'बहुत अधिक बैठकें' और 'अनुत्पादक बैठकों में बहुत अधिक समय बर्बाद।' जब कोई कंपनी कम कर्मचारी जुड़ाव के साथ संघर्ष करती है, तो आपको सूची में सबसे ऊपर इनमें से एक शिकायत हमेशा मिलेगी।
ये बैठकों के बारे में शिकायतों की तरह दिखते हैं, लेकिन वास्तव में, ये अनादर महसूस करने के बारे में बयान हैं।
माइक नापोली कितना पुराना है
जब कोई कहता है कि वे बहुत अधिक बैठकों में हैं, तो वे कह रहे हैं कि जो लोग इन बैठकों को बुला रहे हैं वे अपनी थाली में अन्य सभी महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान नहीं दे रहे हैं। कर्मचारी अपने कार्यभार की अनुमति से अधिक बैठकों में जाता है, जिससे उन्हें ब्रेक, छुट्टियों और परिवारों से समय चुराने के लिए मजबूर किया जाता है ताकि वे वह काम कर सकें जो उन्हें अपनी तनख्वाह पाने के लिए पूरा करना होगा।
जब कोई * अनुत्पादक * बैठकों में समय बर्बाद करने की शिकायत करता है, तो वे कह रहे हैं कि बैठक के नेता ने उत्पादक बैठक की योजना बनाने के लिए टीम का पर्याप्त सम्मान नहीं किया। जल्दबाजी में किया गया नेता दावा कर सकता है कि उनके पास बैठक की योजना बनाने के लिए समय नहीं था, जो इसे और भी बदतर बना देता है क्योंकि अब यह बहुत स्पष्ट है कि नेता का समय कीमती है लेकिन बाकी सभी का समय बर्बाद करना स्वीकार्य है।
उच्च प्रदर्शन करने वाले संगठन सही समय पर सही लोगों के साथ सही बैठकें चलाते हैं। वे उस समय का सम्मान करते हैं जब कर्मचारी बैठकों में निवेश करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि इसे उत्पादक उपयोग में लाया जाए।
समय पर शुरू करना और समाप्त करना मायने रखता है, जैसा कि बैठक के भीतर समय को निष्पक्ष रूप से साझा करना है। शायद अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि विचारशील नेता बैठकों को निर्धारित करने के लिए काम करते हैं जो अन्य कार्यों में व्यवधान को कम करते हैं और अनावश्यक उपस्थित लोगों को असुविधा से बचाते हैं।
मीटिंग शेड्यूल करने के तरीके में सम्मान पैदा करने के पांच तरीके यहां दिए गए हैं।
1. कार्य स्विचिंग समय को कम करने के लिए प्राकृतिक संक्रमण समय पर मीटिंग शेड्यूल करें।
प्रभावी शेड्यूलिंग मीटिंग के दौरान फ़ोकस में सुधार करता है, कार्य-स्विचिंग लागत को कम करता है, और अन्य कार्यों के लिए उत्पादक फ़ोकस समय बढ़ाता है। टास्क स्विचिंग वह समय है जो आपका ध्यान एक कार्य से दूसरे कार्य पर लगाने और फिर से ध्यान केंद्रित करने में लगता है। टास्क-स्विचिंग टाइम पेनल्टी दिन से अतिरिक्त 10 से 50 मिनट तक कहीं भी निकल सकती है।
बैठकें सुबह सबसे पहले होती हैं, दोपहर के ब्रेक से ठीक पहले, और दिन के अंत में ऐसे समय के साथ संरेखित करें जब काम पहले से ही स्वाभाविक रूप से बाधित हो। यह प्रत्येक मीटिंग के लिए कार्य-स्विचिंग रुकावटों के बजाय दो के बजाय केवल एक बनाता है।
2. तैयारी के लिए पर्याप्त समय के साथ बैठकें निर्धारित करें।
बैठक में समय को उत्पादक और केंद्रित रखने के लिए, सभी को तैयार होकर आने की आवश्यकता होगी। उन्हें कार्यसूची की समीक्षा करने, कोई रिपोर्ट पढ़ने और उनके द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों पर विचार करने के लिए समय की आवश्यकता होगी।
कम से कम दो दिन पहले निर्धारित बैठकें लोगों को तैयार होकर आने का समय देती हैं।
माइकल मौसम के अनुसार कितना लंबा है
3. संक्रमण के लिए बैठकों के बीच समय छोड़ दें।
उत्पादक बैठकें समय पर शुरू होती हैं, जो तब असंभव हो जाती है जब लोगों के पास एक बैठक को छोड़कर दूसरी बैठक में जाने के लिए आवश्यक समय नहीं होता है।
कई मीटिंग वाले दिनों में, अगली मीटिंग शुरू होने से कम से कम 10 मिनट पहले मीटिंग्स को शेड्यूल करना सुनिश्चित करता है कि लोगों के पास इनायत से ट्रांज़िशन करने का समय हो। यह शौचालय के लिए एक त्वरित यात्रा करने और कुछ जरूरी संदेशों को वापस करने के लिए पर्याप्त समय है, जिससे हर किसी की ध्यान केंद्रित करने की क्षमता में बहुत फर्क पड़ता है।
4. 'नो मीटिंग्स' टाइम के रूप में पूरे या आधे दिन को ब्लॉक करें।
उच्च प्रदर्शन करने वाले व्यक्ति नियमित रूप से उस काम के लिए समय रोकते हैं जो वे करना चाहते हैं। टाइम-ब्लॉकिंग के रूप में जाना जाता है, आप इस लाभ को पूरे समूह में निर्दिष्ट मीटिंग-फ्री फ़ोकस टाइम के साथ गुणा कर सकते हैं।
इससे सभी को पता चल जाता है कि वे प्रत्येक सप्ताह व्यक्तिगत काम करने के लिए लगातार कई घंटों तक भरोसा कर सकते हैं, जिससे योजना बनाना आसान हो जाता है, चिंता कम हो जाती है और उत्पादकता बढ़ जाती है। यह ज्ञान कार्यकर्ताओं के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जिन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने और 'प्रवाह में आने' के लिए निर्बाध समय के बड़े ब्लॉक की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, हमारी टीम मंगलवार और शुक्रवार को बैठकों से मुक्त होकर निकलती है।
5. बैठकों को वैकल्पिक बनाएं।
अंत में, प्रत्येक व्यक्ति के समय का सम्मान करने का सबसे सरल तरीका है कि उस समय का सर्वोत्तम उपयोग करने के बारे में उनके निर्णय का सम्मान करें। यदि आपकी टीम को लगता है कि बहुत सारी बैठकें हैं, तो उन्हें बताएं कि वे अपने काम के लिए अनावश्यक किसी भी बैठक से बाहर निकल सकते हैं।
और, यदि उन्हें लगता है कि बैठक उपयोगी नहीं है, तो 'दो पैरों के नियम' को अपनाएं। जब आप महसूस करते हैं कि यह आपके समय का अच्छा उपयोग नहीं है, तो चुपचाप एक बैठक छोड़ना ठीक है।
यदि आपका संगठन अनुत्पादक बैठकों को कैलेंडर से दूर रखने के लिए संघर्ष करता है, तो इनमें से कुछ युक्तियों को नीतियों के रूप में लागू करने से सम्मान का एक शक्तिशाली संदेश जाएगा। जब आप मीटिंग शेड्यूल करने के लिए काम करते हैं जो हर किसी के समय का सम्मान करती है, तो आपको अधिक व्यस्त और वफादार कर्मचारी होने से लाभ होगा जो उस समय को आपके लिए काम करेंगे।
