मुख्य प्रौद्योगिकी जेफ बेजोस ने पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगा दिया और यह संभवतः अब तक का सबसे स्मार्ट प्रबंधन कदम है

जेफ बेजोस ने पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगा दिया और यह संभवतः अब तक का सबसे स्मार्ट प्रबंधन कदम है

जेफ बेजोस ने हाल ही में अमेज़ॅन में मीटिंग्स से पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगा दिया है, जिसमें जोर देकर कहा गया है कि बैठकें उपस्थित लोगों के साथ चुपचाप एक हार्ड-कॉपी दस्तावेज़ पढ़ने के साथ शुरू होती हैं जिसमें इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

यह आश्चर्य की बात नहीं है, महत्वपूर्ण वैज्ञानिक अनुसंधान को देखते हुए कि पावरपॉइंट का उपयोग संगठनात्मक बुद्धि को कम करता है। हालाँकि, PowerPoint को 'ब्रीफिंग दस्तावेज़ों' से बदलना (जैसा कि बेजोस ने किया है) केवल अच्छा विज्ञान नहीं है; यह निम्नलिखित तीन कारणों से एक अविश्वसनीय रूप से स्मार्ट वित्तीय कदम भी है:

  1. यह समय बचाता है। PowerPoint उस गति से संचार करता है जिस गति से प्रस्तुतकर्ता बात करता है; एक ब्रीफिंग दस्तावेज़ उस गति से संचार करता है जिसे दर्शक पढ़ते हैं। एक प्रस्तुति जिसमें एक घंटा लगता है (बिना किसी रुकावट या चर्चा के) केवल पांच मिनट के लिए संघनित होता है।
  2. यह समय बचाता है। चूंकि एक ब्रीफिंग दस्तावेज़ बैठक की शुरुआत में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है, हर कोई सचमुच 'एक ही पृष्ठ पर' होता है और चर्चा छोटी और अधिक बिंदु पर होती है। इसके अलावा, चूंकि एक प्रस्तुति को एक प्रस्तुतकर्ता की आवश्यकता होती है, एक जरूर जानकारी लेने के लिए बैठक में शामिल हुए। ब्रीफिंग दस्तावेज़ के साथ, जिन लोगों को केवल जानकारी की आवश्यकता होती है (लेकिन भाग लेने की आवश्यकता नहीं है) वे दस्तावेज़ को आसानी से पढ़ सकते हैं और मीटिंग को छोड़ सकते हैं।
  3. यह समय बचाता है। एक ब्रीफिंग दस्तावेज़ तीन सबसे खराब पावरपॉइंट समय बर्बाद करता है: ए) 'वे-कैन-पिन-दिस-जेलो-टू-द-वॉल' प्रस्तुतियां, बी) 'मैंने तैयार नहीं किया-तो-मैं हूं -यूजिंग-माय-स्टैंडर्ड-स्लाइड-डेक' प्रेजेंटेशन; और, सबसे बुरी बात, ग) 'फॉर-द-लव-ऑफ-ईश्वर-विल-यू-प्लीज-गेट-टू-द-द-पॉइंट? प्रस्तुतियाँ।

क्या मैंने उल्लेख किया कि यह समय बचाता है? अच्छा, क्योंकि जैसा कि मैंने पहले बताया है, औसत कार्यकारी अपने समय का लगभग 50 प्रतिशत बैठकों में खर्च करता है (जिनमें से एक तिहाई पूरी तरह से बेकार है)। यह पॉवरपॉइंट की संगठनात्मक बुद्धिमत्ता को कम करने की कुख्यात क्षमता से ऊपर और परे एक विशाल उत्पादकता नाली है।

तो चलिए नंबर करते हैं। चूंकि ब्रीफिंग दस्तावेज़ पावरपॉइंट के रूप में (कम से कम) समय-कुशल हैं और सबसे बेकार मीटिंग्स को खत्म करने की प्रवृत्ति रखते हैं, इसलिए पावरपॉइंट को ब्रीफिंग दस्तावेज़ों के साथ बदलकर, बेजोस ने कंपनी-व्यापी प्रबंधन उत्पादकता को प्रभावी ढंग से बढ़ाया कम से कम 25 प्रतिशत।

मैं 20 से अधिक वर्षों से कार्यालय प्रौद्योगिकी और प्रबंधन तकनीक के बारे में शोध और लेखन कर रहा हूं। अगर कोई ऐसी तकनीक या तकनीक है, जो लागू होने पर उत्पादकता पर उस तरह के नाटकीय रूप से सकारात्मक प्रभाव के करीब कहीं भी होती है।

लेकिन वह सब नहीं है। ब्रीफिंग दस्तावेज़ों के पक्ष में पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगाने से बेजोस और अमेज़ॅन की लागत ठीक $0.00 है। सभी व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, यह एक आरओआई है, ठीक है, अनंत।

बहुत स्मार्ट, एह?