मुख्य अन्य नियंत्रण की अवधि

नियंत्रण की अवधि

'नियंत्रण की अवधि' की अवधारणा, जिसे प्रबंधन अनुपात के रूप में भी जाना जाता है, एक वरिष्ठ द्वारा सीधे नियंत्रित अधीनस्थों की संख्या को संदर्भित करता है। छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए यह समझना एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण अवधारणा है क्योंकि छोटे व्यवसाय अक्सर परेशानी में पड़ जाते हैं जब संस्थापक बहुत व्यापक नियंत्रण के साथ समाप्त होता है। नियंत्रण की अवधि प्रबंधन स्कूलों में पढ़ाया जाने वाला विषय है और व्यापक रूप से सैन्य, सरकारी एजेंसियों और शैक्षणिक संस्थानों जैसे बड़े संगठनों में कार्यरत है। मार्क हेंड्रिक्स ने एक लेख में समझाया, 'फिर भी कुछ उद्यमी इस शब्द को जानते हैं या उन लोगों की संख्या की किसी भी सीमा को स्वीकार करने को तैयार हैं, जिनकी वे सीधे देखरेख करते हैं। व्यवसायी पत्रिका। जब एक छोटे व्यवसाय के स्वामी का नियंत्रण बहुत बड़ा हो जाता है, तो यह उसकी कंपनी के विकास को सीमित कर सकता है। यहां तक ​​​​कि सबसे अच्छे प्रबंधक भी अपनी प्रभावशीलता खो देते हैं जब वे अपना सारा समय लोगों और उनके मुद्दों के प्रबंधन में लगाते हैं और दीर्घकालिक योजनाओं और समग्र रूप से व्यवसाय के लिए प्रतिस्पर्धी स्थिति पर ध्यान केंद्रित करने में असमर्थ होते हैं।

1922 में सर इयान हैमिल्टन द्वारा यूनाइटेड किंगडम में नियंत्रण की अवधि की अवधारणा विकसित की गई थी। यह इस धारणा से उत्पन्न हुआ कि प्रबंधकों के पास अपनी नौकरी के लिए समर्पित समय, ऊर्जा और ध्यान की सीमित मात्रा है। ब्रिटिश सैन्य नेताओं के अध्ययन में, हैमिल्टन ने पाया कि वे सीधे तीन से छह से अधिक लोगों को प्रभावी ढंग से नियंत्रित नहीं कर सकते। इन आंकड़ों को आम तौर पर नियंत्रण की अवधि के लिए 'अंगूठे के नियम' के रूप में स्वीकार किया गया है। एक दशक से भी अधिक समय के बाद, ए.वी. ग्रेकुमास ने गणितीय रूप से नियंत्रण की अवधि की अवधारणा को चित्रित किया। उनके शोध से पता चला है कि प्रबंधकों और उनके अधीनस्थों के बीच बातचीत की संख्या- और इस प्रकार प्रबंधकों के पर्यवेक्षण पर खर्च किए गए समय की मात्रा-ज्यामितीय रूप से बढ़ी क्योंकि प्रबंधकों के नियंत्रण की अवधि बड़ी हो गई थी।

कारी झील कितनी पुरानी है

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि सभी प्रबंधकों को प्रभावशीलता में कमी का अनुभव होता है क्योंकि उनके नियंत्रण की अवधि इष्टतम स्तर से अधिक होती है। दूसरे शब्दों में, नियंत्रण की अवधि से निहित सीमाएं कुछ व्यक्तिगत प्रबंधकों की नहीं बल्कि सामान्य रूप से प्रबंधकों की कमियां हैं। इसके अलावा, यह समझना महत्वपूर्ण है कि नियंत्रण की अवधि केवल प्रत्यक्ष रिपोर्ट को संदर्भित करती है, न कि संपूर्ण कॉर्पोरेट पदानुक्रम को। भले ही एक सीईओ तकनीकी रूप से सैकड़ों कर्मचारियों को नियंत्रित कर सकता है, उसके नियंत्रण की अवधि में केवल विभाग प्रमुख या कार्यात्मक प्रबंधक शामिल होंगे जिन्होंने सीईओ को सीधे रिपोर्ट किया था। हेन्ड्रिक्स ने कहा, 'जब पदानुक्रम के पर्याप्त स्तर दिए जाते हैं, तो कोई भी प्रबंधक किसी भी संख्या में लोगों को नियंत्रित कर सकता है-यद्यपि अप्रत्यक्ष रूप से। 'लेकिन जब प्रत्यक्ष रिपोर्ट की बात आती है, तो सिद्धांत [नियंत्रण की अवधि] सुझाव देता है कि उद्यमियों को प्रबंधकों की जन्मजात सीमाओं का सम्मान करना चाहिए।'

