एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) वित्तीय जानकारी का एक कम्प्यूटरीकृत डेटाबेस है जिसे इस तरह से व्यवस्थित और प्रोग्राम किया जाता है कि यह कंपनी में प्रबंधन के हर स्तर के संचालन पर नियमित रिपोर्ट तैयार करता है। आमतौर पर सिस्टम से विशेष रिपोर्ट आसानी से प्राप्त करना भी संभव है। एमआईएस का मुख्य उद्देश्य प्रबंधकों को अपने स्वयं के प्रदर्शन के बारे में प्रतिक्रिया देना है; शीर्ष प्रबंधन समग्र रूप से कंपनी की निगरानी कर सकता है। एमआईएस द्वारा प्रदर्शित जानकारी आम तौर पर एक साल पहले के 'नियोजित' परिणामों और परिणामों के मुकाबले 'वास्तविक' डेटा दिखाती है; इस प्रकार यह लक्ष्यों के विरुद्ध प्रगति को मापता है। एमआईएस कंपनी इकाइयों और कार्यों से डेटा प्राप्त करता है। कुछ डेटा कंप्यूटर से जुड़े चेक-आउट काउंटर से स्वचालित रूप से एकत्र किए जाते हैं; अन्य को आवधिक अंतराल पर बंद किया जाता है। नियमित रिपोर्ट पूर्व-प्रोग्राम की जाती हैं और अंतराल पर या मांग पर चलती हैं जबकि अन्य अंतर्निर्मित क्वेरी भाषाओं का उपयोग करके प्राप्त की जाती हैं; सिस्टम में निर्मित डिस्प्ले फ़ंक्शन का उपयोग प्रबंधकों द्वारा नेटवर्क द्वारा एमआईएस से जुड़े डेस्क-साइड कंप्यूटर पर स्थिति की जांच करने के लिए किया जाता है। कई परिष्कृत प्रणालियाँ कंपनी के स्टॉक के प्रदर्शन की निगरानी और प्रदर्शन भी करती हैं।
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उत्पत्ति और विकास
एमआईएस कई अलग-अलग प्रकार की गिनती, मिलान, रिकॉर्ड रखने और लेखांकन तकनीकों के इलेक्ट्रॉनिक स्वचालन का प्रतिनिधित्व करता है, जिनमें से सबसे पुराना, निश्चित रूप से, खाता बही था, जिस पर व्यवसाय के मालिक ने अपने व्यवसाय का ट्रैक रखा था। ऑटोमेशन 1880 के दशक में सारणीबद्ध कार्ड के रूप में उभरा, जिसे क्रमबद्ध और गिना जा सकता था। ये वे पंच-कार्ड थे जिन्हें अभी भी कई लोगों द्वारा याद किया जाता है: उन्होंने पंच-कार्ड मशीनों पर दर्ज की गई जानकारी के तत्वों को पकड़ लिया; कार्डों को तब अन्य मशीनों द्वारा संसाधित किया जाता था जिनमें से कुछ मिलान के परिणाम प्रिंट कर सकते थे। प्रत्येक कार्ड उसी के बराबर था जिसे आज डेटाबेस रिकॉर्ड कहा जाएगा, कार्ड के विभिन्न क्षेत्रों को फ़ील्ड के रूप में माना जाएगा। विश्व प्रसिद्ध आईबीएम की शुरुआत 1911 में हुई थी; तब इसे कम्प्यूटिंग-टेबुलेटिंग-रिकॉर्डिंग कंपनी कहा जाता था। IBM से पहले C-T-R था। पंच कार्ड का उपयोग समय का रिकॉर्ड रखने और तराजू पर वजन रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता था। अमेरिकी जनगणना ने ऐसे कार्डों का उपयोग रिकॉर्ड करने और अपने डेटा में हेरफेर करने के लिए भी किया। जब द्वितीय विश्व युद्ध के बाद पहला कंप्यूटर उभरा तो पंच-कार्ड सिस्टम का उपयोग उनके फ्रंट एंड (उन्हें डेटा और प्रोग्राम खिलाना) और उनके आउटपुट (कंप्यूटर कट कार्ड और इनसे मुद्रित अन्य मशीनें) दोनों के रूप में किया जाता था। 1970 के दशक तक कार्ड सिस्टम पूरी तरह से गायब नहीं हुए थे। अंततः उन्हें चुंबकीय भंडारण मीडिया (टेप और डिस्क) द्वारा बदल दिया गया। ऐसे स्टोरेज मीडिया का उपयोग करने वाले कंप्यूटरों ने मिलान में तेजी लाई; कंप्यूटर ने गणना कार्यों की शुरुआत की। सबसे महत्वपूर्ण लेखांकन कार्यों के रूप में विकसित एमआईएस कम्प्यूटरीकृत हो गया।
