कंप्यूटर और कंप्यूटर सिस्टम

कंप्यूटर एक प्रोग्राम करने योग्य उपकरण है जो कार्य के लिए प्रोग्राम किए जाने के बाद डेटा पर स्वचालित रूप से गणना या अन्य संचालन का एक क्रम निष्पादित कर सकता है। यह आंतरिक निर्देशों के अनुसार डेटा को स्टोर, पुनर्प्राप्त और संसाधित कर सकता है। एक कंप्यूटर या तो डिजिटल, एनालॉग या हाइब्रिड हो सकता है, हालांकि आज अधिकांश ऑपरेशन डिजिटल हैं। डिजिटल कंप्यूटर चर को संख्याओं के रूप में व्यक्त करते हैं, आमतौर पर बाइनरी सिस्टम में। उनका उपयोग सामान्य उद्देश्यों के लिए किया जाता है, जबकि एनालॉग कंप्यूटर विशिष्ट कार्यों के लिए बनाए जाते हैं, आमतौर पर वैज्ञानिक या तकनीकी। शब्द 'कंप्यूटर' आमतौर पर डिजिटल कंप्यूटर का पर्याय है, और व्यवसाय के लिए कंप्यूटर विशेष रूप से डिजिटल हैं।

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कंप्यूटर प्रणाली के तत्व

कंप्यूटर का कोर, कंप्यूटिंग हिस्सा इसकी सेंट्रल प्रोसेसिंग यूनिट (सीपीयू), या प्रोसेसर है। इसमें गणना करने के लिए एक अंकगणित-तर्क इकाई, प्रसंस्करण के लिए अस्थायी रूप से डेटा संग्रहीत करने के लिए मुख्य मेमोरी, और मेमोरी, इनपुट और आउटपुट स्रोतों और अंकगणित-तर्क इकाई के बीच डेटा के हस्तांतरण को नियंत्रित करने के लिए एक नियंत्रण इकाई शामिल है। हालाँकि, विभिन्न परिधीय उपकरणों के बिना एक कंप्यूटर पूरी तरह कार्यात्मक नहीं है। ये आम तौर पर केबल के माध्यम से कंप्यूटर से जुड़े होते हैं, हालांकि कुछ को सीपीयू के साथ एक ही यूनिट में बनाया जा सकता है। इनमें डेटा के इनपुट के लिए उपकरण शामिल हैं, जैसे कि कीबोर्ड, चूहों, ट्रैकबॉल, स्कैनर, लाइट पेन, मोडेम, चुंबकीय पट्टी कार्ड रीडर, और माइक्रोफोन, साथ ही डेटा के आउटपुट के लिए आइटम, जैसे मॉनिटर, प्रिंटर, प्लॉटर, लाउडस्पीकर, ईयरफोन और मोडेम। इन इनपुट/आउटपुट उपकरणों के अलावा, अन्य प्रकार के बाह्य उपकरणों में सहायक मेमोरी स्टोरेज के लिए कंप्यूटर डेटा स्टोरेज डिवाइस शामिल हैं, जहां कंप्यूटर बंद होने पर भी डेटा सहेजा जाता है। ये उपकरण अक्सर चुंबकीय टेप ड्राइव, चुंबकीय डिस्क ड्राइव या ऑप्टिकल डिस्क ड्राइव होते हैं।

अंत में, एक डिजिटल कंप्यूटर को स्वचालित रूप से कार्य करने के लिए, उसे प्रोग्राम, या कंप्यूटर-पठनीय कोड में लिखे गए निर्देशों के सेट की आवश्यकता होती है। कंप्यूटर के भौतिक या हार्डवेयर घटकों से अलग होने के लिए, प्रोग्राम को सामूहिक रूप से सॉफ़्टवेयर के रूप में संदर्भित किया जाता है।

