मैं हमेशा फोन पर सहज रहा हूं। इस तरह मैं एक पूर्व-ईमेल/पाठ दुनिया में पला-बढ़ा हूं। निश्चित रूप से मैं अपने लाभ के लिए टेक्स्टिंग और ईमेल का उपयोग करता हूं जब मुझे बातचीत करने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन फोन के अपने फायदे हैं। वास्तविक आगे और पीछे वास्तव में फोन द्वारा बहुत कम समय ले सकता है। बेशक, अनुचित तरीके से प्रबंधित यह एक समय की निकासी भी हो सकती है। कुछ लोग कॉल करते समय ड्रोन करते हैं, दूसरों की उत्पादकता के लिए कोई चिंता नहीं।
आप फोन पर बातचीत को नियंत्रित कर सकते हैं ताकि आप बिना समय गंवाए कॉल का लाभ प्राप्त कर सकें। मेरे इंक सहयोगियों से अधिक अंतर्दृष्टि के साथ, मैं यह कैसे करता हूं।
1. पहले से योजना बनाएं।
जब समय व्यस्त होता है और मैं कॉल को स्थगित नहीं कर सकता, तो कॉल से पहले एक विशिष्ट एजेंडा लिखकर मैं उन्हें और अधिक कुशल बना देता हूं। मैं सुनिश्चित करता हूं कि बुलेट पॉइंट तार्किक क्रम में हों और व्यवस्थित हों। फिर जब मैं फोन पर आता हूं तो शुरुआत में एजेंडा साझा करता हूं ताकि कॉल प्रबंधित हो सके। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मैं एजेंडे पर कायम हूं।
2. पहले से प्रश्न पूछें।
मुझे बहुत सारे 'त्वरित फोन कॉल' अनुरोध मिलते हैं, और दुर्भाग्य से उनमें से कई उन चीजों के लिए अनुरोध बन जाते हैं जो मैं नहीं कर सकता, या अच्छा नहीं करता। इसलिए, मैं यह सुनिश्चित करने के लिए वास्तव में कड़ी मेहनत करता हूं कि कॉल मेरा या दूसरे व्यक्ति का समय बर्बाद न करे। मैं हमेशा अतिरिक्त जानकारी या कॉल के इरादों का संक्षिप्त सारांश मांगता हूं, और यदि यह स्पष्ट नहीं लगता है तो मैं पूछता रहता हूं। कठोर लगता है, लेकिन यह एकमात्र तरीका है जिससे मुझे पता चलता है कि कॉल हम दोनों के लिए समझ में आता है ... और इसलिए मैं कॉल के दौरान कम से कम कुछ बुद्धिमान लग सकता हूं। जेफ हैडेन - ओनर्स मैनुअल
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3. एक स्पष्ट उद्देश्य रखें।
एक बहुत ही चतुर उद्यमी ने मुझे हाल ही में सुझाव दिया कि प्रत्येक बैठक और प्रत्येक फोन कॉल का एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए, और एक बार वह उद्देश्य पूरा हो जाने पर फोन कॉल समाप्त हो जाना चाहिए। कॉल को बहुत लंबे समय तक चलने से रोकने के लिए, और बातचीत को बिंदु पर रखने के लिए भी, यह एक शानदार तरीका है। यदि आप कुछ समय से बात कर रहे हैं, तो रुकें और अपने आप से पूछें कि क्या आप जो कह रहे हैं वह कॉल को उसके अंतिम लक्ष्य की ओर ले जा रहा है। यदि नहीं, तो रुकें, और बातचीत को फिर से केंद्रित करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं, तो अपने आप को बाधित करके उन लोगों से पूछें जिनसे आप बात कर रहे हैं कि क्या आप जो कह रहे हैं वह उनके उद्देश्यों को पूरा करने में उनकी मदद कर रहा है। मिंडा ज़ेटलिन - द लाइड बैक लीडर
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4. सुख-सुविधाओं को छोड़ें।
जैसे-जैसे मैंने अपने करियर में प्रगति की है, मैंने सीखा है कि अगर मुझे अपना काम करना है, तो मुझे अपने फोन कॉल और स्काइप वार्तालापों में बेहद कुशल होना होगा। पहला सवाल जो मैं हमेशा पूछता हूं वह यह है: 'क्या यह कॉल जरूरी है-- क्या यह मेरे लक्ष्यों को आगे बढ़ाता है?' नहीं तो मैं नहीं करता। फिर, जब मैं कॉल पर होता हूं, तो मैं बातचीत को इस तरह से निर्देशित करने की कोशिश करता हूं जो कि सुखद हो और मामले के दिल तक जितनी जल्दी हो सके। जैसा कि पुरानी कहावत है, समय पैसा है, और मुझे पता है कि कोई भी फोन पर समय बर्बाद नहीं कर सकता। पीटर इकोनॉमी - द लीडरशिप गाइ
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5. प्री-स्क्रीन नए परिचय।
क्या आपने कभी किसी को बिना किसी पूर्व अनुमति या चेतावनी के ईमेल के माध्यम से किसी अन्य पार्टी से आपका परिचय कराया है? मैंने केवल यह पता लगाने के लिए बहुत सारे गर्मजोशी भरे परिचय स्वीकार किए हैं कि वे मेरे किसी लेख में शामिल होना चाहते हैं या मिलियन डॉलर माइंडसेट रेडियो पर एक अतिथि के रूप में दिखाई देना चाहते हैं। अब, हम दोनों के लिए अच्छा होने और समय बर्बाद करने के लिए एक फोन कॉल के लिए सहमति देने के बजाय, मैं एक ईमेल भेजकर उनसे मुझे अपने बारे में और बताने के लिए कहता हूं। उनकी प्रतिक्रिया के आधार पर मैं या तो उनसे उनकी 'कहानी' के बारे में मुझे और जानकारी भेजने के लिए कहता हूं या एक निर्दिष्ट समाप्ति समय के साथ कॉल शेड्यूल करता हूं। कभी-कभी, मैं सम्मानपूर्वक मना कर देता हूं। बोल्ड और विशिष्ट होने से 'आपको जानने' के फोन कॉल्स का दर्द दूर हो जाएगा। मारला तबका - द सक्सेसफुल सोलोइस्ट
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6. कॉल को सीमित करें।
फोन कॉल आज के कारोबारी माहौल में संवाद करने के सबसे अक्षम तरीकों में से एक है। अफसोस की बात है कि वे आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं, खासकर जब कार्यबल अधिक बिखरे हुए और दूरस्थ हो जाते हैं। कॉल को सीमित करने से, निर्धारित समय और प्रतिभागियों की संख्या दोनों में, आप जो हासिल करते हैं उसकी समग्र प्रभावशीलता में वृद्धि देखेंगे। तीन से अधिक प्रतिभागियों के साथ तीस मिनट का फोन कॉल आदर्श है। मेरे पास एक रोलिंग कॉल है जो प्रत्येक सप्ताह मेरी एक कंपनी के लिए बिक्री से संचालन से वित्त तक जाती है। प्रत्येक समूह कॉल को तीस मिनट के टुकड़ों में चालू और बंद करता है, जिसमें ऐसे विषय शामिल होते हैं जो एक ही समय में दो समूहों के चालू होने पर ओवरलैप होते हैं। हम एक पूर्व निर्धारित एजेंडे के खिलाफ काम करते हैं और गहरी बातचीत को अन्य अधिक केंद्रित कॉल पर ले जाते हैं। एरिक होल्ट्ज़क्लाव - लीन फॉरवर्ड
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