चाहे आपने एक व्यवसाय योजना या एक निवेश प्रस्ताव रखा हो, आपको अपनी रिपोर्ट पेश करने के लिए एक कार्यकारी सारांश की आवश्यकता होगी। सारांश में आपकी रिपोर्ट के प्रमुख विवरण शामिल होने चाहिए, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि पाठक को सूक्ष्मता से बोर न करें। रिपोर्ट के लिए विश्लेषण, चार्ट, संख्याएं और आकर्षक समीक्षाएं स्वयं सहेजें। यह आपके पाठक का ध्यान खींचने का समय है और उस व्यक्ति को यह बताने का है कि आप क्या कर रहे हैं और उसे आपकी शेष व्यावसायिक योजना या प्रस्ताव क्यों पढ़ना चाहिए।
कार्यकारी सारांश भी आपके लिए एक महत्वपूर्ण तरीका है, उद्यमी के रूप में, यह निर्धारित करने के लिए कि आपकी कंपनी के किन पहलुओं में सबसे स्पष्ट बिक्री बिंदु हैं, और किन पहलुओं के लिए थोड़ा और स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है। फीनिक्स-आधारित केयेन कंसल्टिंग के संस्थापक और सीईओ अकीरा हिरई, एक फर्म जो उद्यमियों को व्यावसायिक योजनाओं और वित्तीय पूर्वानुमानों को विकसित करने में मदद करती है, का कहना है कि आपके व्यवसाय के सार को एक पृष्ठ तक सीमित करने की प्रक्रिया आपको कठिन सोचने, यह तय करने के लिए मजबूर करती है कि क्या महत्वपूर्ण है, और उन चीजों को त्याग दें जो कहानी लाइन के लिए जरूरी नहीं हैं। 'ऐसा करने से,' वे कहते हैं, 'आप अपने व्यवसाय के बारे में एक बेहतर दृष्टि विकसित करते हैं, और आप अपनी कहानी कहने में बेहतर हो जाते हैं।'
एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: इसे क्यों लिखें?
निवेशक, ऋणदाता, अधिकारी, प्रबंधक और सीईओ व्यस्त हैं। हमेशा। इसका मतलब है कि आपकी व्यावसायिक योजना को पढ़ने के लिए कार्यकारी सारांश एक आवश्यक प्रवेश द्वार है। इसके बारे में इस तरह से सोचें: यदि आपके पास करने के लिए चीजों की एक अंतहीन सूची है, और किसी ने आपको एक 80-पृष्ठ का दस्तावेज़ दिया और कहा, 'इसे पढ़ें!' आप शायद पहले जानना चाहेंगे कि क्यों।
'एक कार्यकारी सारांश शामिल करने का सबसे महत्वपूर्ण कारण यह है कि कई मामलों में, पाठक केवल यही पढ़ेगा,' कैटी के संस्थापक और सीईओ पाब्लो बोनजोर कहते हैं, टेक्सास स्थित एसएमजी बिजनेस प्लान, एक कंपनी जो उद्यमियों को सहायता प्रदान करती है। व्यापार योजनाओं को लिखने में। बोनजोर के अनुसार, निवेशक यह तय करने के लिए कार्यकारी सारांश पढ़ेंगे कि क्या वे बाकी व्यवसाय योजना को पढ़ने से भी परेशान होंगे। किसी निवेशक या ऋणदाता के लिए पूरी व्यावसायिक योजना को पढ़ना दुर्लभ है, कम से कम विश्लेषण के प्रारंभिक चरणों में और वित्त पोषण के लिए विचार, इसलिए एक मजबूत कार्यकारी सारांश होना महत्वपूर्ण है।
जब आप अपनी व्यवसाय योजना लिख रहे होते हैं, तो आपका लक्ष्य होता है कि आप अपने कदम आगे बढ़ाएं और निवेशक के साथ समय का सामना करें। हिराई कहते हैं, 'यह मानते हुए कि आपका व्यवसाय निवेशक के लिए उपयुक्त है, एक मजबूत कार्यकारी सारांश आपको एक बैठक के लिए आमंत्रित करेगा। 'एक खराब कार्यकारी सारांश आपको ठंड में खड़ा कर देगा।'
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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: पहला पैराग्राफ
जिस तरह एक फिल्म की शुरुआत एक लड़ाई के दृश्य से हो सकती है या एक मजाकिया उपाख्यान के साथ एक पत्रिका लेख खुल सकता है, आपको अपने कार्यकारी सारांश के लिए एक मजबूत हुक की आवश्यकता होगी।
लॉस एंजिल्स स्थित कंपनी ग्रोथथिंक के अध्यक्ष डेव लैविंस्की के अनुसार, 'एक कार्यकारी सारांश का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा पहला पैराग्राफ है जो स्पष्ट रूप से बताता है कि कंपनी क्या करती है,' जो उद्यमियों को व्यावसायिक योजनाओं को विकसित करने और पूंजी जुटाने में मदद करती है। 'अधिकांश व्यावसायिक योजनाएं ऐसी कहानी से शुरू होती हैं जो उत्साह पैदा करने की कोशिश करती है, और यह हमेशा काम नहीं करती है।'