एक कंप्यूटर प्रणाली इसलिए, परिधीय उपकरण और सॉफ्टवेयर के साथ संयुक्त एक कंप्यूटर है ताकि यह वांछित कार्य कर सके। अक्सर 'कंप्यूटर' और 'कंप्यूटर सिस्टम' शब्दों का इस्तेमाल एक-दूसरे के लिए किया जाता है, खासकर जब परिधीय उपकरणों को कंप्यूटर के समान इकाई में बनाया जाता है या जब कोई सिस्टम बेचा जाता है और पैकेज के रूप में स्थापित किया जाता है। शब्द 'कंप्यूटर सिस्टम', हालांकि, एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर के कॉन्फ़िगरेशन को भी संदर्भित कर सकता है, जैसे कि एक विनिर्माण नियंत्रण प्रणाली, एक पुस्तकालय स्वचालन प्रणाली, या एक लेखा प्रणाली। या यह एक साथ जुड़े कई कंप्यूटरों के नेटवर्क को संदर्भित कर सकता है ताकि वे सॉफ्टवेयर, डेटा और परिधीय उपकरण साझा कर सकें।

कंप्यूटर को आकार और शक्ति के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है, हालांकि कंप्यूटर की प्रसंस्करण शक्ति में प्रगति ने पारंपरिक श्रेणियों के बीच के अंतर को धुंधला कर दिया है। शक्ति और गति कंप्यूटर की आंतरिक भंडारण इकाइयों के आकार से प्रभावित होती है, जिन्हें शब्द कहा जाता है, जो डेटा की मात्रा को एक बार में संसाधित कर सकते हैं और बिट्स (बाइनरी अंक) में मापा जाता है। कंप्यूटर की गति भी उसकी घड़ी की गति से निर्धारित होती है, जिसे मेगाहर्ट्ज़ में मापा जाता है। इसके अतिरिक्त, कंप्यूटर की मुख्य मेमोरी की मात्रा, जिसे रैम (रैंडम एक्सेस मेमोरी) के बाइट्स (या अधिक सटीक, किलोबाइट, मेगाबाइट, या गीगाबाइट) में मापा जाता है, यह निर्धारित करने में एक भूमिका निभाता है कि यह कितना डेटा संसाधित कर सकता है। मेमोरी की मात्रा जो सहायक स्टोरेज डिवाइस में हो सकती है, कंप्यूटर सिस्टम की क्षमताओं को भी निर्धारित करती है।

माइक्रो कंप्यूटर

माइक्रोप्रोसेसर के विकास, एकल एकीकृत-सर्किट चिप पर एक सीपीयू, ने पहली बार किफायती एकल-उपयोगकर्ता माइक्रो कंप्यूटर के विकास को सक्षम किया। हालाँकि, शुरुआती माइक्रो कंप्यूटरों की धीमी प्रसंस्करण शक्ति ने उन्हें केवल शौक़ीन लोगों के लिए आकर्षक बना दिया, न कि व्यावसायिक बाज़ार के लिए। हालांकि, 1977 में, तीन निर्माताओं से ऑफ-द-शेल्फ होम कंप्यूटर की शुरुआत के साथ व्यक्तिगत कंप्यूटर उद्योग शुरू हुआ।

'पर्सनल कंप्यूटर' (पीसी) शब्द आईबीएम द्वारा 1981 में अपने पीसी के लॉन्च के साथ गढ़ा गया था। यह मॉडल एक त्वरित सफलता बन गया और माइक्रो कंप्यूटर उद्योग के लिए मानक स्थापित किया। 1990 के दशक की शुरुआत तक पर्सनल कंप्यूटर कंप्यूटरों की सबसे तेजी से बढ़ने वाली श्रेणी बन गए थे। यह काफी हद तक सभी आकारों के व्यवसायों में उनके उपयोग को अपनाने के कारण था। इन छोटे, सस्ते कंप्यूटरों की उपलब्धता ने कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को छोटे से छोटे उद्यमों तक भी पहुँचा दिया।

