मुख्य अन्य संचार प्रणाली

संचार प्रणाली

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संचार प्रणालियाँ औपचारिक और अनौपचारिक दोनों तरह की विभिन्न प्रक्रियाएँ हैं, जिनके द्वारा किसी व्यवसाय के भीतर प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच, या स्वयं व्यवसाय और बाहरी लोगों के बीच सूचना प्रसारित की जाती है। संचार-चाहे लिखित, मौखिक, अशाब्दिक, दृश्य, या इलेक्ट्रॉनिक- का व्यवसाय के संचालन के तरीके पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। संचार की मूल प्रक्रिया तब शुरू होती है जब कोई तथ्य या विचार एक व्यक्ति द्वारा देखा जाता है। वह व्यक्ति (प्रेषक) अवलोकन को संदेश में अनुवाद करने का निर्णय ले सकता है, और फिर संदेश को किसी संचार माध्यम से किसी अन्य व्यक्ति (रिसीवर) को प्रेषित कर सकता है। इसके बाद प्राप्तकर्ता को संदेश की व्याख्या करनी चाहिए और प्रेषक को प्रतिक्रिया प्रदान करनी चाहिए कि संदेश को समझ लिया गया है और उचित कार्रवाई की गई है।

संचार के किसी भी रूप का लक्ष्य संदेश की पूर्ण समझ को बढ़ावा देना है। लेकिन संचार में खराबी प्रक्रिया के किसी भी चरण में हो सकती है। व्यवसाय प्रबंधकों को प्रभावी संचार को रोकने वाली सामान्य बाधाओं को समझने और समाप्त करने की आवश्यकता है। व्यावसायिक सेटिंग में संचार समस्याओं के कुछ कारणों में शामिल हैं:

  • बुनियादी भाषा कौशल की कमी
  • प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं की ओर से अलग-अलग अपेक्षाएं और धारणाएं
  • चयनात्मकता या व्यक्तियों के लिए किसी अन्य व्यक्ति से संदेश प्राप्त होने पर उन्हें चुनने और चुनने की प्रवृत्ति जो वे बरकरार रखते हैं
  • टेलीफोन बजना, निर्धारित बैठकें, और अधूरी रिपोर्ट जैसे विकर्षण

हर्टा ए। मर्फी और हर्बर्ट डब्ल्यू। हिल्डेब्रांट के अनुसार उनकी पुस्तक में प्रभावी व्यावसायिक संचार , अच्छा संचार पूर्ण, संक्षिप्त, स्पष्ट, ठोस, सही, विचारशील और विनम्र होना चाहिए। अधिक विशेष रूप से, इसका अर्थ है कि संचार को: बुनियादी प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए जैसे कौन, क्या, कब, कहाँ; प्रासंगिक हो और अत्यधिक चिंताजनक न हो; प्राप्तकर्ता और उसके हितों पर ध्यान केंद्रित करें; विशिष्ट तथ्यों और आंकड़ों और सक्रिय क्रियाओं का उपयोग करें; पठनीयता के लिए एक संवादी स्वर का उपयोग करें; आवश्यकता पड़ने पर उदाहरण और दृश्य सहायता शामिल करें; चतुर और अच्छे स्वभाव वाले हो; और सटीक और गैर-भेदभावपूर्ण हो।

अस्पष्ट, गलत, या असंगत व्यावसायिक संचार मूल्यवान समय बर्बाद कर सकता है, कर्मचारियों या ग्राहकों को अलग कर सकता है, और प्रबंधन या समग्र व्यवसाय के प्रति सद्भावना को नष्ट कर सकता है। वास्तव में, राष्ट्रीय लेखन आयोग द्वारा 2004 के एक अध्ययन के अनुसार, शीर्षक लेखन: काम करने के लिए एक टिकट '¦ या एक टिकट आउट , 'ऐसा प्रतीत होता है कि लिखित में सुधारात्मक कमियों से अमेरिकी फर्मों को सालाना 3.1 अरब डॉलर तक की लागत आ सकती है।' जैसे-जैसे हम सूचना युग में प्रवेश करते हैं, संचार का महत्व स्पष्ट रूप से बढ़ता है और लिखित संचार पर जोर बढ़ता है। ब्रेंट स्टेपल्स बताते हैं कि कैसे एक सूचना युग की अर्थव्यवस्था में बदलाव से उनके लेखन कौशल की आवश्यकता बढ़ रही है न्यूयॉर्क टाइम्स लेख, 'द फाइन आर्ट ऑफ गेटिंग इट डाउन ऑन पेपर, फास्ट।' 'कंपनियां कभी गरीब लेखकों को ऐसे लोगों से घेरती थीं जो उनके विचारों का कागज पर अनुवाद कर सकते थे। लेकिन यह रणनीति बॉटम-लाइन-संचालित सूचना युग में कम व्यावहारिक साबित हुई है, जिसके लिए कर्मचारियों की अधिक श्रेणियों से पहले से कहीं अधिक उच्च-गुणवत्ता वाले लेखन की आवश्यकता होती है। गैर-लेखकों के लिए कवर करने के बजाय, कंपनियां उन्हें दरवाजे पर प्रदर्शित करने के तरीकों की तलाश कर रही हैं।'

