काम के ईमेल में खराब व्याकरण की तुलना में कुछ चीजें अधिक कष्टप्रद होती हैं! वॉल स्ट्रीट जर्नल ने हाल ही में कार्यालय में विस्मयादिबोधक बिंदु के अत्याचार पर एक लेख प्रकाशित किया, और लड़के ने मेरी प्रतिक्रिया की! मुझे इससे नफरत है जब लोग बहुत अधिक विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करते हैं! तब मुझे अपनी प्रतिक्रिया में उनमें से एक समूह का उपयोग करने का दबाव महसूस होता है, और मुझे इससे भी नफरत है! यह सब व्याकरण की सर्वोत्तम प्रथाओं का उल्लंघन है!
चाहे आप अत्यधिक भावुक हों या आपकी नसों में बर्फ हो, कार्य ईमेल व्याकरण महत्वपूर्ण है। आप पेशेवर दिखना चाहते हैं और सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका संदेश स्पष्ट है। मनोवृत्ति को व्यक्त करना और ईमेल के माध्यम से समझना विशेष रूप से कठिन है। दुर्भाग्य से, विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग अति-विश्लेषण और चिंता करने के लिए नई बात बन गई है। यह सही है, विस्मयादिबोधक बिंदु! यह मूर्खतापूर्ण लगता है, लेकिन यह हकीकत है। बारीकियां आपके सिर को घुमा देंगी। 'उन्होंने अपनी प्रतिक्रिया में विस्मयादिबोधक बिंदु का उपयोग नहीं किया! क्या वह मुझसे नाराज़ है? क्या मेरे विचार से बदबू आती है? क्या वह किसी और बात से नाराज़ है और अपने गुस्से को यहीं केंद्रित कर रहा है? क्या मुझे फॉलो अप करना चाहिए? क्या वह व्यवहार कर रहा होगा... सामान्य रूप से?'
कई अन्य लोगों की तरह, मैं भी चाहता हूं कि एक अवधि और विस्मयादिबोधक बिंदु के बीच एक बीच का रास्ता हो। लेकिन चूंकि व्याकरण के देवता शायद एक नए विराम चिह्न का आविष्कार करने वाले नहीं हैं, बस विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग पूरी तरह से बंद कर दें। विस्मयादिबोधक वाक्यों की जेल से खुद को रिहा करने के लिए क्यों और कैसे यहां बताया गया है:
क्यों:
1. यह अक्षम है।
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वाक्य के अंत में विराम चिह्न जटिल नहीं होना चाहिए। आपके अधिकांश कार्य-संबंधी वाक्य एक अवधि के साथ ठीक से समाप्त होते हैं। यदि आप इसका उपयोग करते और आगे बढ़ते, तो आप अब तक दो और ईमेल का उत्तर दे सकते थे। यदि आप प्राप्त होने वाली ईमेल की मात्रा से अभिभूत हैं, तो कुछ समय वापस पाने के लिए यह एक आसान स्थान है। आप अन्य लोगों को भी अधिक कुशल बनने में मदद करेंगे। विस्मयादिबोधक बिंदुओं का अक्सर उपयोग न करके, आप उन्हें अपने स्वर पर आश्चर्य करने के बजाय संदेश पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं।
2. उन्हें यह जानने की जरूरत है कि आपका क्या मतलब है।
कई अन्य चीजों की तरह, विस्मयादिबोधक बिंदु अपना प्रभाव खो देते हैं यदि उनका अत्यधिक उपयोग किया जाता है। ठीक इसी तरह से यह समस्या शुरू हुई: अधिक विस्मयादिबोधक बिंदु एक नया सामान्य बन गए, और इसने मानक लोगों की अपेक्षा को विकृत कर दिया। अपने विराम चिह्नों में 'शांत' होने का मतलब यह नहीं है कि आप रूखे हैं - इसका मतलब है कि आप ठीक से लिख रहे हैं। उस विचार को सुदृढ़ करने के लिए, विस्मयादिबोधक बिंदुओं के अति उत्साही उपयोग के साथ पहली जगह में शुरू करना आसान नहीं है। काश, कुछ पहले ही बचाए जाने के लिए बहुत दूर चले जाते हैं।
3. यह मुक्त है।
जैसा कि यह मूर्खतापूर्ण लगता है, विराम चिह्नों पर झल्लाहट करना एक भावनात्मक बोझ है, अपने आप पर और अपने पाठक पर। यह इस तरह होना जरूरी नहीं है। यदि आप विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग केवल तभी करते हैं जब आप वास्तव में कुछ कह रहे होते हैं, तो आपको इस बारे में अधिक चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी कि आप ईमेल में कैसे आ रहे हैं। आपके पास चिंता करने के लिए बहुत सारी वास्तविक चीजें हैं, इसलिए अपने आप को इस अनावश्यक चिंता से मुक्त करें।
कैसे:
1. सुसंगत रहें।
शुरू से ही विस्मयादिबोधक का प्रयोग संयम से करें। उपयोग की दर में परिवर्तन ध्यान देने योग्य है। इसलिए यदि आप शुरू से ही बहुत अधिक विस्मयादिबोधक का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपने एक ठोस मिसाल कायम की है। भावनाओं में आपके परिवर्तन के बारे में किसी को आश्चर्य नहीं होगा यदि आप हमेशा उसी के बारे में ध्वनि करते हैं। यदि आप पहले से ही विस्मयादिबोधक बिंदु के एक सीरियल एब्यूसर हैं, तो ठंडे टर्की को छोड़ दें। थोड़े समय के लिए असहजता हो सकती है, लेकिन लोग जल्दी से समायोजित हो जाएंगे।
2. हमेशा उचित व्याकरण का प्रयोग करें।
आपको इसे वैसे भी करना चाहिए, लेकिन यह दोहराता है: काम के ईमेल में हमेशा उचित व्याकरण का उपयोग करें। यह अधिक पेशेवर है, और यह अन्य लोगों के समय के प्रति सम्मान प्रदर्शित करता है। उचित व्याकरण भी स्पष्टता में सुधार करता है, इसलिए सभी को संदेश ठीक वैसे ही मिलता है जैसा आप चाहते थे। उचित व्याकरण का उपयोग करने से विस्मयादिबोधक बिंदुओं का आपका विरल उपयोग आपके सामान्य स्वर के अनुरूप सही लगेगा।
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3. एक समस्या को दूसरी समस्या से न बदलें।
यदि आपको इतने सारे विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग बंद करने की आवश्यकता है, तो एक स्माइली चेहरे या अन्य इमोजी को प्रतिस्थापित करके क्षतिपूर्ति न करें। आप किसी अन्य तंत्र के माध्यम से केवल वही अपेक्षा पैदा कर रहे हैं। अपनी अवधि को 'नरम' करने के आग्रह का विरोध एक विंकली चेहरे के साथ करें। बस वही कहें जो आपका मतलब है और इसके साथ किया जाए।
4. मुखर रूप से कृतज्ञता दिखाएं।
ज्यादातर मामलों में, व्यावसायिक सहयोगियों के बीच ईमेल संचार का एकमात्र रूप नहीं है। अपने काम के लिए आभार व्यक्त करने के लिए उन फोन और व्यक्तिगत अवसरों का लाभ उठाएं। यह विशेष रूप से प्रभावी है यदि आप इसे अन्य लोगों के सामने करते हैं। यह उन्हें आश्वस्त करेगा कि एक सपाट ईमेल प्रभाव क्रोध में तब्दील नहीं होता है।
