कुछ उद्यमियों के लिए, बैठकें व्यायाम करने के बराबर होती हैं, वे मज़ेदार नहीं होती हैं लेकिन आप जानते हैं कि वे आवश्यक हैं। कभी-कभी बैठकें त्वरित और महत्वपूर्ण होती हैं और कभी-कभी वे आपके दिन का एक अच्छा हिस्सा लेती हैं। लेकिन, बैठक कितनी भी लंबी क्यों न हो, सबसे महत्वपूर्ण यह है कि आप इससे क्या प्राप्त करते हैं।
आपके पास पूरा करने के लिए समय सीमा है, पूरा करने के लिए बहुत सारे कार्य और प्रबंधन के लिए एक पूरी टीम है। समय पैसा है और अगर सही तरीके से संभाला नहीं जाता है, तो बैठकें बहुत सारे कीमती घंटे खा सकती हैं। टीम मीटिंग का अधिकतम लाभ उठाने में आपकी मदद करने के लिए, आप और आपके कर्मचारी इस पाँच-चरणीय मार्गदर्शिका का पालन कर सकते हैं। आप जल्दी से नोटिस करेंगे कि आप और आपकी टीम अधिक उत्पादक बैठकों का नेतृत्व करेंगे, अधिक बार।
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1. एक एजेंडा विकसित और वितरित करें।
पहले से मीटिंग एजेंडा तैयार करने से आप एक ठोस गेम प्लान तैयार कर सकते हैं। आप उन सभी महत्वपूर्ण मदों को सूचीबद्ध कर सकते हैं जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं और जिन लक्ष्यों को आप बैठक के अंत में पूरा करना चाहते हैं। इसे संक्षिप्त बनाएं और यहां तक कि उन चीजों के लिए रिक्त स्थान भरें जिन्हें आप जानना चाहते हैं।
कार्यसूची के पीछे आप क्रिया मदों के लिए गिने रिक्त स्थानों की सूची बना सकते हैं। यह मीटिंग में उपस्थित लोगों को मीटिंग के परिणामस्वरूप कार्य करने के लिए आवश्यक कुछ भी लिखने की अनुमति देता है, और यह सब कुछ एक ही स्थान पर रखता है।
एक बार एजेंडा फाइनल हो जाने के बाद, इसे अपनी टीम को भेजें। वे ठीक-ठीक देख पाएंगे कि आप क्या चर्चा करना चाहते हैं, आपके पास कौन से प्रश्न हो सकते हैं और वे किस तरह के विचार या चिंताएँ सामने लाना चाहते हैं। एक एजेंडा हर किसी को यह महसूस करने में मदद करता है कि बैठक के दौरान उनसे क्या उम्मीद की जाए और उनसे क्या उम्मीद की जाए।
2. एजेंडा के आसपास योजना बनाएं।
एजेंडा केवल चर्चा बिंदुओं की एक सूची है। प्रत्येक आइटम के साथ प्रश्नों, उत्तरों या सलाह की एक सूची तैयार करने के लिए बैठक से पहले सभी के लिए एजेंडा की समीक्षा करना आवश्यक है। यह सभी को विषय पर रखेगा, एजेंडा पर अगले आइटम पर आगे बढ़ने से पहले उन सभी चीजों पर चर्चा करेगा जिन पर चर्चा करने की आवश्यकता है।
प्रत्येक विषय के अंत में सभी से पूछें, 'क्या आगे बढ़ने से पहले किसी के पास कोई प्रश्न हैं?' यह किसी भी अन्य प्रश्न को सामने लाने का मौका है, जबकि जानकारी अभी भी सभी के दिमाग में ताजा है।
3. प्रत्येक बैठक से पहले 'अंधेरा' जाओ।