उद्यमी और छोटे व्यवसाय के मालिक विशेष रूप से अपने नियंत्रण की अवधि को बढ़ाने के लिए अतिसंवेदनशील होते हैं। आखिरकार, इनमें से कई लोगों ने जमीन से एक व्यवसाय शुरू कर दिया है और इसके संचालन पर नियंत्रण खोने से सावधान हैं। इस प्रकार वे व्यवसाय के बढ़ने के साथ-साथ प्रमुख निर्णयों में शामिल होने के प्रयास में, मध्य प्रबंधकों को कार्य सौंपने के बजाय, बहुत से लोगों को सीधे प्रबंधित करना चुनते हैं। लेकिन यह रणनीति उलटी पड़ सकती है, जैसा कि हेंड्रिक्स ने समझाया: 'अनुशंसित सीमा से अधिक नियंत्रण की अवधि का विस्तार खराब मनोबल को बढ़ाता है, प्रभावी निर्णय लेने में बाधा डालता है, और चपलता और लचीलेपन का नुकसान हो सकता है जो कई उद्यमशील फर्मों को अपनी बढ़त देता है।'

प्रबंधकों के नियंत्रण की अवधि को अनुकूलित करने के लिए आयोजन

प्रबंधकों के लिए इष्टतम नियंत्रण अवधि स्थापित करना संगठनों की संरचना में सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। इष्टतम अवधि खोजने में निर्णयों के लिए जिम्मेदारी बनाए रखने और उन निर्णयों को सौंपने के सापेक्ष फायदे और नुकसान को संतुलित करना शामिल है। सामान्य तौर पर, अध्ययनों से पता चला है कि संगठन जितना बड़ा होगा, उतने ही कम लोगों को शीर्ष व्यक्ति को रिपोर्ट करना चाहिए। यदि वे अधीनस्थ एक-दूसरे के साथ अक्सर बातचीत करते हैं तो प्रबंधकों के पास कम प्रत्यक्ष रिपोर्ट होनी चाहिए। इस स्थिति में, पर्यवेक्षक अधीनस्थों के साथ अपने संबंधों और अधीनस्थों के एक दूसरे के साथ संबंधों को प्रबंधित करना समाप्त कर देता है।

नियंत्रण की इष्टतम अवधि को प्रभावित करने वाले कुछ अन्य कारकों में शामिल हैं कि क्या श्रमिक एक नियमित प्रकृति के कार्य करते हैं (जो नियंत्रण की व्यापक अवधि की अनुमति दे सकते हैं) या महान विविधता और जटिलता (जिसमें नियंत्रण की एक संकीर्ण अवधि की आवश्यकता हो सकती है), और क्या समग्र व्यवसाय स्थिति स्थिर है (जो एक व्यापक अवधि को इंगित करेगी) या गतिशील (जिसके लिए एक संकीर्ण अवधि की आवश्यकता होगी)। अन्य परिस्थितियाँ जिनमें नियंत्रण की व्यापक अवधि संभव हो सकती है, उनमें शामिल हैं जब प्रबंधक प्रभावी ढंग से प्रत्यायोजित करता है; जब प्रबंधक और अधीनस्थों के बीच बातचीत को स्क्रीन करने के लिए कर्मचारी सहायक होते हैं; जब अधीनस्थ सक्षम, सुप्रशिक्षित और स्वतंत्र रूप से काम करने में सक्षम हों; और जब अधीनस्थों के लक्ष्य अन्य कार्यकर्ताओं और संगठन के लक्ष्यों के साथ अच्छी तरह से संरेखित हों।

