मौखिक संचार

मौखिक संचार किसी भी प्रकार की बातचीत का वर्णन करता है जो बोले गए शब्दों का उपयोग करता है, और यह व्यापार की दुनिया का एक महत्वपूर्ण, अभिन्न अंग है, खासकर एक युग में जिसे सूचना युग कहा जाता है। हर्टा ए. मर्फी, हर्बर्ट डब्ल्यू. हिल्डेब्रांट और जेन थॉमस ने अपनी पुस्तक में लिखा है, 'बोलने के साथ-साथ लिखित रूप में प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता को व्यवसाय में अत्यधिक महत्व दिया जाता है, और इसकी मांग की जाती है।' प्रभावी व्यावसायिक संचार . 'व्यवसाय के कार्यात्मक क्षेत्रों की सामग्री को जानना महत्वपूर्ण है, लेकिन उन विचारों को जीवन देना-बैठकों में या एकल प्रस्तुतियों में-एक प्रभावी मौखिक प्रस्तुति की मांग करता है।' आमतौर पर एक संगठन के भीतर उपयोग किए जाने वाले मौखिक संचार के प्रकारों में स्टाफ मीटिंग, व्यक्तिगत चर्चा, प्रस्तुतीकरण, टेलीफोन प्रवचन और अनौपचारिक बातचीत शामिल हैं। संगठन के बाहर के लोगों के साथ मौखिक संचार आमने-सामने की बैठकों, टेलीफोन कॉलों, भाषणों, टेलीकांफ्रेंसिंग या वीडियोकांफ्रेंसिंग का रूप ले सकता है।

छोटे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों के लिए वार्तालाप प्रबंधन कौशल आवश्यक हैं, जो अक्सर क्लाइंट / ग्राहक प्रस्तुतियों, कर्मचारी साक्षात्कार और बैठक आयोजित करने जैसे क्षेत्रों में बहुत अधिक बोझ उठाते हैं। मौखिक संचार प्रभावी होने के लिए, यह स्पष्ट, प्रासंगिक, वाक्यांशविज्ञान और स्वर में कुशल, संक्षिप्त और सूचनात्मक होना चाहिए। प्रस्तुतियाँ या वार्तालाप जो इन विशिष्टताओं को धारण करते हैं, व्यवसाय के स्वास्थ्य और विकास को सुनिश्चित करने में एक अमूल्य उपकरण हो सकते हैं। दूसरी ओर, अस्पष्ट, गलत, या असंगत व्यावसायिक संचार, मूल्यवान समय बर्बाद कर सकता है, कर्मचारियों या ग्राहकों को अलग कर सकता है, और प्रबंधन या समग्र व्यवसाय के प्रति सद्भावना को नष्ट कर सकता है।

मौखिक प्रस्तुतियां

सार्वजनिक प्रस्तुति को आम तौर पर मौखिक व्यापार संचार की विभिन्न शैलियों में सबसे महत्वपूर्ण माना जाता है। जैसा कि सभी प्रकार के संचार के लिए सच है, सार्वजनिक भाषण या टिप्पणी तैयार करने में पहला कदम संचार के आवश्यक उद्देश्य/लक्ष्य को निर्धारित करना है। हिल्डेब्रांट, मर्फी और थॉमस नोट के रूप में, व्यावसायिक प्रस्तुतियों में तीन सामान्य उद्देश्यों में से एक होता है: राजी करना, सूचित करना या निर्देश देना, या मनोरंजन करना। इस उद्देश्य से प्रस्तुति में शामिल किए जाने वाले मुख्य विचार आएंगे। इन विचारों पर गहन शोध किया जाना चाहिए और दर्शकों की जरूरतों के अनुकूल बनाया जाना चाहिए।