टेबल पर अपडेट और नए विचारों को लाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपनी टीम को उनके साथ अपना एजेंडा ले जाने के लिए प्रोत्साहित करें और 'अंधेरे', या विकर्षणों से दूर रहें। उदाहरण के लिए, जब आप एक विचार-मंथन बैठक करने का निर्णय लेते हैं, तो सभी को बैठक से कुछ समय पहले विचार-विमर्श करने के लिए विचारों की एक सूची तैयार करने के लिए 10-15 मिनट के विचार-मंथन के लिए समर्पित करने के लिए कहें। वे अपने विचारों और नोट्स को एक त्वरित संदर्भ मार्गदर्शिका के रूप में एजेंडा की अपनी प्रति में जोड़ सकते हैं।
यह आपको और आपकी टीम को मीटिंग में सीधे कूदने और विचारों पर चर्चा करने के लिए टेबल के चारों ओर जाने की अनुमति देगा, जबकि वे दिमाग में सबसे ऊपर हैं। अगले व्यक्ति के बोलने के लिए लंबे समय तक प्रतीक्षा करने के बजाय, हर कोई विचारों के माध्यम से बात करने के लिए तैयार होगा और उसी दिन आपके पास कार्रवाई का सबसे अच्छा तरीका तय करने का एक बड़ा मौका होगा। कमरे में ऊर्जा संक्रामक होगी और आपको यह देखकर खुशी होगी कि ये बैठकें कितनी अधिक उत्पादक हो सकती हैं।
4. बाहरी विकर्षणों को दूर करें।
महत्वपूर्ण मामलों पर चर्चा करने के लिए एक निश्चित समय देने के लिए बैठकें बनाई जाती हैं। अपने फोन या लैपटॉप जैसे किसी भी बाहरी विकर्षण को अपने साथ न लाकर उस समय का सम्मान करें। अन्यथा, सहकर्मी आपको टाइप करते हुए या लगातार अपने फ़ोन की जाँच करते हुए देखना असभ्य या अपमानजनक समझ सकते हैं।
हालाँकि, क्योंकि कुछ लोगों को नोट्स लेने या ईमेल पर नज़र रखने के लिए इलेक्ट्रॉनिक उपकरण की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए सुनिश्चित करें कि इसे एक साइलेंट सेटिंग पर रखें ताकि कोई तेज़ सूचनाएँ बंद न हों। साथ ही, यदि आप इलेक्ट्रॉनिक उपकरण लाते हैं, तो मीटिंग की शुरुआत में सभी को बताएं कि आप इसका उपयोग नोट्स लेने के लिए करेंगे। आप उपकरण क्यों ला रहे हैं, इस बारे में समय से पहले उपकरण न लाकर या लोगों को चेतावनी न देने से, सहकर्मियों को यह सोचने से रोका जा सकेगा कि क्या आप ध्यान दे रहे हैं।
5. प्रमुख टेकअवे दोहराकर बैठकें समाप्त करें।
बैठक के नेता के रूप में, प्रत्येक बैठक के अंतिम पांच मिनट का उपयोग मुख्य टेकअवे को जल्दी से सारांशित करने के लिए करना सुनिश्चित करें। यह सूचना के सबसे महत्वपूर्ण अंशों को स्पष्ट करने में मदद करता है। अगली मीटिंग में सभी से जो करने या प्रस्तुत करने की अपेक्षा की जाती है उसे दोहराना मीटिंग को समाप्त करने और सभी को कार्य पर रखने का एक शानदार तरीका है।
बैठकों से मूल्य प्राप्त करना मुख्य प्राथमिकता होनी चाहिए, उन चीजों के लिए बैठकें न करें जिन पर आप फोन या ईमेल पर जल्दी से चर्चा कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपकी बैठकें महत्वपूर्ण चर्चा विषयों और उच्च उत्पादकता के लिए निर्धारित की गई हैं। एक साथ काम करने और परियोजनाओं को सुचारू रूप से आगे बढ़ाने के लिए इस समय का बुद्धिमानी से उपयोग करने में आपकी टीम की मदद करें।
