संपादक का नोट: Inc.com स्तंभकार एलिसन ग्रीन कार्यस्थल और प्रबंधन के मुद्दों के बारे में सवालों के जवाब देते हैं - सब कुछ माइक्रोमैनेजिंग बॉस के साथ कैसे व्यवहार करें शरीर की गंध के बारे में अपनी टीम के किसी व्यक्ति से कैसे बात करें।
एक पाठक लिखता है:
मेरे पास एक कर्मचारी है जो हर तरह से बेहद विस्तृत है। यह कुछ मामलों में बहुत अच्छा हो सकता है, लेकिन जब भी वह बोलती है (बैठक में या सिर्फ एक के बाद एक) तो वह बहुत लंबी-चौड़ी होती है। वह आम तौर पर एक ही बात को तीन अलग-अलग तरीकों से कहेगी, और फिर संक्षेप में बताएगी। उनके ईमेल और लिखित प्रोजेक्ट उपन्यास हैं।
मुझे लगता है कि वह इस मुद्दे से पूरी तरह अनजान है; अक्सर एक बैठक से पहले जब हम सभी संक्षिप्त होने के लिए सहमत होते हैं, तो मैं अपना काम करूंगा (एक उदाहरण होने की उम्मीद में) लेकिन वह इस पर ध्यान नहीं देती।
कैस्पर स्मार्ट कितना लंबा है
मेरी मुख्य चिंता यह है कि जैसे ही वह बोलना जारी रखती है, लोग वास्तव में उसे धुन देते हैं। मैं चाहता हूं कि वह सफल हो, और इसलिए मैं वास्तव में उसे वह प्रतिक्रिया और उपकरण देना चाहता हूं जिसकी उसे जरूरत है। मुझे एहसास है कि वह ऐसी ही है, और मुझे यकीन नहीं है कि इसे बदला जा सकता है। क्या आपका कोई सुझाव है?
हरे उत्तर:
आप बिल्कुल सही कह रहे हैं कि यह आदत उसे पेशेवर रूप से पीछे रखेगी; वह जितनी ऊंची सीढ़ी चढ़ती है और जितना अधिक वह उच्च-स्तरीय प्रबंधकों के सामने होती है, उसके लिए यह उतना ही महत्वपूर्ण हो जाएगा कि वह किसी संदेश को उसकी अनिवार्यता तक पहुंचाए और उसे जल्दी और संक्षिप्त रूप से बताए।
मान लें कि उसका बाकी काम अच्छा है - और इस प्रकार इस क्षेत्र में उसे बेहतर बनाने में मदद करने के लिए आपके समय के एक अल्पकालिक निवेश के लायक है - यहां मेरा सुझाव है:
1. उसके साथ बैठें और कहें कि आप उसके साथ काम की आदत के बारे में गंभीर बातचीत करना चाहते हैं। समझाएं कि जानकारी को अधिक संक्षिप्त रूप से संप्रेषित करना केवल शैली वरीयता नहीं है; यह एक व्यावसायिक आवश्यकता है, और यह कुछ ऐसा है जिस पर आपको सक्रिय रूप से काम करने के लिए उसकी आवश्यकता है। उसे बताएं कि आप चिंतित हैं कि यह उसे पेशेवर रूप से प्रभावित कर रहा है और ऐसा करना जारी रखेगा, और उसका काम अच्छा है और लोगों को इस पर ध्यान देने के योग्य है, लेकिन अगर उसे संवाद करने का कोई तरीका नहीं मिला तो वे ऐसा नहीं करेंगे अधिक संक्षेप में।
2. उसे विशिष्ट दिशा-निर्देश दें। सिर्फ यह कहना काफी नहीं है कि 'चीजों को छोटा रखें', क्योंकि उसका अंशांकन मीटर बंद है। वह नहीं बता सकती कि कब कुछ बहुत लंबा हो गया है। तो आपको इसका उच्चारण करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आप उसे बता सकते हैं कि कोई भी मेमो एक पेज से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए और प्रत्येक को मुख्य रूप से बुलेट पॉइंट्स में लिखा जाना चाहिए, ईमेल तीन छोटे पैराग्राफ से अधिक नहीं होना चाहिए, और प्रेजेंटेशन X मिनट से अधिक नहीं होना चाहिए; उसे यह देखना चाहिए कि दूसरे कितनी देर सभाओं में बोलते हैं और उससे अधिक समय स्वयं नहीं बोलते।