व्यवसाय की दुनिया में प्रवेश करने के लिए माइक्रो कंप्यूटर की नवीनतम श्रेणी पोर्टेबल कंप्यूटर है। ये छोटे और हल्के-लेकिन तेजी से शक्तिशाली-कंप्यूटर आमतौर पर लैपटॉप या नोटबुक कंप्यूटर के रूप में जाने जाते हैं। लैपटॉप कंप्यूटर में डेस्कटॉप पर्सनल कंप्यूटर के समान शक्ति होती है, लेकिन अधिक कॉम्पैक्ट रूप से बनाए जाते हैं और फ्लैट स्क्रीन मॉनिटर का उपयोग करते हैं, आमतौर पर लिक्विड क्रिस्टल डिस्प्ले का उपयोग करते हैं, जो एक पतली इकाई बनाने के लिए फोल्ड होते हैं जो ब्रीफकेस में फिट होती है और आमतौर पर इसका वजन 15 पाउंड से कम होता है। एक नोटबुक कंप्यूटर वह होता है जिसका वजन 6 पाउंड से कम होता है और इसमें पूर्ण आकार का कीबोर्ड हो भी सकता है और नहीं भी। पॉकेट कंप्यूटर एक हाथ से पकड़े जाने वाला कैलकुलेटर के आकार का कंप्यूटर है। एक व्यक्तिगत डिजिटल सहायक एक पॉकेट कंप्यूटर है जो इनपुट के लिए एक पेन और टैबलेट का उपयोग करता है, एक फैक्स/मॉडेम कार्ड है, और दूरस्थ डेटा संचार के लिए एक सेलुलर टेलीफोन की क्षमताओं के साथ संयुक्त है। पोर्टेबल कंप्यूटर उन व्यवसायियों के बीच तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं जो यात्रा करते हैं, जैसे कि अधिकारी या बिक्री प्रतिनिधि।

ओपन सिस्टम

आज, अधिकांश कंप्यूटर सिस्टम 'खुले' हैं - विभिन्न निर्माताओं के कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर के साथ संगत। अतीत में, कंप्यूटर सिस्टम के सभी घटकों की उत्पत्ति एक ही निर्माता से हुई थी। कोई उद्योग-व्यापी मानक नहीं थे। नतीजतन, एक निर्माता के प्रिंटर, मॉनिटर और अन्य परिधीय उपकरण दूसरे निर्माता के कंप्यूटर से मेल खाने पर काम नहीं करेंगे। अधिक महत्वपूर्ण रूप से, सॉफ़्टवेयर केवल उस विशिष्ट कंप्यूटर ब्रांड पर चल सकता है जिसके लिए इसे डिज़ाइन किया गया था। आज, हालांकि, 'ओपन सिस्टम्स', जिसमें विभिन्न निर्माताओं के विभिन्न उपकरणों का एक साथ मिलान किया जा सकता है, आम है। ओपन सिस्टम छोटे व्यवसाय मालिकों के बीच विशेष रूप से लोकप्रिय हैं क्योंकि वे उद्यमों को अपने कंप्यूटर सिस्टम को अधिक आसानी से और सस्ते में अपग्रेड या विस्तार करने की अनुमति देते हैं। ओपन सिस्टम व्यवसाय के मालिकों को अधिक खरीद विकल्प प्रदान करते हैं, उन्हें नए सिस्टम पर कर्मचारियों के पुनर्प्रशिक्षण के खर्चों को कम करने में सक्षम बनाते हैं, और उन्हें बाहरी ग्राहकों या विक्रेताओं के साथ कंप्यूटर फ़ाइलों को साझा करने की अधिक स्वतंत्रता देते हैं।