व्यापार संचार का इतिहास

कॉर्पोरेट अमेरिका के शुरुआती वर्षों में, व्यापार प्रबंधकों ने टॉप-डाउन संचार के सख्त आधार पर काम किया। कंपनी के मालिक या मालिक ने जो कुछ भी कहा वह कानून था। ज्यादातर मामलों में, उत्पाद बेचने से लेकर कर्मचारियों के साथ व्यवहार करने तक सब कुछ करने की रणनीतियों पर बंद दरवाजों के पीछे चर्चा की जाएगी। एक बार प्रबंधकों द्वारा उन निर्णयों को किए जाने के बाद, निचले स्तर के कर्मचारियों से अपेक्षा की जाती थी कि वे उन्हें लागू करेंगे। कर्मचारियों के पास बहुत कम इनपुट था; उन्होंने वैसा ही किया जैसा उन्हें बताया गया था या कहीं और काम मिल गया था। इस तरह के प्रबंधन के रवैये, खासकर जब उन्होंने कोयला और इस्पात खदानों जैसे स्थानों में श्रमिक सुरक्षा के मुद्दों पर लागू किया, तो श्रमिक संघों का विकास हुआ। यदि और कुछ नहीं, तो यूनियनों के पास कई मामलों में उत्पादन को धीमा करने या बंद करने की शक्ति थी जब तक कि प्रबंधन ने श्रमिकों की मांगों को नहीं सुना।

संघ की मांगों के जवाब में, निगमों ने अंततः संचार प्रणाली स्थापित की जहां रैंक-और-फ़ाइल सदस्य संघ के प्रतिनिधियों के माध्यम से अपने मन की बात कह सकते थे। यद्यपि यूनियनों ने कॉर्पोरेट प्रबंधकों को ऐसी प्रणालियों को लागू करने के लिए प्रोत्साहन प्रदान किया, प्रबंधकों ने अंततः महसूस किया कि कर्मचारियों को कंपनी की समस्याओं को हल करने में सार्थक इनपुट मिल सकता है। जब योगदान करने का अवसर प्रदान किया गया, तो कई कर्मचारी मौके पर कूद पड़े। इस तरह के फीडबैक को बॉटम-अप कम्युनिकेशन कहा जाने लगा।

आज के कारोबारी माहौल में, अधिकांश निगम कर्मचारियों को कंपनी में सक्रिय भूमिका निभाने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। जो कर्मचारी उत्पादन में सुधार के तरीकों को नोटिस करते हैं, उन्हें प्रोत्साहित किया जाता है, और आमतौर पर उन विचारों को प्रबंधकों तक पहुंचाने के लिए पुरस्कृत किया जाता है। जो कर्मचारी ऐसे विचार प्रस्तुत करते हैं जो गहन अध्ययन का सामना करते हैं, उन्हें कंपनी को बचत के प्रतिशत के साथ पुरस्कृत किया जा सकता है। जिन कर्मचारियों को नौकरी पर परेशान किया जाता है, उन्हें इस तरह के उत्पीड़न की रिपोर्ट करने के लिए दृढ़ता से प्रोत्साहित किया जाता है ताकि प्रबंधन की श्रृंखला को इसे रोकने के लिए आवश्यक हो। नियमित कर्मचारी बैठकें आयोजित की जाती हैं जहां निम्नतम स्तर का कर्मचारी खड़ा हो सकता है और उच्चतम स्तर के प्रबंधक से पूरी उम्मीद के साथ सीधा सवाल पूछ सकता है कि बदले में सीधा जवाब दिया जाएगा।