3. उसे सक्रिय रूप से आगे बढ़ने के लिए प्रशिक्षित करें। उदाहरण के लिए, जब आप उसे एक लिखित प्रोजेक्ट असाइन करते हैं, तो शुरुआत में उसे अधिकतम पृष्ठ संख्या दें। यदि वह चिंतित है कि वह वह सभी जानकारी शामिल नहीं कर पाएगी जो उसे लगता है कि शामिल की जानी चाहिए, तो उसके साथ इस बारे में बात करें। जैसा कि आप सुनते हैं कि वह क्या चिंतित है वह फिट नहीं होगा, समझाएं कि एक्स को शामिल करना क्यों महत्वपूर्ण है लेकिन वाई नहीं है। स्पष्ट करें कि उच्च-स्तरीय निर्णयकर्ता विशेष रूप से ऐसा नहीं करते हैं चाहते हैं सभी जानकारी। वे उच्च-स्तरीय निष्कर्ष और निष्कर्ष चाहते हैं, और यह विश्वास करने में सक्षम होने के लिए कि विचार और अनुसंधान द्वारा समर्थित किया गया है उनके आने से पहले ताकि उन्हें उस हिस्से में अपना समय बर्बाद न करना पड़े। कुछ लोगों को वास्तव में इसका एहसास नहीं होता है, और उन्हें लगता है कि उनका काम विश्वसनीय नहीं होगा या यदि वे इस विषय पर सभी प्रासंगिक विवरण शामिल नहीं करते हैं तो यह अधूरा प्रतीत होगा।
4. संकेतों पर उसे लेने पर भरोसा मत करो , जैसे कि बैठक की शुरुआत में आपका पूछना कि सभी संक्षिप्त हों या उदाहरण के रूप में स्वयं को संक्षिप्त करें। यह काम नहीं कर रहा है, इसलिए आपको और अधिक स्पष्ट होने की आवश्यकता होगी। इसके बजाय, आप एक बैठक में कह सकते हैं, 'जेन, क्या आप हमें एक्स का एक मिनट का अवलोकन दे सकते हैं?' या जब आप दोनों ही हों, 'यह मेरी आवश्यकता से अधिक है; मुझे विश्वास है कि मेरे पास लूप में रहने की आवश्यकता के बिना विवरण शामिल हैं। वे कौन से हिस्से हैं जिन पर आपको मेरे इनपुट की जरूरत है?'
5. और अंत में, रास्ते में उसकी प्रतिक्रिया देना सुनिश्चित करें , चाहे वह 'कॉल पर आपकी प्रस्तुति की शुरुआत बहुत अच्छी थी, लेकिन मुझे लगता है कि आपने लोगों को खोना शुरू कर दिया था जब आपने इस बारे में विस्तार से बात की थी कि नया सॉफ़्टवेयर कैसे काम करेगा' या 'यह ज्ञापन इस बात का एक बेहतरीन उदाहरण है कि आप क्या व्यवहार कर रहे हैं। हमने इस बारे में बात की, और मुझे पसंद है कि आपने सभी उच्च-स्तरीय सूचनाओं को आसानी से स्किम करने के तरीके से कैसे अवगत कराया।'
यदि आप ऐसा करने के लिए कुछ समय निवेश करने को तैयार हैं, तो आपको या तो अगले कुछ महीनों में एक वास्तविक परिवर्तन देखना चाहिए या नहीं। यदि आप नहीं करते हैं, तो सुधार की कमी का मतलब यह हो सकता है कि उसे वरिष्ठ प्रबंधन के सामने पेश होने के लिए कम या कोई अवसर नहीं मिलता है, या वह उच्च-प्रोफ़ाइल परियोजनाओं के लिए आपकी पहली पसंद कभी नहीं होगी, या यह उसकी प्रगति की क्षमता को प्रभावित करती है। संगठन। या इसका मतलब यह हो सकता है कि आपको परियोजनाओं को छोटा करने के निर्देशों के साथ उन्हें वापस भेजना जारी रखना होगा।
संभावित परिणाम जो भी हों, उनसे उनके बारे में स्पष्ट रूप से बात करें ताकि वह स्पष्ट हो कि वह क्या समझौता कर रही है। लेकिन इस पर कुछ महीनों की केंद्रित कोचिंग के साथ, मुझे लगता है कि आपके पास उसे बेहतर बनाने में मदद करने का एक अच्छा मौका है।
अपना एक प्रश्न प्रस्तुत करना चाहते हैं? इसको इन्हें भेजें एलिसन@askamanager.org .
मैट एल जोन्स केली डेली