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नेटवर्किंग

नेटवर्क पर कंप्यूटर भौतिक रूप से केबल से जुड़े होते हैं और ऑपरेटिंग सिस्टम सॉफ़्टवेयर के संयोजन के साथ नेटवर्क सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। उपयोग किए गए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के आधार पर, विभिन्न प्रकार के कंप्यूटरों को एक ही नेटवर्क पर रखा जा सकता है। इसमें विभिन्न आकारों के कंप्यूटर शामिल हो सकते हैं - जैसे मेनफ्रेम, मिड-रेंज और माइक्रो कंप्यूटर - या विभिन्न निर्माताओं के कंप्यूटर और पेरिफेरल्स, जिन्हें ओपन सिस्टम की ओर रुझान ने सुविधा प्रदान की है। लोकल एरिया नेटवर्क (LAN) कंप्यूटर को एक सीमित भौगोलिक क्षेत्र में जोड़ता है, जबकि वाइड एरिया नेटवर्क (WAN) विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रों में कंप्यूटरों को जोड़ता है। नेटवर्क में विभिन्न आर्किटेक्चर हो सकते हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि नेटवर्क पर कंप्यूटर स्वतंत्र रूप से कार्य कर सकते हैं या नहीं। आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला सिस्टम आर्किटेक्चर क्लाइंट-सर्वर है, जिसके तहत एक सर्वर कंप्यूटर को डेटा के भंडारण और प्रसंस्करण के रूप में नामित किया जाता है और क्लाइंट कंप्यूटर पर प्रत्येक के कई उपयोगकर्ताओं द्वारा एक्सेस किया जाता है।

LAN ने बदल दिया है कि कैसे एक संगठन के कर्मचारी कंप्यूटर का उपयोग करते हैं। उन संगठनों में जहां कर्मचारी पहले 'डंब' टर्मिनलों के माध्यम से मिडरेंज कंप्यूटर का उपयोग करते थे, इन कर्मचारियों के पास अब आम तौर पर अधिक क्षमताएं हैं। इन उपयोगकर्ताओं के पास अपने डेस्क पर अपने निजी कंप्यूटर होते हैं, लेकिन फिर भी वे नेटवर्क के माध्यम से किसी मिडरेंज या अन्य सर्वर से आवश्यक डेटा तक पहुंचने में सक्षम होते हैं। जबकि छोटे व्यवसाय आमतौर पर LAN के पक्ष में होते हैं, WAN का उपयोग अक्सर एक विस्तृत भौगोलिक क्षेत्र में स्थित कई सुविधाओं वाली कंपनियों द्वारा किया जाता है। आखिरकार, WAN सिस्टम के तहत, कंपनी के डेटाबेस को एक शहर के मुख्यालय में, दूसरे शहर के मैन्युफैक्चरिंग प्लांट में और अन्य स्थानों के सेल्स ऑफिस में एक्सेस किया जा सकता है।

कंप्यूटर का व्यावसायिक उपयोग

कंप्यूटर का उपयोग सरकार, उद्योग, गैर-लाभकारी और गैर-सरकारी संगठनों और घर में किया जाता है, लेकिन उनका प्रभाव व्यवसाय और उद्योग में सबसे अधिक रहा है। व्यवसाय की प्रतिस्पर्धी प्रकृति ने कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और सिस्टम डिजाइन में निरंतर प्रगति की मांग पैदा की है। इस बीच, कंप्यूटर सिस्टम की गिरती कीमतों और उनकी बढ़ती शक्ति और उपयोगिता ने अधिक से अधिक उद्यमों को व्यावसायिक कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए कंप्यूटर सिस्टम में निवेश करने के लिए प्रेरित किया है। आज, कंप्यूटर का उपयोग व्यावसायिक उद्यम के सभी पहलुओं में डेटा को संसाधित करने के लिए किया जाता है: उत्पाद डिजाइन और विकास, निर्माण, इन्वेंट्री नियंत्रण और वितरण, गुणवत्ता नियंत्रण, बिक्री और विपणन, सेवा डेटा, लेखा और कार्मिक प्रबंधन। उनका उपयोग सभी आकार के व्यवसायों और विनिर्माण, थोक, खुदरा, सेवाओं, खनन, कृषि, परिवहन और संचार सहित सभी उद्योग क्षेत्रों में किया जाता है।

