अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें

जबकि क्लाउड कंप्यूटिंग बिल्कुल नई अवधारणा नहीं है, Google Apps ने निश्चित रूप से प्रौद्योगिकी को परिष्कृत किया है ताकि हर जगह व्यवसाय इसकी गति, पहुंच और भंडारण का लाभ उठा सकें। Google Apps सुइट, जिसमें Gmail, Google कैलेंडर और Google डॉक्स जैसे लोकप्रिय ट्रेडमार्क शामिल हैं, आपके कर्मचारियों के बीच कार्यप्रवाह को अधिक तरल बना सकता है, और यहां तक ​​कि ग्राहकों और ग्राहकों के साथ बातचीत करने के बेहतर तरीके भी प्रदान कर सकता है। निम्नलिखित मार्गदर्शिका आपकी कंपनी के संचालन को बेहतर बनाने के लिए Google Apps को लागू करने के कारणों और तरीकों को उजागर करेगी।


अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Google Apps का उपयोग क्यों करें?

Microsoft Office जैसे पारंपरिक डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर की तुलना में व्यवसायों के लिए Google Apps के तात्कालिक लाभों में से एक लागत-प्रभावशीलता है। केवल $50 प्रति वर्ष पर, Google Apps सुइट में असीमित संख्या में उपयोगकर्ता खाते, Google के सभी एप्लिकेशन तक पहुंच, प्रति कर्मचारी 25 GB का ई-मेल संग्रहण, 24/7 ग्राहक सहायता और 99.9 प्रतिशत नेटवर्क अपटाइम गारंटी शामिल है। (इसमें सीमित मात्रा में नेटवर्क सुरक्षा और उपयोगकर्ता खातों के साथ-साथ कम ऐप्स और स्टोरेज के साथ एक निःशुल्क संस्करण भी है।) अधिकांश व्यवसाय और आईटी सॉफ़्टवेयर की तुलना में, जो अक्सर प्रति खरीद लाइसेंस की एक सीमित संख्या के साथ आते हैं (उल्लेख आवश्यक नहीं है) सिस्टम को होस्ट करने के लिए बाहरी सर्वर), Google Apps आपके बजट से कुछ अतिरिक्त पैसे निकालने की कुंजी हो सकता है।

इंडियानापोलिस स्थित सामग्री विकास कंपनी रेडियस में संचालन के उपाध्यक्ष ब्रायन वाइरिक कहते हैं, 'अगर हम कंपनी में सभी के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की प्रतियां खरीद रहे थे, तो हम पहले से ही हजारों डॉलर बचा रहे हैं। लागत बचत के साथ, वाइरिक का कहना है कि रेडियस ने देश के विभिन्न हिस्सों में अपने डिजाइनरों और उत्पादकों को प्रदान की जाने वाली पहुंच के कारण Google Apps सुइट को अपनाया।

'उपयोगिता किसी भी स्टार्ट-अप कंपनी के लिए अच्छी है,' वाइरिक कहते हैं, 'और फोन पर एक नए किराए पर बात करने में सक्षम होने के लिए, और उन्हें एक वेब प्रोग्राम के साथ स्थापित करने के लिए एक आईटी आदमी के बिना उन तक पहुंच प्रदान करने के लिए एक है बड़ी बात यह है।'

Google Apps का एक अन्य लाभ प्रत्येक एप्लिकेशन की एक दूसरे के साथ एकीकृत करने की क्षमता है - एक ऐसी सुविधा जिसके लिए कैलिफ़ोर्निया स्थित इंटरनेट विज्ञापन कंपनी टोलुका लेक के मालिक केन हेस कहते हैं कि वह इसके लिए आभारी हैं। वे कहते हैं, 'Google Apps के बारे में अच्छी बात यह है कि मैं अपने व्यवसाय के लिए एक मुख्य खाता स्थापित कर सकता हूं - और मेरा ई-मेल, कैलेंडर और वेबसाइट सभी एक साथ जुड़े हुए हैं।' 'निश्चित रूप से, वहाँ बेहतर ई-मेल है, लेकिन किसी ने यह नहीं सोचा है कि इसे Google की तरह एक साथ कैसे जोड़ा जाए।'

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अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Gmail के साथ आंतरिक संचार को सुव्यवस्थित करना

