हम सभी चाहते हैं कि हम और अधिक उत्पादक बन सकें। लेकिन, यह कैसे संभव है जब असाइनमेंट्स का ढेर लगा हो, जो कि नवीनतम सीजन है नारंगी नई काला है बस नेटफ्लिक्स पर दिखाई दिया, और आपके पास ईमेल, टेक्स्ट और सोशल मीडिया सूचनाओं की झड़ी लग गई है जो आपको विचलित कर रही है?
पिछले एक महीने में मैंने बहुत कुछ किया है। मैं गेंद को बाएं और दाएं गिरा रहा हूं। यदि आप व्यवसाय के स्वामी हैं तो यह अस्वीकार्य है। मेरे पास लोग हैं जो मुझ पर भरोसा करते हैं और मुझे ऐसा नहीं होने देना चाहिए। इसने मुझे उन चीजों का मूल्यांकन करने के लिए प्रेरित किया है जो मेरी उत्पादकता को मार रहे हैं।
पहला कदम जो मुझे करना था, वह था समय बर्बाद करने वालों की पहचान करना और उन्हें कली में डुबो देना ताकि मैं उत्पादक रह सकूं। यहां आठ बार बर्बाद करने वाले हैं जिन्हें मैंने देखा है कि मेरी उत्पादकता और मेरे साथ काम करने वाले अधिकांश लोगों को मार डाला है।
1. लगातार अपने ईमेल चेक करना।
यह आश्चर्य के रूप में नहीं आना चाहिए कि ईमेल सबसे बड़ा, समय बर्बाद करने वाला है। आखिरकार, 200 अरब से अधिक ईमेल प्रतिदिन भेजे जाते हैं और यह पाया गया है कि औसत कर्मचारी एक घंटे में 36 बार अपने ईमेल की जांच करता है। और, हम सब इसके दोषी हैं। मैं आपको यह नहीं बता सकता कि मैं कितनी बार केवल एक ईमेल अधिसूचना से विचलित होने के लिए एक लेख लिख रहा हूं, या तो अपने लैपटॉप या स्मार्टफोन पर।
मैं पूरी तरह से समझता हूं कि आप किसी ईमेल का जवाब न देकर किसी क्लाइंट या अपने बॉस को लटके हुए नहीं छोड़ सकते, लेकिन कई बार हमें न्यूज़लेटर्स या कूपन प्राप्त होते हैं जिन पर हम क्लिक करते हैं, जो हमें वेबसाइट ब्राउज़ करने की ओर ले जाता है। आपको उत्पादक बने रहने के लिए, आपको अपने ईमेल चेक करने में लगने वाले समय को सीमित करना होगा।
कुछ संगठनों ने वास्तव में ईमेल कार्यक्रमों पर फ़िल्टर स्थापित किए हैं। यह आने वाले सभी संदेशों को हटा देता है ताकि उन्हें बाद में पढ़ा जा सके। जबकि ईमेल पर प्रतिबंध लगाना इस समस्या को हल करने का एक तरीका है, ईमेल चेक को निश्चित समय तक सीमित करना उतना ही प्रभावी हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप अपने ईमेल की जांच करने और उनका जवाब देने के लिए दिन में तीन बार बीस मिनट अलग रख सकते हैं।
यदि आप उन सूचनाओं के बारे में चिंतित हैं जो आपकी उत्सुकता को बहुत बढ़ा रही हैं, तो आप अपने लैपटॉप और स्मार्टफोन दोनों पर अपनी सूचनाओं को बंद कर सकते हैं।
2. अपने सोशल मीडिया खातों को स्वचालित नहीं करना।
जबकि सोशल मीडिया ब्रांड जागरूकता, नेटवर्क फैलाने, नवीनतम उद्योग समाचारों पर अपडेट रहने और दोस्तों या परिवार के साथ पकड़ने के लिए सबसे अच्छे उपकरणों में से एक है, यह एक और बड़ा समय बर्बाद करने वाला है। वास्तव में, हम प्रतिदिन औसतन 118 मिनट सोशल मीडिया पर बिताते हैं। जब तक आप सोशल मीडिया मैनेजर नहीं हैं, मुझे सोशल मीडिया पर इतना समय बिताने की कोई जरूरत नहीं है।
ब्रेंट स्मिथ और टेरेसा कोलियर
अपने ईमेल की तरह, अपने सामाजिक चैनलों को देखने और अपडेट करने के लिए दिन भर में निश्चित समय निर्धारित करें, जैसे कि आपके काम पर आने और जाने के दौरान। आप कोल्ड टर्की जैसे अवरोधकों का भी उपयोग कर सकते हैं और अपनी सूचनाएं बंद रख सकते हैं। मैं यह भी सुझाव दूंगा कि आप हूटसुइट जैसे सोशल मीडिया प्रबंधन टूल का उपयोग करें ताकि आप अपने सभी सोशल मीडिया अपडेट को एक डैशबोर्ड से पहले से शेड्यूल कर सकें।
3. भारी टू-डू-सूचियां।
चाहे आप अपनी टू-डू-सूचियों को नोटबुक में लिख लें या एवरनोट जैसे टूल का उपयोग करें, टू-डू-सूचियां एक वास्तविक जीवन-बचतकर्ता हो सकती हैं क्योंकि यह मीटिंग जैसी चीजों को याद रखने की कोशिश करने के तनाव को कम करती है या आप क्या करते हैं किराने की दुकान पर लेने की जरूरत है। टू-डू-सूचियां आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हाइलाइट करके ट्रैक पर रखने में भी मदद कर सकती हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है।
टू-डू-सूचियों के प्रभावी होने के लिए, और आपको अभिभूत होने से बचाने के लिए, आपको अपनी सूचियों को छोटा रखने की आवश्यकता है, आमतौर पर प्रति दिन आपके तीन सबसे महत्वपूर्ण आइटम। आपको उस रात से पहले अपनी सूचियां भी लिख लेनी चाहिए ताकि सुबह उठकर आप अपनी सूची से निपटना शुरू कर सकें।
4. मल्टीटास्किंग।
मल्टीटास्किंग काम नहीं करता है। 'जब ध्यान और उत्पादकता की बात आती है, तो हमारे दिमाग की एक सीमित मात्रा होती है,' गाय विंच, पीएचडी, के लेखक कहते हैं भावनात्मक प्राथमिक चिकित्सा: विफलता, अस्वीकृति, अपराधबोध और अन्य दैनिक मनोवैज्ञानिक चोटों के उपचार के लिए व्यावहारिक रणनीतियाँ .