फिर विचारों को एक परिचय, एक मुख्य निकाय या पाठ, और एक सारांश या निष्कर्ष शामिल करने के लिए व्यवस्थित किया जाना चाहिए। या, जैसा कि भाषण देने के बारे में पुरानी कहावत है, 'उन्हें बताएं कि आप उन्हें क्या बताने जा रहे हैं, उन्हें बताएं, और उन्हें बताएं कि आपने उन्हें क्या बताया।' परिचय को श्रोता की रुचि को पकड़ना चाहिए और शेष प्रस्तुति के विषय को स्थापित करना चाहिए। मुख्य निकाय को जोर देने वाले बिंदुओं पर ध्यान देना चाहिए। निष्कर्ष को प्रमुख बिंदुओं को फिर से बताना चाहिए और उस व्यापक संदेश को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए जिसे व्यक्त किया जा रहा है।

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दृश्य एड्स कुछ प्रस्तुतियों का एक उपयोगी घटक हो सकता है। चाहे वे पीसी से प्रक्षेपित हों, चॉकबोर्ड पर प्रदर्शित हों, ड्राई-इरेज़ बोर्ड, या फ्लिप चार्ट विज़ुअल एड्स, स्पीकर को संदेश प्राप्त करने में मदद करने के लिए सार्थक, रचनात्मक और दिलचस्प होना चाहिए। दृश्य एड्स के सफल उपयोग की कुंजी यह है कि उन्हें प्रस्तुति के विषय का समर्थन करना चाहिए, इसके संचारण में सहायता करनी चाहिए, लेकिन मैला, जटिल, या यहां तक कि बहुत मनोरंजक होने के बिना ऐसा करना चाहिए।

एक बार जब प्रस्तुति का आयोजन किया गया है और दृश्य एड्स का चयन किया गया है, तो वक्ता को समय की कमी को पूरा करने के लिए और मुख्य बिंदुओं की पूरी तरह से कवरेज सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक रूप से प्रस्तुतिकरण का पूर्वाभ्यास करना चाहिए। आत्मविश्वास हासिल करने के लिए शीशे के सामने या किसी दोस्त के सामने अभ्यास करने से मदद मिल सकती है। एक अच्छी मौखिक प्रस्तुति में श्रोताओं को सामग्री के माध्यम से आगे बढ़ने में मदद करने के लिए संक्रमणकालीन वाक्यांश शामिल होंगे, और यह बहुत लंबा या तकनीकी नहीं होगा। स्पीकर के लिए यह भी महत्वपूर्ण है कि दर्शकों के प्रश्नों का अनुमान लगाया जाए और या तो उस जानकारी को प्रस्तुति में शामिल किया जाए या प्रस्तुति के अंत में प्रश्नोत्तर सत्र में उन्हें संबोधित करने के लिए तैयार रहें। पेशेवर और शालीन प्रस्तुति प्रभावी संचार की एक और कुंजी है, चाहे सेटिंग एक सम्मेलन, एक भोज, एक छुट्टी लंच, या एक प्रबंधन वापसी हो। स्टीव काये ने कहा, 'यह स्वीकार करें कि जब आप किसी व्यावसायिक कार्यक्रम में बोलते हैं, तो आप अपनी कंपनी और उस कंपनी में अपने कार्यालय का प्रतिनिधित्व करते हैं। आईआईई समाधान . 'घटना का उपयोग सद्भावना को बढ़ावा देने के अवसर के रूप में करें। शिकायत, आलोचना या विवाद से बचें। ये दर्शकों को अलग-थलग कर देंगे और आपकी विश्वसनीयता को जल्दी नष्ट कर देंगे। इसके बजाय, इस बारे में बात करें कि दर्शक क्या सुनना चाहते हैं। अपने मेजबान की प्रशंसा करें, इस अवसर का सम्मान करें और उपस्थित लोगों की प्रशंसा करें। विकिरण सफलता और आशावाद।'

मौखिक प्रस्तुतियों को तात्कालिक रूप से दिया जा सकता है (एक रूपरेखा या नोट्स से); पांडुलिपि से पढ़कर; या स्मृति से। समसामयिक दृष्टिकोण को अक्सर एक ऐसी विधि के रूप में देखा जाता है जो स्पीकर को आंखों से संपर्क बनाने और दर्शकों के साथ तालमेल विकसित करने की अनुमति देता है, साथ ही साथ प्रासंगिक जानकारी भी देता है। पांडुलिपि से पढ़ना अधिक बार लंबे और/या विस्तृत संचार के लिए उपयोग किया जाता है जो बहुत सारी जमीन को कवर करता है। याद रखना, इस बीच, आमतौर पर केवल छोटी और/या अनौपचारिक चर्चाओं के लिए उपयोग किया जाता है।