जब जीमेल पहली बार दृश्य पर आया, तो व्यक्तिगत ई-मेल क्लाइंट की इसकी अथाह भंडारण क्षमता और बिजली की तेज इनबॉक्स खोज क्षमताओं के लिए सराहना की गई थी। लेकिन Google Apps के एकीकरण के साथ, Gmail के कई कार्य व्यवसायों के लिए उतनी ही कुशलता से कार्य करते हैं। फिर से, जीमेल की सबसे फायदेमंद विशेषताओं में से एक क्लाउड फैक्टर है - चूंकि चिंता करने के लिए कोई बोझिल सॉफ्टवेयर नहीं है, जीमेल आपके कर्मचारियों के लिए कहीं से भी पहुंच योग्य है, बिना संपर्क या संदेशों को उपकरणों में डाउनलोड किए।

वाइरिक कहते हैं, 'जीमेल के बारे में एक बड़ी बात यह है कि यह ब्राउज़र आधारित है। 'हम अपने फोन और आईएमएपी क्लाइंट्स के जरिए कनेक्ट होते हैं। यह कहने की क्षमता नहीं है, 'यहां आपका आउटलुक की स्थापना है।'

जीमेल की थ्रेडेड बातचीत सहकर्मियों के बीच संदेशों को सरल बनाने में भी मदद करती है। उदाहरण के लिए, यदि एक ई-मेल में कई पार्टियों को CC'd किया जाता है, या यदि एक से अधिक ई-मेल में एक ही विषय पंक्ति होती है, तो उन सभी संदेशों को भेजे गए प्रत्येक नए ई-मेल के साथ समूहीकृत किया जाता है, जो पूरी तरह से आपके इनबॉक्स और पिछले संदेशों की जांच करने की परेशानी को खत्म करना।

साथ ही, प्रत्येक कार्यालय के वातावरण में त्वरित, मिनट-दर-मिनट संदेश भेजने का एक तरीका होना चाहिए, और जीमेल का उत्तर Google चैट है, जो सीधे इनबॉक्स के इंटरफ़ेस में बनाया गया है। रैडियस के बारे में विरिक कहते हैं, 'हमने वास्तव में अपने आंतरिक टेलीफोनी सिस्टम की आवश्यकता को कम कर दिया है।' चैट फीचर में एक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग घटक भी है जो तब उपयोगी हो सकता है जब सहकर्मियों और कर्मचारियों को दूरस्थ स्थानों से पत्राचार करने की आवश्यकता हो।

जबकि जीमेल एक महान ई-मेल क्लाइंट है, वाइरिक आपके साझा व्यापार खाते के लिए एकाधिक खाता व्यवस्थापकों को असाइन करने की अनुशंसा करता है। 'एक बार साइन अप करने के बाद, आप कभी भी अपने सभी अंडे एक टोकरी में नहीं रखना चाहते हैं,' वे कहते हैं। 'किसी दिन आपको कुछ करना होगा जब वह व्यवस्थापक उपलब्ध न हो।'

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अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Google कैलेंडर के माध्यम से मीटिंग और ईवेंट समन्वयित करना

आपके व्यवसाय के प्रकार के आधार पर, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना एक वास्तविक सिरदर्द हो सकता है। कुछ कर्मचारी (या, केवल एक) आमतौर पर तारीखों और समय को ट्रैक करने और रिले करने के लिए जिम्मेदार होते हैं, एक ऐसी विधि जो स्लिप-अप और मिस्ड मीटिंग के लिए अनुकूल है। Google कैलेंडर के साथ, कई कर्मचारी एक ही कैलेंडर पर ईवेंट पोस्ट कर सकते हैं जिसे पूरी कंपनी एक्सेस कर सकती है और तदनुसार संपादित कर सकती है। साथ ही, इन कैलेंडरों को रंग-कोडित किया जा सकता है ताकि दर्शकों को अपॉइंटमेंट में होने वाले परिवर्तनों से अवगत कराया जा सके। व्यवस्थापक कैलेंडर के लिए अनुमतियां भी सेट कर सकते हैं, ताकि केवल कुछ कर्मचारी ही आइटम देख या संपादित कर सकें।

