यह पता लगाना कि ईमेल कैसे शुरू किया जाए - खासकर जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हों जिसे आप बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं - एक वास्तविक चुनौती हो सकती है।
क्या 'अरे' बहुत आकस्मिक है? क्या 'प्रिय' अत्यधिक औपचारिक है? है 'सुबह!' बहुत खुशमिजाज?
यदि आप सोच रहे हैं कि ईमेल अभिवादन इतना महत्वपूर्ण नहीं है और इस पर विचार करना मूर्खतापूर्ण है, तो आप गलत हैं। आप ईमेल कैसे शुरू करते हैं, यह टोन सेट करता है और प्राप्तकर्ता की आपके बारे में धारणा को आकार दे सकता है। यह यह भी निर्धारित कर सकता है कि वह पढ़ता रहता है या नहीं। तो, हाँ, यह है बहुत महत्वपूर्ण।
'आप उनके नाम के साथ क्या करते हैं और आप उन्हें कैसे संबोधित करते हैं, इस बारे में बहुत से लोगों की भावनाएँ प्रबल होती हैं।' बारबरा पचटेरो , एक व्यापार-शिष्टाचार विशेषज्ञ, बिजनेस इनसाइडर को बताता है। 'यदि आप अभिवादन में किसी को ठेस पहुँचाते हैं, तो वह व्यक्ति आगे नहीं पढ़ सकता है। यह आपके बारे में उस व्यक्ति की राय को भी प्रभावित कर सकता है।'
हमारे पास पच्टर और विल श्वाबे थे, जिन्होंने सह-लेखक भेजें: लोग इतनी बुरी तरह से ईमेल क्यों करते हैं और इसे बेहतर तरीके से कैसे करें डेविड शिपली के साथ, मुट्ठी भर आम ईमेल अभिवादन पर ध्यान दें।
बेशक, ईमेल शुरू करने का सही तरीका इस बात पर निर्भर करेगा कि आप किसे लिख रहे हैं, लेकिन सामान्य तौर पर, जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को व्यावसायिक ईमेल लिख रहे होते हैं जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या बिल्कुल भी नहीं जानते हैं, तो वे कहते हैं कि एक सुरक्षित विकल्प है। - और एक गुच्छा जिसे आपको आमतौर पर टालना चाहिए।
'नमस्ते, [नाम]'
यदि आप इसे थोड़ा और औपचारिक बनाना चाहते हैं, तो आप हमेशा व्यक्ति के अंतिम नाम का उपयोग कर सकते हैं: 'हाय, श्रीमती स्मिथ, ...'
श्वाबे कहते हैं, 'मुझे यह पसंद है इसका कारण यह है कि यह पूरी तरह से मिलनसार और सहज है।
यह पच्टर का पसंदीदा भी है। वह कहती है कि किसी को संबोधित करने का यह एक सुरक्षित और परिचित तरीका है, चाहे आप इस व्यक्ति को जानते हों या नहीं।
तो जब संदेह हो, तो 'नमस्ते' के साथ जाएं।
'अभिवादन'
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं तो यह 'हाय, [नाम] ...' का एक अच्छा बैकअप है। लेकिन उस जानकारी का पता लगाने के लिए आपको हमेशा वह करना चाहिए जो आप कर सकते हैं।
'अरे!'
अपने दोस्तों के साथ इसका उपयोग करना ठीक है, लेकिन बहुत ही अनौपचारिक अभिवादन कार्यस्थल से बाहर रहना चाहिए। यह पेशेवर नहीं है - खासकर यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिससे आप कभी नहीं मिले हैं, पच्टर कहते हैं।
एम्मा ग्रीनवेल और जेरेमी एलन व्हाइट
Schwalbe सहमत हैं: 'मैं अपने सिर से कभी नहीं निकल सकता मेरी दादी की सलाह 'अरे घोड़ों के लिए है।'
'अरे वहाँ' से भी बचें। यह उस व्यक्ति से कहता है, 'मैं आपका नाम नहीं जानता, लेकिन अगर मैं शांत और आकस्मिक लगने की कोशिश करूं, तो शायद आप ध्यान न दें।'
'प्रिय श्रीमान/श्रीमती/सुश्री। [अंतिम नाम]'
'प्रिय' परिवार मुश्किल है क्योंकि इसका उपयोग करना हमेशा भयानक या गलत नहीं होता है, लेकिन कभी-कभी यह थोड़ा औपचारिक भी हो सकता है।
'प्रिय [पहला नाम]'
फिर, यह दुनिया में सबसे खराब अभिवादन नहीं है, लेकिन यह थोड़ा पुराने जमाने का है।
'प्रिय मित्र'
'यदि आप मेरा नाम नहीं जानते हैं, या इसका उपयोग करने के लिए परेशान नहीं किया जा सकता है, तो हम शायद दोस्त नहीं हैं,' श्वाबे कहते हैं।
'प्रिय महोदय या महोदया'
मार्ग बहुत औपचारिक!