प्रभावी मौखिक प्रस्तुतियों के वितरण के लिए एक वक्ता को अपनी मुखर पिच, दर और मात्रा पर विचार करने की आवश्यकता होती है। जोर जोड़ने और एकरसता से बचने के लिए मुखर पिच में बदलाव को शामिल करना महत्वपूर्ण है। श्रोता को समग्र संदेश के विशिष्ट तत्वों पर प्रतिबिंबित करने की अनुमति देने के लिए बोलने की दर में बदलाव और विराम को शामिल करना भी सहायक होता है। प्रस्तुति की सफलता के लिए उपयुक्त मात्रा का पता लगाना भी महत्वपूर्ण है। अंत में, वक्ताओं को सावधान रहना चाहिए कि वे किसी प्रस्तुति में शब्दों या वाक्यों के बीच में बाहरी शब्द या ध्वनियाँ न जोड़ें - जैसे 'उम,' 'आप जानते हैं,' या 'ठीक है'।

अशाब्दिक तत्व जैसे मुद्रा, हावभाव और चेहरे के भाव भी अच्छे मौखिक संचार कौशल विकसित करने में महत्वपूर्ण कारक हैं। हिल्डेब्रांट, मर्फी और थॉमस ने पुष्टि की, 'आपका बाहरी रूप आपके आंतरिक मनोदशा को दर्शाता है। 'इस प्रकार अच्छा आसन शिष्टता और आत्मविश्वास का सुझाव देता है; न तो कठोर ध्यान में खड़े हों और न ही लापरवाह लापरवाही के साथ पोडियम पर लिपटा हो, बल्कि अपने वजन के साथ प्रत्येक पैर पर समान रूप से वितरित हो।' कुछ हलचल श्रोताओं का ध्यान खींचने या जोर बढ़ाने में मददगार हो सकती है, लेकिन लगातार हिलने-डुलने या गति करने से बचना चाहिए। इसी तरह, हाथ और हाथ के इशारों का उपयोग इंगित करने, वर्णन करने या जोर देने के लिए किया जा सकता है, लेकिन उन्हें विविध, सावधानीपूर्वक समयबद्ध और दर्शकों के अनुकूल होना चाहिए। अंत में, अच्छे वक्ताओं को श्रोताओं के साथ बार-बार नज़रें मिलानी चाहिए, उनके चेहरे के भावों को उनके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे विचारों में रुचि दिखाने देना चाहिए, और इस अवसर के लिए उपयुक्त पोशाक पहनना चाहिए।

छोटे व्यवसाय के मालिक सामान्य आबादी को इस रूप में दर्शाते हैं कि सार्वजनिक बोलने के लिए उनका उत्साह अलग-अलग व्यक्ति के लिए काफी भिन्न होता है। कुछ उद्यमी सुर्खियों का आनंद लेते हैं और उन सेटिंग्स में पनपते हैं जो सार्वजनिक प्रस्तुतियों (औपचारिक या अनौपचारिक) के लिए कहते हैं। अन्य लोग सार्वजनिक बोलने में कम कुशल होते हैं और ऐसी स्थितियों में जाने से बचते हैं। लेकिन व्यावसायिक सलाहकार उद्यमियों से सार्वजनिक प्रस्तुतियों और मौखिक संचार कौशल को व्यवसाय के विकास में एक संभावित अमूल्य उपकरण के रूप में मानने का आग्रह करते हैं। 'आप एक प्रेजेंटेशन कोच को काम पर रखने या व्यावसायिक प्रस्तुतियों पर एक कार्यशाला में भाग लेने पर विचार कर सकते हैं,' काये ने सलाह दी। 'ये सेवाएं आपको दिखा सकती हैं कि बोलते समय अपने प्रभाव को अधिकतम कैसे करें। वास्तव में, ऐसे कौशल सीखना एक प्रभावी नेता के रूप में आपके भविष्य में दीर्घकालिक निवेश के रूप में कार्य करता है।'