इसके बारे में सोचने का एक तरीका, हिराई कहते हैं, यह है कि आपके कार्यकारी सारांश को एक कार्यकारी सारांश की आवश्यकता है। पहले पैराग्राफ को पाठक को शेष सारांश को पढ़ने के लिए मजबूर करने की आवश्यकता है। शायद आपके पास एक सम्मोहक आह है! पल, तो आप उसके साथ शुरू कर सकते हैं। यदि आपने बाज़ार में किसी ऐसी समस्या की पहचान की है जिसे पर्याप्त रूप से सेवित नहीं किया जा रहा है, तो आप इसके साथ शुरू कर सकते हैं।
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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: नट और बोल्ट
एक कार्यकारी सारांश के लिए कोई निर्धारित संरचना नहीं है, लेकिन आपके व्यवसाय योजना या निवेश प्रस्ताव पर ध्यान देने योग्य है यह सुनिश्चित करने के लिए आपको दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए। सबसे पहले, अपनी मूल शक्तियों के बारे में सोचें। अपने विचारों को प्रस्तुत करने के लिए बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें, और सुनिश्चित करें कि आप हमेशा संक्षिप्त भाषा का उपयोग करते हैं।
हिरई कहते हैं, 'आपको अपनी कहानी को अपने दर्शकों, अपने व्यवसाय और अपने वांछित परिणामों से मिलाने की जरूरत है। 'यदि आपके पास एक असाधारण प्रबंधन टीम है, तो आप उसके साथ शुरुआत कर सकते हैं।'
अपने आप से पूछें कि आपकी कंपनी के बारे में क्या अनोखा और रोमांचक है। आपके द्वारा यह समझाने के बाद कि आपकी कंपनी क्या करती है, यह बेचने का समय है कि आप क्यों मानते हैं कि आप सफल होने के लिए विशिष्ट रूप से योग्य हैं।
लैविंस्की आपके कार्यकारी सारांश को एक साथ रखते हुए इन सवालों के समाधान की सिफारिश करता है:
• क्या आपकी कोई अनूठी साझेदारी है?
• क्या आपके पास पहले से ही ग्राहक और कर्षण हैं?
• क्या आपके पास पेटेंट या तकनीक है?
• क्या आपकी मार्केटिंग योजना किसी तरह विशेष है?
अपने दर्शकों के आधार पर, आप कार्यकारी सारांश के लिए अधिक कठोर दृष्टिकोण का भी प्रयास कर सकते हैं। पहले पैराग्राफ के बाद, बोनजोर का कहना है कि एक प्रभावी संरचना प्रत्येक अनुभाग को उसी क्रम में सारांशित करना है जिसमें आइटम पूर्ण व्यावसायिक योजना के भीतर प्रस्तुत किए जाते हैं। पाठक के लिए संरचना को यथासंभव प्रासंगिक बनाने के लिए, आमतौर पर एक निवेशक या ऋणदाता, वह इन श्रेणियों पर विचार करने का सुझाव देता है:
• एक कंपनी विवरण सारांश
• समस्या
• आपका समाधान
• अब क्यों
अब क्यों श्रेणी उत्तर देने के लिए सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों में से एक है, क्योंकि यह आपके कार्यकारी सारांश को समय पर बनाती है। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं, वह यह है कि पाठक को यह महसूस कराएं कि कार्य करने के लिए बहुत समय है। संभावना है, अगर आपके कार्यकारी सारांश के लिए कोई तात्कालिकता नहीं है, तो आपकी व्यावसायिक योजना पढ़ी नहीं जाएगी।
उपरोक्त तत्वों का वर्णन करने के बाद, कार्यकारी सारांश में एक संक्षिप्त वित्तीय सारांश भी होना चाहिए। आपकी वित्तीय स्थिति के लिए, बोनजोर सौदे के मूल्यांकन को शामिल करने का सुझाव देता है, ताकि पाठक को तुरंत पता चल जाए कि जोखिम क्या हैं, और रिटर्न क्या हो सकता है।
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यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके पाठक कौन हैं। क्या तुम खोज करते हो। यदि आप निवेशकों को अपनी योजना प्रस्तुत कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि कार्यकारी सारांश की भाषा उनकी पृष्ठभूमि को पूरा करती है। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि आपके निवेशक के पास केमिकल इंजीनियरिंग की डिग्री है, तो आपकी भाषा दर्शनशास्त्र का अध्ययन करने वाले निवेशक को प्रस्तुत कार्यकारी सारांश से भिन्न हो सकती है।
