मैसेजिंग और सोशल नेटवर्किंग के पूरे सम्मान के साथ, ईमेल व्यावसायिक संचार का प्रमुख रूप है। यह सौदे करने या तोड़ने के लिए जाना जाता है। अक्सर, यह ईमेल की सामग्री नहीं है, बल्कि प्रेषक का शिष्टाचार (या उसके अभाव) है।
अपने पूरे व्यावसायिक जीवन में ईमेल का इतनी बार उपयोग करते समय, हम कभी-कभी संचार के बुनियादी नियमों की उपेक्षा करते हैं: विनम्र होना, लोगों को ठीक से संबोधित करना, समय पर प्रतिक्रिया देना, और बहुत कुछ।
ईमेल का प्रभावी ढंग से या पूरी तरह से दुरुपयोग कैसे किया जा सकता है, इसका सटीक उदाहरण बीसीसी है। BCC का उपयोग करते समय, क्या हम इस बारे में भी सोचते हैं कि हम क्या कर रहे हैं और यह कैसे संभावित रूप से उल्टा पड़ सकता है?
यह मेरे साथ एक से अधिक बार हुआ है। आपको कुछ गंभीर शर्मिंदगी से बचाने के लिए, मैं इस मुद्दे को यहां और अभी संबोधित करना चाहता हूं।
बीसीसी के लिए केवल दो स्थितियां हैं।
सबसे पहले, बड़े पैमाने पर ईमेल। शायद ही कभी उन्हें उचित ठहराया जाता है।
यदि आपको एक भेजने की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, आपके पास एक समाचार पत्र है, या आप अपने बेटे के बार मिट्ज्वा को निमंत्रण भेज रहे हैं - तो सभी को प्रत्येक प्राप्तकर्ता का ईमेल पता देखने देना एक बहुत बड़ी संख्या है। बीसीसी का प्रयोग करें।
एक ऑनलाइन लेखक के रूप में, मुझे अक्सर अपने इनबॉक्स में पिचें मिलती हैं, जो सैकड़ों (यदि हजारों नहीं) ब्लॉगर्स और पत्रकारों को भेजी जाती हैं। यदि आप एक पीआर व्यक्ति हैं, तो ध्यान दें: यह पीआर करने का तरीका नहीं है, यहां तक कि करीब भी नहीं। यदि, किसी भी कारण से, आपको लगता है कि ईमेल एक अच्छा विचार है, तो BCC का उपयोग करें। कोई भी पत्रकार नहीं चाहता कि उसका ईमेल सैकड़ों अन्य लोगों को दिया जाए जिन्हें वह नहीं जानती।
यदि आप उस परिदृश्य में बीसीसी का उपयोग नहीं करते हैं, तो आप बहुत सारे पत्रकारों द्वारा ब्लैकलिस्ट किए जाने की उम्मीद कर सकते हैं। या परिवार के सदस्य जो आपके बार मिट्ज्वा आमंत्रण सूची से असहमत हैं।
दूसरा, जब कोई आपको किसी और से मिलवाता है तो आपको बिल्कुल BCC का उपयोग करना चाहिए। परिचय देने वाले व्यक्ति ने अच्छा काम किया है, और उस मूल ईमेल की हर प्रतिक्रिया से पीड़ित नहीं होना चाहिए।
उस व्यक्ति को बीसीसी करके, आप उन्हें उन ईमेल से मुक्त कर रहे हैं जो बाद में आएंगे। यह सामान्य शिष्टाचार है और उनके परिचय के बाद 1-2 ईमेल किए जाने चाहिए।
इसके अलावा, बीसीसी का उपयोग करके दूसरों को कभी भी सुनने न दें।
हर दूसरे मामले में, जब आप किसी को ईमेल करते हैं और किसी और को बीसीसी करते हैं, तो आप बेईमान हो रहे हैं - इसे पसंद करें या नहीं।
आप व्यक्ति X को ईमेल कर रहे हैं और उन्हें जाने बिना, व्यक्ति Y को अपनी बातचीत पर नज़र रखने दे रहे हैं। व्यक्ति X को इस बात का अंदाजा नहीं है कि कोई और इस ईमेल को पढ़ रहा है, जबकि वास्तव में आपने इसे गुप्त रूप से किसी और को भी भेजा था।
शायद यह एक छोटी सी समस्या की तरह लगता है। यह।
ज़ो लिस्टर-जोन्स हाइट
व्यापार में, अखंडता और पारदर्शिता आपकी सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं। यदि आप अपने सभी ईमेल पर बीसीसी लोगों के लिए टाइप हैं, तो आप उस व्यक्ति के प्रकार नहीं हैं जिसके साथ मैं व्यवसाय करना चाहता हूं।
जब लोग मुझे ईमेल पर बीसीसी करते हैं, तो मैं तुरंत उन्हें जवाब देता हूं और उनसे कहता हूं कि कृपया कभी भी इस तरह से बीसीसी का इस्तेमाल न करें।
जो मुझे मेरे अगले बिंदु पर ले जाता है: बीसीसी के खतरे।
बीसीसी गंभीर रूप से अजीब स्थिति पैदा कर सकता है।
मैंने एक बार Google में एक बहुत ही उच्च स्तरीय कार्यकारी को नौकरी के लिए एक दोस्त की सिफारिश करने के लिए ईमेल किया था। मैंने उस दोस्त को यह बताने के लिए कि मैं वह ईमेल भेज रहा था, बीसीसी करने की गलती की।
सोचो मेरे दोस्त ने क्या किया? उसने गलती से सभी का जवाब देते हुए कहा, 'धन्यवाद।' इसका मतलब है कि कार्यकारी को किसी ऐसे व्यक्ति से धन्यवाद देने वाला एक ईमेल मिला, जिसे उसने यह भी महसूस नहीं किया कि वह पहले स्थान पर था।
कौन वास्तव में बुरा लग रहा था? मैं. किसे नौकरी नहीं मिली? मेरा दोस्त।
यदि आप बिल्कुल जरूरी हैं, तो फॉरवर्ड बटन का उपयोग करें।
यदि आपको लगता है कि आपके द्वारा भेजा गया ईमेल प्राप्तकर्ता के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा देखा जाना चाहिए, तो इसे भेजने के बाद इसे अग्रेषित करें। यह बीसीसी का उपयोग करने से थोड़ा बेहतर है। हालांकि, मैं अभी भी इसकी अनुशंसा नहीं करता हूं।
अग्रेषित करके, आप सभी उत्तर दें जोखिम से बचते हैं - लेकिन यह अधिक ईमानदार कदम नहीं है। आप अभी भी थ्रेड के किसी एक पक्ष को जाने बिना निजी ईमेल साझा कर रहे हैं।
व्यावसायिक नैतिकता ही सब कुछ है। वे हमारे संवाद करने के तरीके से शुरू होते हैं। उस प्रकार के व्यक्ति बनें जिसके साथ आप काम करना चाहते हैं--उस प्रकार का नहीं जो आपको हर ईमेल के साथ पसीना बहाता है।