नवाचार की लहरों ने 1970, 80 और 90 के दशक में सभी कॉर्पोरेट कार्यों और व्यवसायों के सभी आकारों में सुसंगत सूचना प्रणाली के मूलभूत गुणों को फैलाया। कंपनियों के भीतर प्रमुख कार्यात्मक क्षेत्रों ने अपनी एमआईएस क्षमताओं का विकास किया; अक्सर ये अभी तक जुड़े नहीं थे: इंजीनियरिंग, निर्माण और इन्वेंट्री सिस्टम कभी-कभी विशेष हार्डवेयर पर चलते हुए कंधे से कंधा मिलाकर विकसित होते हैं। पर्सनल कंप्यूटर ('माइक्रो', पीसी) 70 के दशक में दिखाई दिए और 80 के दशक में व्यापक रूप से फैल गए। इनमें से कुछ का उपयोग बिक्री, विपणन और कार्मिक प्रणालियों की सेवा करने वाले एमआईएस सिस्टम के फ्री-स्टैंडिंग 'बीज' के रूप में किया गया था, जिसमें से सारांशित डेटा को 'मेनफ्रेम' में स्थानांतरित कर दिया गया था। 1980 के दशक में नेटवर्क वाले पीसी सामने आए और 1990 के दशक में कई कंपनियों में अपने आप में शक्तिशाली सिस्टम के रूप में विकसित हुए और मध्यम आकार के और छोटे कंप्यूटरों को विस्थापित किया। शक्तिशाली डेटाबेस इंजनों से लैस, ऐसे नेटवर्क एमआईएस उद्देश्यों के लिए व्यवस्थित किए गए थे। इसके साथ ही, 90 के दशक में, वर्ल्ड वाइड वेब का युग आया, जो एक दृश्य इंटरफ़ेस के साथ इंटरनेट में रूपांतरित हुआ, सभी प्रकार के सिस्टम को एक दूसरे से जोड़ता है।
२१वीं सदी के पहले दशक के मध्य में एमआईएस का संकुचित विचार कुछ अस्पष्ट हो गया है। प्रबंधन सूचना प्रणाली, निश्चित रूप से, अभी भी अपना काम कर रही है, लेकिन उनका कार्य अब कई अन्य लोगों में से एक है जो व्यवसाय में लोगों को प्रबंधन में मदद करने के लिए जानकारी खिलाता है। कंप्यूटर सहायता प्राप्त डिजाइन और निर्माण (सीएडी-सीएएम) के लिए सिस्टम उपलब्ध हैं; कंप्यूटर बिजली, रसायन, पेट्रोकेमिकल, पाइपलाइन, परिवहन प्रणाली आदि में औद्योगिक प्रक्रियाओं की निगरानी करते हैं। सिस्टम दुनिया भर में धन का प्रबंधन और हस्तांतरण करते हैं और दुनिया भर में संचार करते हैं। वस्तुतः सभी प्रमुख प्रशासनिक कार्य स्वचालित प्रणाली द्वारा समर्थित हैं। बहुत से लोग अब इंटरनेट पर अपना कर दर्ज करते हैं और बैंक खातों से अपने धनवापसी को क्रेडिट (या धन के स्वामित्व में कटौती) स्वचालित रूप से करते हैं। एमआईएस इस प्रकार था प्रथम सूचना युग की प्रमुख प्रणाली। वर्तमान में आद्याक्षर आईटी सार्वभौमिक उपयोग में आ रहे हैं। 'सूचना प्रौद्योगिकी' अब किसी भी और सभी सॉफ्टवेयर-हार्डवेयर-संचार संरचनाओं को नामित करने की श्रेणी है जो आज सभी स्तरों पर समाज के आभासी तंत्रिका तंत्र की तरह काम करती है।
मिस एंड स्मॉल बिजनेस
यदि एमआईएस को प्रबंधन कार्य में सहायता करने वाली सूचना की एक कंप्यूटर-आधारित सुसंगत व्यवस्था के रूप में परिभाषित किया गया है, तो एक छोटा व्यवसाय जो उचित रूप से सुसज्जित और जुड़ा हुआ एक भी कंप्यूटर चला रहा है, एक प्रबंधन सूचना प्रणाली का संचालन कर रहा है। यह शब्द मेनफ्रेम पर चलने वाले बड़े सिस्टम तक ही सीमित था, लेकिन वह दिनांकित अवधारणा अब सार्थक नहीं है। बिलिंग ग्राहकों के लिए सॉफ्टवेयर चलाने वाले एकल डॉक्टर के साथ एक चिकित्सा पद्धति, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना, बीमा कंपनियों के नेटवर्क से इंटरनेट से जुड़ा, चेक काटने में सक्षम अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से क्रॉस-लिंक्ड वास्तव में एक एमआईएस है। उसी तरह सड़क पर तीन प्रधानाचार्यों के साथ एक छोटे निर्माता के प्रतिनिधि संगठन और गृह कार्यालय में एक प्रशासनिक प्रबंधक के पास एक एमआईएस प्रणाली है, वह प्रणाली सभी भागों के बीच की कड़ी बन जाती है। यह इन्वेंट्री सिस्टम से लिंक कर सकता है, लेखांकन को संभाल सकता है, और प्रत्येक प्रतिनिधि के साथ संचार के आधार के रूप में कार्य करता है, प्रत्येक एक लैपटॉप ले जाता है। परामर्श, विपणन, बिक्री, अनुसंधान, संचार और अन्य सेवा उद्योगों में लगे लगभग सभी छोटे व्यवसायों के पास बड़े कंप्यूटर नेटवर्क होते हैं जिन पर वे पर्याप्त डेटाबेस तैनात करते हैं। एमआईएस पुराना हो गया है और छोटे व्यवसाय का एक अभिन्न अंग बन गया है।