क्विंसी ब्राउन कितनी लंबी है
साथ ही, यह अभिवादन प्राप्तकर्ता को बताता है कि आपको पता नहीं है कि आप किसे संबोधित कर रहे हैं, पच्टर कहते हैं। 'फिर आपको जो कहना है, उसमें पाठक की दिलचस्पी क्यों होनी चाहिए?'
श्वाबे कहते हैं: 'यह बहुत कड़ा है। ऐसा हमेशा लगता है कि कोई बुरी खबर है या कोई शिकायत आएगी।'
'उनके लिए जो इससे सम्बद्ध हो सकते हैं'
प्राप्तकर्ता सोच सकता है, 'ठीक है, इससे मुझे कोई फ़र्क नहीं पड़ता... मुझे पढ़ना जारी रखने की ज़रूरत नहीं है।'
ईमेल संदेश शुरू करने का यह एक ठंडा और बहुत ही अवैयक्तिक तरीका है।
'नमस्ते'
बुरा नहीं है, लेकिन थोड़ा अनौपचारिक है यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं जिसे आप बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।
'सुप्रभात/दोपहर/शाम'
हो सकता है कि सुबह, दोपहर या शाम न हो, जब तक आपका ईमेल उस व्यक्ति तक नहीं पहुंचता--या यदि यह व्यक्ति किसी भिन्न समय क्षेत्र में है--तो इन्हें छोड़ देना ही सबसे अच्छा है।
'श्री श्रीमती सुश्री। [अंतिम नाम]'
एक और कठोर और अचानक एक। प्राप्तकर्ता को ऐसा लग सकता है कि फटकार आ रही है।
'[पहला नाम]!'
सबसे पहले, यह थोड़ा अनौपचारिक और अचानक है। फिर जब आप विस्मयादिबोधक बिंदु पर काम करते हैं, तो यह सिर्फ परेशान हो जाता है।
श्वाबे कहते हैं, 'बल्ले से यह थोड़ा झकझोरने वाला है - जैसे कोई मुझ पर चिल्ला रहा हो। 'विस्मयादिबोधक के बिना भी, यह थोड़ा अचानक है। नाम के आगे 'नमस्ते' करने से बेहतर है कि उसे सिर्फ झुठला दिया जाए।
'मैं!'
क्या हमें वास्तव में यह समझाने की ज़रूरत है कि यह एक नहीं-नहीं क्यों है?
टीशा कैंपबेल-मार्टिन हाइट
'[गलत वर्तनी नाम]'
प्राप्तकर्ता के नाम की सही वर्तनी करें।
पच्टर कहते हैं, 'अगर उनके नाम की वर्तनी गलत है तो बहुत से लोगों का अपमान किया जाता है। 'व्यक्ति के हस्ताक्षर ब्लॉक में सही वर्तनी की जाँच करें। आप 'टू' लाइन को भी चेक कर सकते हैं। अक्सर, लोगों के पहले या अंतिम नाम उनके पते में होते हैं।'
'सज्जनों'
यह सेक्सिस्ट है, पच्टर कहते हैं। यदि आप लोगों के समूह को संबोधित कर रहे हैं, तो कहें, 'नमस्कार, सब लोग।'
'शुभ शुक्रवार!!!'
आप अति उत्साही नहीं होना चाहते। यह पेशेवर नहीं है और गलत स्वर सेट करता है। साथ ही, यह प्राप्तकर्ता की त्वचा के नीचे हो सकता है।
'नमस्ते [उपनाम]'
विलियम को 'विल' या जेनिफर को 'जेन' कहने के लिए इसे अपने ऊपर न लें। जब तक व्यक्ति ने अपना परिचय नहीं दिया है- या खुद एक उपनाम का उपयोग करके या ईमेल हस्ताक्षर में एक का उपयोग करता है, पूरे नाम से चिपके रहें।
'सब'
यह एक अचानक लगता है।
दोबारा, यदि आप किसी समूह को लिख रहे हैं, तो 'नमस्ते, सब लोग' का प्रयोग करें।
'श्री श्रीमती सुश्री। [पहला नाम], ...'
पच्टर का कहना है कि छोटे बच्चे अपने शिक्षकों को इस तरह संबोधित करते हैं: 'श्रीमती। सुसान, क्या आप इस गणित की समस्या में मेरी मदद कर सकते हैं?'
पेशेवर दुनिया में यह उचित नहीं है।
यह कहानी पहली बार दिखाई दिया व्यापार अंदरूनी सूत्र .
