दूर से काम करते हुए एक टीम के रूप में एक साथ विचार-मंथन करना बहुत कठिन साबित हुआ है।
शारीरिक रूप से एक साथ रहने के बारे में कुछ ऐसा है जो काफी अधिक रचनात्मकता को खोलता है - जो, मेरे लिए, एक रणनीति सत्र या मंथन का मुख्य उद्देश्य है। और भले ही मैंने और मेरी कंपनी ने वर्चुअल व्हाइटबोर्ड जैसे कुछ टूल की कोशिश की है, मैं मदद नहीं कर सकता लेकिन इस बात से अवगत हूं कि मुझे व्यक्तिगत रूप से इस प्रकार की बातचीत करने में कितना याद आती है।
अभी, मैं और मेरी टीम आगामी वर्ष के लिए योजना बना रहे हैं। महामारी से पहले, हमने जो किया होता, वह यह होता कि आने वाले वर्ष पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिकारी एक दिवसीय सत्र के लिए एक साथ आते हैं, या तो ऑनसाइट या ऑफसाइट। लेकिन चूंकि हम में से अधिकांश अभी भी दूर से काम कर रहे हैं, इसलिए हमें दूर से ही इस तरह की गहन चर्चा करने के तरीकों के साथ आना पड़ा है।
मुझे पता है कि बहुत सी अन्य कंपनियां और नेता भी इससे जूझ रहे हैं, इसलिए यहां दो रणनीतियां हैं जिन्हें हमने सबसे प्रभावी पाया है जो आपके अपने 2021 नियोजन सत्रों के लिए उपयोगी हो सकती हैं।
1. एक समग्र बैठक के बजाय, इसे दो घंटे की साप्ताहिक बैठकों में विभाजित करें।
व्यक्तिगत रूप से विचार-मंथन करने का पूरा लाभ एक दूसरे के विचारों में कूदने और निर्माण करने में सक्षम होना है।
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दूर से, और लोगों की आवाज़ और कैमरों के बीच कभी-कभी-थोड़ा-थोड़ा विलंबित समय के साथ, यह लगभग असंभव हो जाता है। लोग अनजाने में एक दूसरे को बाधित करते हैं। लोगों को बोलने में मुश्किल हो सकती है, या कोई और सोचता है कि वे समाप्त कर चुके हैं और बिना मतलब के उन्हें काट देते हैं। दूरस्थ संचार रैखिक बातचीत के लिए बहुत अच्छा हो सकता है, लेकिन बड़े समूहों के लिए यह अनुत्पादक है जब सभी एक ही समय में दीवार पर विचार फेंक रहे हों।
इसलिए, इसके बजाय, हम, एक कार्यकारी दल के रूप में, इस बड़े नियोजन वार्तालाप को टुकड़ों में तोड़ रहे हैं।
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हर हफ्ते, हम दो घंटे की बैठक करते हैं। हर कोई शामिल है, लेकिन दो घंटे का समय मुट्ठी भर बात करने वाले बिंदुओं और विचारों के माध्यम से प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है। फिर हर किसी के पास इस पर विचार करने के लिए शेष सप्ताह है कि हमने किस बारे में बात की, होमवर्क करें, अपनी टीमों के साथ बात करें, और फिर अगले सप्ताह उन विचारों पर निर्माण करने के लिए तैयार टेबल पर वापस आएं- और इसी तरह।
उदाहरण के लिए, एक होमवर्क असाइनमेंट विभाग प्रमुखों के लिए वापस जाने, उनकी संभावित पहलों को देखने, उन्हें प्रयास बनाम प्रभाव के क्रम में रैंक करने और फिर समूह को वापस प्रस्तुत करने के लिए किया गया है। इसने हमें अगले सप्ताह के लिए बातचीत को फ्रेम करने और व्यवसाय के एक विशिष्ट पहलू के बारे में अधिक केंद्रित चर्चा करने की अनुमति दी - जैसा कि वीडियो पर सब कुछ एक साथ करने की कोशिश करने के विपरीत है।