कंप्यूटर सिस्टम का सबसे आम व्यावसायिक उपयोग डेटाबेस प्रबंधन, वित्तीय प्रबंधन और लेखा, और वर्ड प्रोसेसिंग हैं। ग्राहक, विक्रेता, कर्मचारी, सूची, आपूर्ति, उत्पाद आदेश और सेवा अनुरोध जैसे विषयों पर डेटाबेस में बदलती जानकारी का ट्रैक रखने के लिए कंपनियां डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करती हैं। वित्तीय और लेखा प्रणालियों का उपयोग बड़ी मात्रा में संख्यात्मक डेटा पर विभिन्न गणितीय गणनाओं के लिए किया जाता है, चाहे वित्तीय सेवा कंपनियों के बुनियादी कार्यों में या फर्मों की लेखा गतिविधियों में। स्प्रैडशीट या डेटाबेस प्रबंधन सॉफ़्टवेयर से लैस कंप्यूटर, इस बीच, देय खातों, प्राप्य खातों और पेरोल विभागों द्वारा वित्तीय डेटा को संसाधित और सारणीबद्ध करने और उनकी नकदी प्रवाह स्थितियों का विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है। अंत में, वर्ड प्रोसेसिंग सर्वव्यापी है और इसका उपयोग दस्तावेजों की एक विस्तृत श्रृंखला बनाने के लिए किया जाता है, जिसमें आंतरिक मेमो, बाहरी संस्थाओं के साथ पत्राचार, जनसंपर्क सामग्री और उत्पाद (प्रकाशन, विज्ञापन और अन्य उद्योगों में) शामिल हैं।

कृत्रिम बुद्धि पर आधारित सॉफ्टवेयर के उपयोग के माध्यम से रणनीतिक निर्णय लेने में मदद करने के लिए डेटाबेस का भी उपयोग किया जा सकता है। एक डेटाबेस सिस्टम में उत्पादों, सेवाओं, ग्राहकों आदि के रिकॉर्ड और आंकड़ों के अलावा-एक विशिष्ट क्षेत्र के भीतर पिछले मानव अनुभव के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है। इसे ज्ञान का आधार कहा जाता है। विशेषज्ञ प्रणाली के उपयोग के उदाहरणों में व्यापार पूर्वानुमान गतिविधियाँ जैसे निवेश विश्लेषण, वित्तीय योजना, बीमा हामीदारी, और धोखाधड़ी जोखिम भविष्यवाणी शामिल हैं। विशेषज्ञ प्रणालियों का उपयोग नियामक अनुपालन, अनुबंध बोली, जटिल उत्पादन नियंत्रण, ग्राहक सहायता और प्रशिक्षण से जुड़ी गतिविधियों में भी किया जाता है।

कंप्यूटर सिस्टम और लघु व्यवसाय

अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए, कंप्यूटर की दुनिया में कूदना एक प्रतिस्पर्धी आवश्यकता है, खासकर इंटरनेट के आगमन के साथ। लेकिन कंप्यूटर सिस्टम की खरीदारी उद्यमियों और स्थापित व्यापार मालिकों के लिए समान रूप से कठिन हो सकती है। आखिरकार, छोटे व्यवसाय उद्यमों में आमतौर पर अपने बड़े व्यापारिक भाइयों की तुलना में त्रुटि के लिए कम मार्जिन होता है। इस वास्तविकता को देखते हुए, मालिकों और प्रबंधकों के लिए कंप्यूटर और कंप्यूटर सिस्टम का चयन और रखरखाव करते समय बुद्धिमानी से चुनाव करना बहुत महत्वपूर्ण है। कंप्यूटर विकल्पों का वजन करते समय व्यापार मालिकों और प्रबंधकों को जिन चार प्रमुख क्षेत्रों पर विचार करने की आवश्यकता है वे हैं: 1) आपकी कंपनी की समग्र व्यावसायिक रणनीति; 2) आपके ग्राहकों की जरूरतें; 3) आपके कार्यबल की जरूरतें; और 3) प्रौद्योगिकी की स्वामित्व की कुल लागत (TCO)।