नियंत्रण के विभिन्न क्षेत्रों के फायदे और नुकसान हैं। नियंत्रण की एक संकीर्ण अवधि प्रबंधकों को संचालन पर निकट नियंत्रण देती है और प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच तेजी से संचार की सुविधा प्रदान करती है। दूसरी ओर, नियंत्रण की एक संकीर्ण अवधि भी ऐसी स्थिति पैदा कर सकती है जहां प्रबंधक अपने अधीनस्थों के काम में बहुत अधिक शामिल होते हैं, जो कर्मचारियों के बीच नवाचार और मनोबल को कम कर सकते हैं। नियंत्रण की एक विस्तृत अवधि प्रबंधकों को स्पष्ट लक्ष्यों और नीतियों को विकसित करने, कार्यों को प्रभावी ढंग से सौंपने और कर्मचारियों को सावधानीपूर्वक चुनने और प्रशिक्षित करने के लिए मजबूर करती है। चूंकि कर्मचारियों को कम पर्यवेक्षण मिलता है, वे अधिक जिम्मेदारी लेते हैं और व्यापक नियंत्रण के साथ उच्च मनोबल रखते हैं। दूसरी ओर, व्यापक नियंत्रण वाले प्रबंधक काम के अतिभारित हो सकते हैं, निर्णय लेने में परेशानी हो सकती है, और अपने अधीनस्थों पर नियंत्रण खो सकते हैं।

इन सभी कारकों पर विचार करने के साथ, छोटे व्यवसाय के मालिक नियंत्रण की इष्टतम अवधि खोजने के कार्य से अभिभूत हो सकते हैं। लेकिन हेंड्रिक्स ने दावा किया कि स्थिति का मूल्यांकन करना और निर्णय लेना बहुत कठिन नहीं होना चाहिए। 'अंगूठे का नियम है कि एक कार्यकारी को तीन से छह लोगों की निगरानी करनी चाहिए जो दक्षता विशेषज्ञों, टीम-बिल्डिंग उत्साही, प्रौद्योगिकी प्रेमियों, सशक्तिकरण बूस्टर, मेगालोमैनियाक्स और अन्य लोगों की चुनौतियों के खिलाफ काफी अच्छी तरह से नियंत्रण की स्वीकार्य अवधि बढ़ाने के लिए निर्धारित हैं,' हेंड्रिक्स ने लिखा। 'यदि गणना आपके लिए बहुत अधिक है, तो आप कितने घंटे काम कर रहे हैं, इस पर एक नज़र डालें। जब शीर्ष पर बैठे लोगों के लिए कार्यदिवस दूसरों के मुकाबले दोगुने होते हैं, तो नियंत्रण की अवधि बेकार हो जाती है।'

छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए जो महसूस करते हैं कि उनके पास बहुत अधिक प्रत्यक्ष रिपोर्ट हैं और उन्हें अपने नियंत्रण की अवधि को कम करने की आवश्यकता है, समाधान में या तो मालिक की जिम्मेदारियों के एक हिस्से को लेने के लिए मध्य प्रबंधकों को काम पर रखना, या कंपनी की रिपोर्टिंग संरचना को पुनर्गठित करना शामिल हो सकता है। किसी भी मामले में, छोटे व्यवसाय के मालिकों को लागतों को नियंत्रित करने की आवश्यकता के विरुद्ध अपनी क्षमताओं और कार्यभार को संतुलित करना चाहिए। आखिरकार, उद्यमी के नियंत्रण की अवधि को कम करने में नए कर्मचारियों के लिए अतिरिक्त वेतन का भुगतान करने या पर्यवेक्षी जिम्मेदारियों को लेने के लिए मौजूदा कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने की लागत शामिल हो सकती है। संभावित लागतों में शामिल होने के बावजूद, हेन्ड्रिक्स ने तर्क दिया कि इष्टतम स्तर की ओर नियंत्रण की अवधि को समायोजित करने से छोटे व्यवसायों के लिए व्यापक सुधार हो सकते हैं। उन्होंने उद्यमियों से कहा, 'इस बात की वास्तविक संभावना है कि नियंत्रण की अवधि पर ध्यान देने से आपका व्यवसाय तेजी से, निरंतर, लाभदायक विकास के एक नए युग में प्रवेश कर सकता है। 'आपको अपना व्यवसाय चलाना आसान और अधिक मज़ेदार भी लग सकता है।'

ग्रंथ सूची

हैरिसन, साइमन। 'क्या नियंत्रण की कोई सही अवधि है?' व्यावसायिक समीक्षा . फरवरी 2004।

हेंड्रिक्स, मार्क। 'स्पैन कंट्रोल।' व्यवसायी . जनवरी 2001।

विसर, बाउके। 'संगठनात्मक संचार संरचना और प्रदर्शन।' जर्नल ऑफ इकोनॉमिक बिहेवियर एंड ऑर्गनाइजेशन . जून 2000।