मैं इसे आजमाने की सलाह देता हूं। लोगों के लिए वीडियोकांफ्रेंसिंग कॉल पर सीधे आठ घंटे बैठना बहुत भारी पड़ सकता है। यह सिर्फ एक ऑफसाइट, पूरे दिन का अनुभव करने जैसा नहीं है, जहां आप एक साथ लंच ब्रेक ले सकते हैं, अधिक लापरवाही से बात कर सकते हैं, और बस दिन की ऊर्जा को अपने ऊपर ले सकते हैं।
इसके बजाय, आपको समय के साथ और अधिक जानबूझकर और जानबूझकर होना चाहिए, और बातचीत जो आप टीम के सदस्यों के बीच दूर से एक साथ काम करते समय खेती करना चाहते हैं।
2. एक बड़ी बैठक से पहले अतिरिक्त संदर्भ बनाने के लिए सामग्री का उपयोग करें।
बड़ी वर्चुअल मीटिंग को मैनेज करना बहुत मुश्किल होता है।
अंत में क्या होता है कि हर कोई मौन हो जाता है, और लोगों को मंजिल देने के लिए आपको एक प्रकार की हाथ उठाने की प्रक्रिया का उपयोग करना पड़ता है। यह काम करता है, लेकिन यह निश्चित रूप से कार्यालय में एक बड़ी बैठक चलाने की तुलना में अधिक कठिन और कम निर्बाध है।
कुछ आभासी बैठकों के लिए, उपस्थित लोगों की संख्या अपरिहार्य है। बहुत सारे लोगों को वहां रहने की जरूरत है, और इसलिए आपको इसे काम करने के लिए एक रास्ता खोजना होगा। हमने हाल ही में जो कुछ किया, उनमें से एक बड़ा पूर्वव्यापी सत्र था - कुछ ऐसा जो हम सुधार के क्षेत्रों पर प्रतिबिंबित करने के लिए अपनी सभी बड़ी परियोजनाओं के बाद करना चाहते हैं। पहले यदि हम पूर्वव्यापी रूप से आयोजित करते थे, तो हम कमरे के चारों ओर जाते थे और सभी से बात करते थे। यह एक खुले संवाद के रूप में अधिक होगा।
हमने इसके बजाय क्या किया, क्योंकि हमें इस सत्र को वस्तुतः आयोजित करने की आवश्यकता थी, क्या सत्र चलाने वाले व्यक्ति ने पहले से एक सर्वेक्षण के माध्यम से प्रतिक्रिया मांगी थी। प्रत्येक व्यक्ति को तीन चीजें जमा करनी थीं जो अच्छी हुईं, तीन चीजें जो अच्छी नहीं हुईं, और इसी तरह।
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इस सर्वेक्षण को पहले से बनाने में हमें जो लाभ मिला, वह यह था कि जो लोग मौखिक रूप से नहीं थे, उन्होंने वास्तव में बहुत अच्छी प्रतिक्रिया साझा की। तो, एक तरह से यह समूह से नई आवाज़ें लेकर आया, जो अन्यथा शायद बहुत ज्यादा साझा नहीं करते थे। और दूसरा, इसने चर्चा को महत्वपूर्ण संदर्भ दिया ताकि हमने वीडियो पर जाकर सारी जानकारी एकत्र करने में अधिक समय न लगाया। इसके बजाय, हमारे पास एक प्रारंभिक बिंदु था, और हम सभी के निष्कर्षों के बारे में एक साथ बात कर सकते थे - बातचीत को और अधिक विशिष्ट बनाना, और कई मायनों में, अधिक उपयोगी बनाना।
मैं पूरी तरह से दूर से काम करने के भविष्य पर बेचा नहीं गया हूं, लेकिन इस तरह के अनुभव मुझे विश्वास दिलाते हैं कि जरूरत पड़ने पर इसे काम करने के तरीके हैं। और जब हम कार्यालय लौटते हैं, तो मुझे यकीन है कि इनमें से कुछ समाधान हमने दूर से काम करते हुए पाए हैं, जिस तरह से हम एक टीम और कंपनी के रूप में संवाद करना जारी रखते हैं, उसके अभिन्न अंग बन जाएंगे।