कंपनी की रणनीति

रिचर्ड हेन्सले ने लिखा, 'कंप्यूटर सिस्टम तकनीक को एक स्टैंड-अलोन इकाई के रूप में देखना आम बात है, जब वास्तव में इसे बड़े पैमाने पर और अधिक व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले व्यावसायिक उपकरणों में से एक माना जाना चाहिए। सिनसिनाटी बिजनेस कूरियर . '[कंप्यूटर सिस्टम प्रौद्योगिकी है] एक उपकरण जो समग्र कॉर्पोरेट रणनीति को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है'¦। हालांकि यह मालिक के दिमाग में अच्छी तरह से मौजूद हो सकता है, कई छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के पास कोई विस्तृत लिखित प्रणाली रणनीति नहीं है। यह आश्चर्य की बात नहीं है कि कई सिस्टम प्रौद्योगिकी कार्यान्वयन निर्णय रणनीतिक रूप से आधारित होने की तुलना में अधिक प्रतिक्रियाशील हैं। प्रतिस्पर्धी दबाव, बाजार तक पहुंचने की जरूरत और आंतरिक विकास खरीदारी के फैसले को मजबूर करते हैं।' इसके बजाय, सिस्टम क्रय निर्णयों को समग्र रणनीतियों का मूल्यांकन करने और वर्तमान परिचालन प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का आकलन करने के अवसर के रूप में सक्रिय रूप से उपयोग किया जाना चाहिए।

ग्राहक की आवश्यकताएं

व्यवसाय के मालिकों को यह सुनिश्चित करने की भी आवश्यकता है कि उनका चुना हुआ कंप्यूटर सिस्टम ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करता है। क्‍या ग्राहकों के साथ निरंतर संचार आपके व्‍यवसाय का एक महत्‍वपूर्ण घटक है? यदि ऐसा है, तो आपका सिस्टम ऐसी सुविधाओं से लैस होना चाहिए जो आपको और आपके क्लाइंट को समय पर और प्रभावी ढंग से कंप्यूटर के माध्यम से संवाद करने की अनुमति दें। क्या आपके व्यवसाय का स्वास्थ्य ग्राहक के आदेशों को संसाधित करने और चालान बनाने पर निर्भर करता है? यदि ऐसा है, तो सुनिश्चित करें कि आपका सिस्टम ऐसी आवश्यकताओं को आसानी से संभाल सकता है।

कार्यबल की जरूरत

चाहे एक नया कंप्यूटर सिस्टम शुरू करना हो या किसी मौजूदा सिस्टम में बदलाव करना हो, व्यवसाय अनिवार्य रूप से अपने कर्मचारियों के काम करने के तरीकों को बदल देते हैं, और इस कारक को ध्यान में रखा जाना चाहिए। हेन्सले ने कहा, 'जो कर्मचारी यथास्थिति से प्रस्थान को स्वीकार करने के लिए अनिच्छुक हैं, उनके कुछ प्रतिरोध का अनुभव करना असामान्य नहीं है।' 'इस तरह के प्रतिरोध को अक्सर प्रभावित कर्मचारियों को सिस्टम के विकास, या संशोधन में शामिल करके बहुत कम किया जा सकता है। वे व्यावहारिक जानकारी प्रदान कर सकते हैं कि वर्तमान प्रणाली के भीतर क्या अच्छा काम करता है और क्या नहीं। एक बार परिवर्तन लागू हो जाने के बाद, सभी उपयोगकर्ताओं के लिए एक प्रशिक्षण कार्यक्रम और समर्थन संरचना स्थापित करें। यह सिस्टम के लाभों को अधिकतम करेगा और परिवर्तन से अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने के लिए कर्मचारियों को बेहतर ढंग से सुसज्जित करेगा।' इसके अलावा, कंपनियों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को बुद्धिमानी से वितरित किया जाए। कंप्यूटर का आवंटन जरूरत के हिसाब से होना चाहिए, रैंकिंग के हिसाब से नहीं।