'यह एक पाई चार्ट की तरह है, और हम जो कुछ भी काम कर रहे हैं वह उस पाई के अधिकांश हिस्से को लेने जा रहा है। चलने या च्यूइंग गम जैसे स्वचालित व्यवहार के अपवाद के साथ, अन्य चीजों के लिए बहुत कुछ नहीं बचा है।'
कॉनन ओ ब्रायन किससे विवाहित है?
मल्टीटास्किंग उत्पादकता को बर्बाद कर देता है क्योंकि जब आप कार्यों के बीच आगे-पीछे स्विच करते हैं तो आपका 'ध्यान स्विचिंग गियर के कार्य पर खर्च होता है।'
एक समय में एक काम करें। एक बार जब आप एक कार्य पूरा कर लेते हैं, तो आप अगले एक पर आगे बढ़ सकते हैं।
5. एक पूर्णतावादी होना।
जब आपके पास अवास्तविक रूप से उच्च मानक होते हैं तो आप किसी कार्य पर जितना समय देना चाहिए उससे अधिक समय समर्पित करेंगे। इसके पूर्ण होने के बाद भी, आप इसे 'उत्तम' बनाने के लिए अभी भी संशोधन करते हैं। अन्य उदाहरणों में, एक पूर्णतावादी होने के नाते आप को दूर कर सकते हैं क्योंकि चीजें आपके रास्ते पर नहीं जातीं। इसका मतलब है कि आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट को छोड़ सकते हैं जिस पर आपने पहले ही काम करना शुरू कर दिया है।
ये रही चीजें। पूर्णता एक असंभव लक्ष्य है जो न केवल आपकी उत्पादकता को मारता है, बल्कि यह आपके स्वास्थ्य के लिए भी हानिकारक है।
इस मानसिकता पर काबू पाना कोई आसान काम नहीं है। लेकिन आप अपना काम पाने पर ध्यान केंद्रित करके शुरुआत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, पहले किसी प्रोजेक्ट की नंगे हड्डियों को प्राप्त करें। आप हमेशा वापस जा सकते हैं और बाद में इसे 'परफेक्ट' बना सकते हैं।
आप वास्तव में देख सकते हैं कि यह उतना बुरा नहीं है जितना आपने सोचा था। आपको विफलता को भी स्वीकार करने की आवश्यकता है। ऐसा हम में से अधिकांश के साथ होता है। अपनी गलतियों से सीखने देने के बजाय, अपनी गलतियों से सीखें ताकि आप उन्हें दोबारा न दोहराएं।
6. अनावश्यक बैठकें।
क्या आप जानते हैं कि अकेले यू.एस. में प्रतिदिन 25 मिलियन बैठकें होती हैं? इसके साथ समस्या यह है कि अधिकारियों ने स्वीकार किया है कि ये बैठकें विफल हैं, जिसका अर्थ है कि संगठन अनावश्यक बैठकों के साथ समय और पैसा बर्बाद कर रहे हैं।
यदि आप चाहते हैं कि बैठकें उत्पादक हों, तो उन्हें 30 मिनट से कम रखें, स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित करें, पहले से सामग्री भेजें, समय पर शुरू और समाप्त करें, और केंद्रित रहें। मैं यह भी सिफारिश करूंगा कि आप पूछें कि क्या बैठक वास्तव में आवश्यक है या नहीं। ज्यादातर मामलों में एक त्वरित ईमेल या फोन कॉल पर्याप्त होगा।
7. 'हां' कहना।
यह समझ में आता है कि आप दूसरों को निराश नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आपके लिए सभी को खुश रखना संभव नहीं है। आप सभी को 'हां' कहकर अपने आप को एक बड़ा नुकसान कर रहे हैं क्योंकि आप अंत में खुद को बहुत पतला फैला रहे हैं।
दूसरों के साथ ईमानदार रहें और सूचित करें कि आपके पास मीटिंग का नेतृत्व करने, ब्लॉग पोस्ट लिखने, या जो कुछ भी वे अनुरोध कर रहे हैं, उसके लिए समय नहीं है। जब आपके पास उपलब्धता हो तो आप उनके अनुरोध पर वापस आने की पेशकश कर सकते हैं।
8. कठिन कार्यों को स्थगित करना।
हम सभी के पास वे कार्य होते हैं जिन्हें हम या तो करना नहीं चाहते हैं या बहुत चुनौतीपूर्ण पाते हैं। हम अंततः उन कार्यों को किसी अन्य समय तक टाल देते हैं और इसके बजाय उन आसान कार्यों पर काम करते हैं। यह इस तथ्य को नहीं बदलता है कि वह कार्य गायब हो जाता है। इसे अपने सिर पर लटकने देने के बजाय, आपको बस गोली को काटने और इसे पूरा करने की जरूरत है।
इस प्रकार की शिथिलता से बचना सुनिश्चित करता है कि आप दिन-ब-दिन उत्पादक बने रहें।