लेकिन जबकि लगभग हर कंपनी अब कंप्यूटर का उपयोग करती है, सभी ने अभी तक ऊपर वर्णित एकीकरण का कार्य नहीं किया है। हालाँकि, अंतिम कदम उठाना बहुत आसान हो गया है- बशर्ते कि ऐसा करने के लिए अच्छे कारण मौजूद हों। जानकारी को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने की प्रेरणा आमतौर पर अव्यवस्था से आती है- जो पहले से ही ऑर्डर किया जा चुका है, और कहीं बक्से में बैठना, क्योंकि कंपनी अपनी इन्वेंट्री को खराब तरीके से नियंत्रित करती है। प्रेरणा अन्य लोगों के बारे में सुनने से भी उत्पन्न हो सकती है जो कुछ संसाधनों का शोषण कर रहे हैं, जैसे ग्राहक सूची, जबकि मालिक की अपनी सूची पूरे स्थान पर सोलह टुकड़ों में है। कभी-कभी इसके कारण भी होते हैं नहीं चीजों को बहुत अधिक स्वचालित करना: आधुनिक समय में एक व्यवसाय बंद हो सकता है क्योंकि 'नेटवर्क नीचे है।'
सूचना प्रणाली का उन्नयन आमतौर पर किसी प्रकार की समस्या की पहचान करने और फिर समाधान खोजने से शुरू होता है। उस प्रक्रिया में बाहर से लाया गया एक जानकार संसाधन-व्यक्ति बहुत मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि समस्या ओवर-स्टॉकिंग है, तो उस समस्या को हल करना अक्सर व्यवसाय के कई अन्य पहलुओं को छूने वाली एक नई सूचना प्रणाली के लिए शुरुआती बिंदु बन जाएगा। एक सलाहकार द्वारा पूछे जाने वाला पहला प्रश्न इस बात से संबंधित होगा कि अब चीजें कैसे प्रबंधित की जाती हैं। प्रक्रिया के विवरण में, संभावित समाधानों की खोज शुरू हो जाएगी। प्रारंभिक परामर्श के लिए दो या तीन सेवा फर्मों को बुलाना आमतौर पर एक अच्छा विचार है; ये शायद ही कभी कोई पैसा खर्च करते हैं। एक बार जब मालिक इन विक्रेताओं में से किसी एक के साथ सहज महसूस करता है, तो प्रक्रिया को गहरा किया जा सकता है।
व्यवसाय के स्वामी के पास विभिन्न समस्याओं के लिए विभिन्न सॉफ्टवेयर पैकेज खरीदने और फिर धीरे-धीरे उन्हें एक मूल्य वर्धित पुनर्विक्रेता (VAR) या एक सिस्टम इंटीग्रेटर की मदद से एक सिस्टम में जोड़ने का विकल्प होता है। 50 से कम कर्मचारियों वाले छोटे व्यवसाय के लिए यह समाधान शायद सबसे अच्छा है। बड़ी कंपनियां इसके अलावा ईआरपी सिस्टम स्थापित करने और वेब सेवाएं प्रदान करने में एप्लिकेशन सेवा प्रदाताओं या प्रबंधन सेवा प्रदाताओं (क्रमशः एएसपी और एमएसपी, सामूहिक रूप से एक्सएसपी के रूप में संदर्भित) द्वारा पेश किए गए विकल्पों का पता लगाना चाहती हैं। ASP एक केंद्रीय वेब साइट से उपयोगकर्ता को उच्च स्तरीय व्यावसायिक अनुप्रयोग प्रदान करते हैं। एमएसपी किसी कंपनी को ऑन-साइट या वेब-आधारित सिस्टम प्रबंधन सेवाएं प्रदान करते हैं। ईआरपी का अर्थ है 'एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग', सिस्टम का एक वर्ग जो निर्माण, खरीद, इन्वेंट्री प्रबंधन और वित्तीय डेटा को वेब क्षमताओं के साथ या बिना एक सिस्टम में एकीकृत करता है। ईआरपी बड़ी और मध्यम आकार की फर्मों के साथ बहुत लोकप्रिय हैं, लेकिन 2000 के दशक के मध्य में छोटे व्यवसाय क्षेत्र में तेजी से प्रवेश कर रहे थे।
ग्रंथ सूची
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