दूसरे शब्दों में, 'उस भाषा का उपयोग करें जो आपके लक्षित दर्शकों के साथ प्रतिध्वनित हो,' हिराई कहते हैं। जब आप इसे विभिन्न निवेशकों के सामने पेश करते हैं तो अपने कार्यकारी सारांश को बदलने से डरो मत। प्रत्येक दर्शक के लिए अलग-अलग संस्करण बनाने पर विचार करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि यह हमेशा पेशेवर, कुरकुरा और किसी भी शर्मनाक त्रुटियों से मुक्त हो। एक और अच्छी युक्ति वह सामान्य संज्ञाओं (जैसे, 'कंपनी') पर व्यक्तिगत सर्वनामों (जैसे, 'हम' और 'हमारा') का उपयोग करना है। यदि आप पहले व्यक्ति में पाठक से संबंधित हो सकते हैं तो आपका पाठक आपके, आपके ब्रांड और आपके विचार के साथ एक मजबूत व्यक्तिगत संबंध महसूस करेगा।
या तो आश्वस्त होना न भूलें। यदि लेखक स्पष्ट रूप से इस कंपनी में विश्वास नहीं करता है, तो बोनजोर कहते हैं, पाठक को इस पर विश्वास क्यों करना चाहिए? अपने आप को अपने पाठक के स्थान पर रखें, और अपने आप से पूछें कि आप किसी कंपनी में निवेश क्यों करना चाहते हैं। वह कहते हैं, 'इसके बारे में नौकरी के लिए इंटरव्यू की तरह सोचें या किसी लड़की को डेट पर जाने के लिए कहें। 'यदि आप आश्वस्त नहीं हैं और जैसा आप चाहते हैं वैसा कार्य नहीं करते हैं, तो संभावना है कि आप कहीं नहीं पहुंचेंगे।'
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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: लंबाई
याद रखें, प्रत्येक कार्यकारी सारांश अद्वितीय है - और होना चाहिए। आपके द्वारा भेजे जा रहे व्यवसाय योजना या निवेश प्रस्ताव के आकार के आधार पर, कार्यकारी सारांश की लंबाई अलग-अलग होगी। हालाँकि, आम सहमति यह है कि एक कार्यकारी सारांश एक से चार पृष्ठों के बीच लंबा होना चाहिए।
तार्किक रूप से सोचें। एक पृष्ठ के आगे और पीछे दो पृष्ठ का सारांश मुद्रित किया जा सकता है, जो एक पेशेवर विवरणिका की तरह लग सकता है। और अगर आप अपनी कहानी का सार एक या दो पेज में नहीं बता सकते हैं, तो हिरई कहते हैं, तो आपने शायद चीजों को अच्छी तरह से नहीं सोचा है।
इस विचार को प्रतिध्वनित करते हुए, बोनजोर का दावा है कि 'आप छोटे फोंट का उपयोग करके, अपने मार्जिन को चौड़ा करके, छवियों और तालिकाओं को कम करके थोड़ा धोखा दे सकते हैं, लेकिन अंततः आपको कार्यकारी सारांश में निहित सभी चीजों को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। आखिरकार, इसे किसी कारण से 'सारांश' कहा जाता है।
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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: क्या टालना है
लैविंस्की कहते हैं, 'ज्यादातर बिजनेस एंटरप्रेन्योर्स के एग्जिक्यूटिव सारांश गलत होने का कारण यह है कि उनका मानना है कि एग्जीक्यूटिव सारांश का लक्ष्य निवेशकों को उन्हें चेक देना है।' 'कार्यकारी सारांश का लक्ष्य निवेशक को व्यवसाय योजना पढ़ने या आपसे मिलने के लिए प्राप्त करना है।'
इसे ध्यान में रखते हुए, किसी भी अतिशयोक्ति, क्लिच, या दावों की अपनी शब्दावली को साफ़ करें, जिनका बैकअप नहीं लिया जा सकता है, उन्होंने आगे कहा। 'सर्वश्रेष्ठ', 'अभूतपूर्व', 'अत्याधुनिक' और 'विश्व स्तरीय' जैसे शब्दों के प्रयोग से बचें। 'निवेशक उन शब्दों को दिन-ब-दिन देखते हैं,' वे कहते हैं, 'और अंततः वे अर्थ खो देते हैं।'
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एक कार्यकारी सारांश कैसे लिखें: क्या यह कोई अच्छा है?
किसी भी कार्यकारी सारांश के लिए सबसे महत्वपूर्ण तत्व आपकी कंपनी की स्पष्ट, संक्षिप्त और प्रासंगिक व्याख्या है। जाहिर है, आपको अपने समय का एक अच्छा हिस्सा सारांश को पढ़ने और फिर से पढ़ने के लिए समर्पित करना चाहिए। लेकिन कुछ तरकीबें हैं। लैविंस्की ने अपना लिटमस टेस्ट साझा किया: पांचवें ग्रेडर या किसी गैर-निवेशक को अपना कार्यकारी सारांश पढ़ें, यहां तक कि केवल पहला पैराग्राफ भी। फिर उस व्यक्ति से आपको यह समझाने के लिए कहें कि आपकी कंपनी क्या करती है। अगर वह इसे आसानी से समझा सकता है, तो आप अच्छे हैं। यदि आप क्रिकेट सुनते हैं, तो आपको उस पर फिर से काम करना होगा।
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