इंडियाना स्थित डिजिटल मार्केटिंग कंपनी, ग्रीनफ़ील्ड, क्रॉस क्रिएटिव के संस्थापक ग्रेग क्रॉस का कहना है कि उन्होंने हाल ही में अपने एक प्रमुख क्लाइंट को नियुक्तियों को क्रमबद्ध और सुरक्षित रखने में मदद करने के लिए Google कैलेंडर अपनाने के लिए प्रोत्साहित किया। '[वह] एक परामर्श केंद्र का मालिक है, और वह मेरे पास आया और कहा, 'हमारे पास चार सलाहकार हैं और हम एक ऐसा तरीका ढूंढ रहे हैं जिससे हमारे ग्राहक ऑनलाइन नियुक्तियों को शेड्यूल कर सकें और उन्हें निजी रख सकें,' 'क्रॉस कहते हैं। 'आप इसे सेट कर सकते हैं ताकि यह न दिखाए कि आप 'जॉन डो' के साथ अवसाद पर परामर्श सत्र कर रहे हैं।'

Google कैलेंडर की एक अन्य उपयोगी विशेषता Gmail के माध्यम से ईवेंट बनाने की क्षमता है। जब आप कैलेंडर पर किसी ईवेंट में किसी कर्मचारी का ई-मेल पता जोड़ते हैं, तो कर्मचारी को उसकी उपस्थिति की पुष्टि करने के लिए एक आमंत्रण भेजा जाता है। पुष्टि करने के बाद, प्रत्येक कर्मचारी ईवेंट में नोट्स देख और जोड़ सकता है।

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अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Google डॉक्स के साथ सहयोग और परियोजना प्रबंधन में सुधार

Google डॉक्स एक ऐसा एप्लिकेशन है जो एकाधिक उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़, प्रस्तुतीकरण और स्प्रैडशीट बनाने और संपादित करने की अनुमति देता है - सभी वेब पर। आमतौर पर, सहकर्मी एक-दूसरे को अटैचमेंट ई-मेल करके दस्तावेज़ साझा करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप अक्सर गलत फ़ाइल संस्करण और बिखरी हुई, गलत प्रतियां होती हैं। Google डॉक्स के साथ, फ़ाइल को क्लाउड में संपादित किया जाता है, जहां संशोधन सहेजे जाते हैं और स्वचालित रूप से पुनर्प्राप्त किए जाते हैं।

अधिकांश अन्य Google Apps की तरह, व्यवस्थापक Google डॉक्स में अनुमतियां सेट कर सकते हैं ताकि केवल कुछ कर्मचारियों को फ़ाइलें देखने और साझा करने की अनुमति हो। एक अन्य सुविधाजनक विशेषता दस्तावेज़ों को विभिन्न प्रकार के फ़ाइल एक्सटेंशन में निर्यात करने की क्षमता है, जो उस समय में सहायक हो सकती है जब किसी क्लाइंट या ग्राहक को एक PDF फ़ाइल ASAP की आवश्यकता होती है।

क्रॉस कहते हैं, 'मैं आंतरिक रूप से Google डॉक्स का उपयोग करता हूं। 'मेरे पास एक ग्राफिक डिजाइनर है जो केवल अंशकालिक काम करता है, इसलिए मैं अनुमान और क्लाइंट प्रस्ताव वहां पोस्ट करता हूं।' यात्रा कार्यक्रम, न्यूज़लेटर और लेख जैसी अन्य सामान्य फ़ाइलों को संपादित करने के लिए Google डॉक्स का उपयोग करने से परियोजनाओं पर सहयोग करते समय कर्मचारियों के बीच उत्पन्न होने वाली सामान्य समस्याओं को हल करने में मदद मिल सकती है।

कई व्यवसाय स्वामियों के लिए Google डॉक्स जितना उपयोगी रहा है, रेडियस के वाइरिक का कहना है कि एक बात ध्यान में रखनी चाहिए कि आपके स्टाफ के लोगों के पास कंप्यूटर कौशल की अलग-अलग डिग्री होगी। इसलिए, यदि और जब आप अपनी सबसे महत्वपूर्ण फ़ाइलों को बनाने और संपादित करने के लिए Google डॉक्स को लागू करते हैं, तो Wyrick कहते हैं, यह एक प्रोजेक्ट चैंपियन को नामित करने में मददगार हो सकता है जो एप्लिकेशन को समझता है।

'कुछ उपयोगकर्ता हो सकते हैं जो परिवर्तनों के बारे में कम उत्साहित होंगे,' वाइरिक कहते हैं। वह नवागंतुकों को Google Apps साइट पर लगातार सहायता मार्गदर्शिका की सलाह भी देता है।

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अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Google साइटों के साथ कंपनी ज्ञान साझा करना