स्वामित्व की कुल लागत

कई छोटे व्यवसाय अपने हार्डवेयर निर्णय लेते समय विभिन्न कंप्यूटर सिस्टम से जुड़ी संचित लागतों पर विचार करने की उपेक्षा करते हैं। मूल मूल्य टैग के अलावा, कंपनियों को खरीद से जुड़ी छिपी सूचना प्रौद्योगिकी लागतों को तौलना होगा। स्वामित्व की कुल लागत (TCO) के रूप में जानी जाने वाली इन लागतों में तकनीकी सहायता, प्रशासनिक लागत, बेकार उपयोगकर्ता संचालन और पूरक खर्च (प्रिंटर स्याही और कागज की लागत, बिजली, आदि) शामिल हैं। एक अन्य कारक जिस पर विचार किया जाना चाहिए वह है उपकरण का उपयोगी जीवन। आखिरकार, जैसा कि हेन्सले ने कहा, 'प्रासंगिक सूचना का उत्पादन करने की क्षमता को आश्वस्त करने के लिए, प्रौद्योगिकी प्रणालियों को निर्धारित निवेश की आवश्यकता है।' विशेषज्ञों का सुझाव है कि व्यवसाय के मालिक जो इस वास्तविकता को अनदेखा करते हैं, वे अपने जोखिम पर ऐसा करते हैं। हीदर पेज ने लिखा, 'जब लागत में कटौती की बात आती है, तो आपकी पहली प्रवृत्ति हो सकती है कि आप अपने पीसी को यथासंभव लंबे समय तक पकड़ कर रखें, यह सोचकर कि आप नई तकनीक पर जितना कम पैसा खर्च करेंगे, उतना ही अच्छा होगा। व्यवसायी . वास्तव में, हालांकि, इस तरह के तर्क से अंततः व्यावसायिक लागतें बढ़ जाती हैं। पेज ने समझाया, 'हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम की कई पीढ़ियों के होने से आपके पीसी पर्यावरण की जटिलता बढ़ जाती है, इस प्रकार आपकी लागत बढ़ जाती है।' 'आपको न केवल पुरानी तकनीकों में तकनीकी विशेषज्ञता बनाए रखनी है, बल्कि आपको पुराने उपकरणों के लिए नई तकनीकों के साथ काम करने के तरीके भी खोजने होंगे और कई वातावरणों का समर्थन करने के लिए अपने सभी कस्टम एप्लिकेशन विकसित करने होंगे।'

आज के तेजी से बदलते कारोबारी माहौल को देखते हुए, सिस्टम अपग्रेड जीवन का एक तथ्य है। जैसा कि जोएल ड्रेफस ने उल्लेख किया है भाग्य , 'यदि आपके पास अपने व्यावसायिक कंप्यूटरों पर नवीनतम और (हमेशा) सबसे बड़ा सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर नहीं है, तो आपके विक्रेता और कर्मचारी आपको यह महसूस करा सकते हैं कि आप क्विल पेन और चर्मपत्र से केवल एक कदम दूर हैं।' लेकिन उन्नयन पहलों को आवेगपूर्ण ढंग से अनुमोदित नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय, प्रमुख कंप्यूटर सिस्टम अपग्रेड में निवेश करने से पहले, व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को उचित लागत-लाभ विश्लेषण करना चाहिए, स्थापना और प्रशिक्षण लागत, अन्य प्रणालियों के साथ संगतता, नई सुविधाओं की उपयोगिता, और व्यावसायिक जरूरतों को पूरा करने की वर्तमान क्षमता जैसे मुद्दों का वजन करना चाहिए।