बस अपने ईमेल ऐप को फायर करने से आपके कंधे उचट जाते हैं। और उस आगामी छुट्टी के लिए उत्साह हजारों अनुत्तरित ईमेल द्वारा घर में स्वागत किए जाने के विचार से प्रभावित होता है।
यदि ईमेल पढ़ने और उनका जवाब देने से आप थके हुए और उत्पीड़ित हो जाते हैं, तो यह समय है अपने इनबॉक्स को नियंत्रण में रखें .
यह काम नहीं करता
यदि आप अधिकतर लोगों को पसंद करते हैं, तो क्या हो रहा है यह देखने के लिए आप विशिष्ट संदेशों पर क्लिक करते हैं। कभी-कभी, आप जवाब देते हैं। कभी-कभी आप कुछ पढ़ा हुआ के रूप में चिह्नित करते हैं। आपके द्वारा पढ़े जाने वाले अन्य संदेश बाद में उनके पास वापस आने के इरादे से बंद हो जाते हैं, संभवतः उन्हें 'तारा' करते हैं।
यह काम नहीं करता है क्योंकि आप लगभग कभी भी उनके पास वापस नहीं जाते हैं। इस बीच, नए ईमेल आते हैं जो पुराने लोगों को सूची में और नीचे धकेलते हैं ... और आपकी चेतना से दूर।
जैसे-जैसे आपका इनबॉक्स भर जाता है और जाम हो जाता है, वैसे ही आपका दिमाग भी करता है। और वे सभी अनपेक्षित ईमेल आपके दिमाग के पिछले हिस्से को डैमोकल्स की तलवार की तरह सताते हैं।
कोई आश्चर्य नहीं कि आप ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते। कोई आश्चर्य नहीं कि संदेश दरार से गिरते हैं। कोई आश्चर्य नहीं कि आप तनावग्रस्त हैं।
अपने इनबॉक्स के बारे में सोचने का तरीका बदलें
दो साधारण प्रतिमान परिवर्तन आपके इनबॉक्स पर विवर्तनिक प्रभाव डाल सकते हैं:
प्रतिमान शिफ्ट # 1: ईमेल आपके इनबॉक्स में नहीं रहना चाहिए।
अपने इनबॉक्स को अपने किचन काउंटर और नए संदेशों से भरे इनबॉक्स को किराने के सामान के बड़े बैग के रूप में सोचें। आप उन किराने का सामान काउंटर पर नहीं छोड़ेंगे, है ना?
नहीं, आप जल्दी खराब होने वाले सामान को फ्रिज में, डिब्बाबंद सामान को अलमारी में, चीनी और मैदा को पेंट्री में रख देंगे। तुम्हें नया तरीका मिल गया है।
तो आप उन सभी ईमेल को अपने इनबॉक्स में क्यों छोड़ते हैं? उन्हें दूर रखो!
प्रतिमान शिफ्ट # 2। छाँटने से बेहतर है खोजना।
एक बार, आपको प्रत्येक ईमेल को किसी प्रकार की विस्तृत फ़ोल्डर संरचना में क्रमबद्ध करना पड़ता था। लेकिन वे दिन लंबे चले गए।
इन दिनों ईमेल को 'दूर' करने का सबसे अच्छा तरीका है, जैसे ही आप इससे निपटते हैं, इसे संग्रहित कर लें।
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अब, चिंता न करें, संदेश नहीं गया है। ईमेल ऐप के सर्च फंक्शन का उपयोग करके आप इसे जब चाहें पा सकते हैं।
इन प्रतिमान बदलाव को काम पर लगाएं
आप इन मूलभूत प्रतिमानों को कैसे लागू करते हैं? मुझे अपने मित्र अरी मीसेल द्वारा अपनी पुस्तक में वर्णित एक ढांचा उधार लेना पसंद है, कम करना, अधिक जीना .
जब भी आप अपने ईमेल चेक करने बैठते हैं, तो आपको प्रत्येक ईमेल के बारे में कुछ न कुछ करना होता है।
एक साइड नोट के रूप में, अपनी ईमेल सूचनाएं बंद करें और हर पांच मिनट में नए ईमेल की जांच न करें। ब्लॉक आउट करें, एक बार में ३० मिनट कहें, और दिन में केवल २-३ बार ईमेल देखें।
अब जब आप कोई नया ईमेल देख रहे हों, तो तुरंत निम्न में से कोई एक कार्य करें:
हालत से समझौता करो
अगर इसमें केवल 1-3 मिनट का समय लगेगा, तो आगे बढ़ें और ईमेल का जवाब दें। फिर इसे आर्काइव करें।
इसे मिटाओ
यदि आपके द्वारा ईमेल पर कोई कार्रवाई नहीं की जाती है, तो उसे संग्रहीत करके उससे छुटकारा पाएं। असल में, आप अपने इनबॉक्स से ईमेल को 'डिलीट' करते हैं लेकिन जरूरत पड़ने पर आप इसे बाद में भी ढूंढ पाएंगे।
इसे स्थगित करें
अब अगर आपको किसी ईमेल का जवाब देना है, लेकिन आप इसे ठीक इस समय नहीं कर सकते हैं, तो आप इसे कई तरीकों में से एक में टाल सकते हैं:
- इसे टू-डू फोल्डर में ले जाएं
- जीमेल टास्क में ईमेल जोड़ें (या अपने ईमेल ऐप में इसी तरह की सुविधा)
- इसे अपने आसन खाते में ईमेल करें, इसे कार्य में बदलने के लिए
- भविष्य की तारीख पर आपको ईमेल वापस भेजने के लिए, बूमरैंग, एक निःशुल्क प्लगइन का उपयोग करें
उपरोक्त चरणों का पालन करने से, आपके ईमेल आपके इनबॉक्स में जमा होना बंद हो जाएंगे।
यहाँ से कहाँ जाएं
अब से, ईमेल के प्रत्येक भाग को अपने इनबॉक्स से हटाने के लिए कार्य करें: इससे निपटें, इसे हटाएं (संग्रहीत करें), या इसे स्थगित करें। आप अपने नए ईमेल के साथ कुछ भी करें, उन्हें अपने इनबॉक्स में न बैठने दें!
और आपके इनबॉक्स में ईमेल के बैकलॉग के बारे में क्या?
एक सीमा या अवधि चुनें जब एक निश्चित आयु के ईमेल अब महत्वपूर्ण नहीं हैं। उदाहरण के लिए, छह सप्ताह से पुराने सभी ईमेल (या जो भी सीमा आप चुनते हैं) लें, उन्हें पढ़ा हुआ के रूप में चिह्नित करें और उन्हें संग्रहीत करें।
शेष ईमेल के लिए, उन्हें हमेशा के लिए दूर रख दें।
इसमें कुछ घंटे लग सकते हैं, लेकिन इससे पहले कि आप इसे जानें, आपने इनबॉक्स ज़ीरो हासिल कर लिया है।
आपका इनबॉक्स-साथ ही आपका दिमाग-अव्यवस्थित हो गया है। अब आप आराम से सांस ले सकते हैं और फिर से ईमेल का आनंद ले सकते हैं।