Google साइट एक बुनियादी साइट-निर्माण उपकरण है जिसका उपयोग कंपनियां कर्मचारियों के लिए जानकारी का एक निजी इंट्रानेट हब बनाने के लिए कर सकती हैं, या यहां तक ​​कि एक सार्वजनिक डोमेन जो आपके व्यवसाय के चेहरे के रूप में कार्य करता है। Google साइटें आपको अन्य ऐप्स से जानकारी आयात करने देती हैं, जैसे कि आपका अपॉइंटमेंट कैलेंडर या मानक क्लाइंट फॉर्म, और कर्मचारियों या ग्राहकों के लिए आसान पहुंच के लिए इसे अपनी साइट पर पोस्ट करें।

एप्लिकेशन का उपयोग करने वाले हेस कहते हैं, 'Google साइट एक विकी सिस्टम की तरह है, ताकि वह और डेनमार्क में उसका व्यावसायिक भागीदार कंपनी की परियोजनाओं, विचारों और ठेकेदारों पर नज़र रख सके। 'मेरे पास प्रतिस्पर्धियों के लिए अनुभाग स्थापित हैं' विचार जिन्हें हम सुधारना चाहते हैं, और यहां तक ​​कि उन समस्याओं को भी जिन्हें हम अपने व्यवसाय में ठीक करना चाहते हैं।'

आप केवल कुछ कर्मचारियों को प्रशासनिक क्षमताओं के लिए नामित कर सकते हैं, यानी साइट की जानकारी संपादित करना और पोस्ट करना, या अपनी पूरी टीम तक पहुंच प्रदान करना (विशेषकर यदि आप एक चुस्त-दुरुस्त कर्मचारियों के साथ काम कर रहे हैं)।

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अपना व्यवसाय चलाने के लिए Google Apps का उपयोग कैसे करें: Google Apps मार्केटप्लेस में अतिरिक्त संसाधन ढूँढना

यदि Google द्वारा विशेष रूप से बनाए गए एप्लिकेशन आपकी सभी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं, तो Google Apps मार्केटप्लेस देखना न भूलें, जहां आपको बहुत से तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन मिल सकते हैं - कुछ निःशुल्क - जो विभिन्न प्रकार के कार्य करते हैं और अन्य मानक ऐप्स के साथ एकीकृत करें। इंटुइट ऑनलाइन पेरोल, उदाहरण के लिए, आपको कर्मचारियों को सीधे Google कैलेंडर से भुगतान करने और उन्हें पेस्टब्स तक ऑनलाइन पहुंच प्रदान करने में सक्षम बनाता है। ज़ोहो सीआरएम एक ग्राहक संबंध प्रबंधन उपकरण है जो कई तरीकों से क्लाइंट इंटरैक्शन को बेहतर बनाने में मदद करता है, जैसे ई-मेल वार्तालापों को ट्रैक करना और सॉर्ट करना।

Google कैलेंडर की क्षमताओं को बढ़ाने के लिए, ग्रेग क्रॉस ऑफ़ क्रॉस क्रिएटिव एक ऐप Tungle.me का उपयोग करता है, जो सदस्यों को सार्वजनिक कार्यक्रम प्रकाशित करने, अपॉइंटमेंट अनुरोध स्वीकार करने और डबल-बुकिंग कम करने की अनुमति देता है। क्रॉस कहते हैं, 'यह वास्तव में मेरे वर्कफ़्लो को मुख्य धारा में लाने में मदद करता है। 'जब व्यक्ति नियुक्ति की पुष्टि करता है, तो यह मेरे [Google] कैलेंडर पर चला जाता है, और मुझे अपने फोन पर सतर्क कर दिया जाता है। तो उन दो विशेषताओं के सहयोग के बीच, यह मेरे लिए बहुत अच्छा काम करता है।'

क्रॉस के अनुसार, व्यवसायों के लिए Google Apps तेजी से एक आवश्यकता बन रहा है और कोशिश करने के लिए एक साफ-सुथरा उत्पाद कम है। उनका कहना है कि ऐप्स की इंटरऑपरेबिलिटी, क्लाउड की एक्सेसिबिलिटी के साथ, कई लोगों को पहली बार ऑफिस टेक्नोलॉजी का कुशलता से लाभ उठाने का अवसर प्रदान करती है। क्रॉस कहते हैं, 'यह देखना दिलचस्प होगा कि आगे चलकर अन्य सॉफ्टवेयर कंपनियां कैसे जीवित रहती हैं, क्योंकि वेब-आधारित ऐप्स सिर्फ एक सनक से ज्यादा हैं।' 'यह 'भविष्य की लहर' नहीं है - यह अभी है।

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