिणामों की जांच करता हूं। तिमाही के अंत में मैं कहाँ रहना चाहता हूँ, इसके आधार पर, मैं यह देखने के लिए जाँच करता हूँ कि मुझे कहाँ प्रगति करनी है और आने वाले सप्ताह के लिए कार्य निर्धारित करना है। मैं उन लोगों तक भी पहुंचूंगा जिनके साथ मुझे समय निर्धारित करने या बैठकें स्थापित करने के लिए समन्वय या सहयोग करने की आवश्यकता है।
6. तात्कालिकता और प्रभाव के आधार पर छाँटें।
एक बार जब मेरे पास मेरे कार्य और अनुस्मारक लिख दिए जाते हैं, तो मैं क्रमबद्ध और व्यवस्थित करना शुरू कर देता हूं। मैं जटिलता और आकार पर नोट्स बनाऊंगा और फिर उन्हें दो प्रमुख मानदंडों के आधार पर छाँटूँगा। पहला तात्कालिकता है, जो इस सप्ताह के लिए कार्य कितना महत्वपूर्ण है। मूल रूप से, अगर मैं इसे अगले सप्ताह के लिए टाल दूं, तो क्या यह मेरे या दूसरों के लिए समस्या पैदा करेगा? दूसरा मानदंड प्रभाव है, जो यह है कि यह कार्य मेरे लिए छोटी और लंबी अवधि में कितना मूल्य पैदा करता है।
अगर मैंने चीजों को सही ढंग से किया है, तो मेरा शेड्यूल अच्छी तरह से संरचित होगा और मेरे पास एक योजना होगी कि सप्ताह कैसे आगे बढ़ेगा। मेरे पास केंद्रित कार्य के लिए कई समय ब्लॉक होंगे, समान कार्यों को समूहीकृत करना ताकि मैं एक ही मानसिकता में रह सकूं और कार्य-स्विचिंग को कम कर सकूं।
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बेशक, जीवन होता है, और सोमवार की सुबह कुछ अप्रत्याशित हो सकता है और मुझे सब कुछ फिर से करने की आवश्यकता होगी। और यह ठीक है।
योजना का मूल्य यह नहीं है कि कोई योजना पूरी तरह से क्रियान्वित होगी। यह है कि जब ऐसा नहीं होता है, तो आप समझेंगे कि आपकी प्लेट में क्या है, आपकी प्राथमिकताएं क्या हैं, और आप योजना पर बने रहने के लिए चीजों को फिर से कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं।