व्यवसाय प्रबंधकों ने यह निगरानी करने का एक तरीका भी विकसित किया है कि आधे रास्ते में कर्मचारियों से मिलते समय कंपनी कैसे चल रही है। कभी-कभी 'चारों ओर घूमने से प्रबंधन' कहा जाता है, संचार की यह विधि शीर्ष प्रबंधकों को अपने कार्यालयों से बाहर निकलने और यह देखने के लिए बुलाती है कि जिस स्तर पर काम किया जा रहा है उस स्तर पर क्या हो रहा है। अधीनस्थों से केवल रिपोर्ट पढ़ने के बजाय, व्यवसाय के मालिक कारखानों या सेवा केंद्रों का दौरा करते हैं, काम पर कर्मचारियों का निरीक्षण करते हैं और उनकी राय पूछते हैं। यद्यपि व्यवसाय प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा इस अभ्यास की नियमित रूप से प्रशंसा और निंदा दोनों की जाती है, लेकिन संचार का यह रूप बॉस को संपर्क में रखने का काम करता है।

प्रभावी संदेश तैयार करना

शायद व्यावसायिक संचार का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा एक प्रभावी और समझने योग्य संदेश तैयार करने में समय लगा रहा है। मर्फी और हिल्डेब्रांट के अनुसार, पहला कदम संदेश के मुख्य उद्देश्य को जानना है। उदाहरण के लिए, किसी आपूर्तिकर्ता को भेजे गए संदेश का उद्देश्य दोषपूर्ण भाग के लिए प्रतिस्थापन प्राप्त करना हो सकता है। अगला कदम दर्शकों का विश्लेषण करना है ताकि संदेश को उनके विचारों और जरूरतों के अनुकूल बनाया जा सके। प्राप्तकर्ता को चित्रित करना और यह सोचना उपयोगी हो सकता है कि संदेश के किन क्षेत्रों में उन्हें सकारात्मक या नकारात्मक, दिलचस्प या उबाऊ, मनभावन या अप्रिय लग सकता है। उसके बाद, प्रेषक को सभी आवश्यक तथ्यों को शामिल करने और एकत्र करने के लिए विचारों का चयन करना होगा। अगले चरण में संदेश को व्यवस्थित करना शामिल है, क्योंकि खराब तरीके से व्यवस्थित संदेश आवश्यक प्रतिक्रिया प्राप्त करने में विफल रहेगा। शुरुआत और अंत के हिस्सों पर विशेष ध्यान देते हुए, पहले से एक रूपरेखा तैयार करना मददगार हो सकता है। अंत में, संदेश प्रसारित करने से पहले संपादित करना और प्रूफरीड करना महत्वपूर्ण है।

संचार मीडिया

संचार के लिए दो मुख्य माध्यमों का उपयोग किया जाता है: लिखित और मौखिक। अशाब्दिक संचार भी संचार प्रणालियों का एक तत्व है। इनमें से प्रत्येक प्रकार के संचार का वर्णन नीचे किया गया है।

लिखित संचार

लिखित संचार व्यावसायिक संचार का सबसे सामान्य रूप है और सूचना युग और इलेक्ट्रॉनिक संचार उपकरणों के प्रसार में और भी अधिक है। छोटे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों के लिए यह आवश्यक है कि वे प्रभावी लिखित संचार कौशल विकसित करें और अपने सभी कर्मचारियों में इसे प्रोत्साहित करें। सूचना युग ने हमारे संवाद करने के तरीकों को बदल दिया है और लिखित बनाम मौखिक संचार पर अधिक जोर दिया है।

सूचना को व्यवस्थित और प्रसारित करने के लिए कंप्यूटर और कंप्यूटर नेटवर्क के लगातार बढ़ते उपयोग का मतलब है कि सक्षम लेखन कौशल की आवश्यकता बढ़ रही है। डॉ. क्रेग होगन, एक पूर्व विश्वविद्यालय के प्रोफेसर, जो अब व्यवसाय लेखन के लिए एक ऑनलाइन स्कूल के प्रमुख हैं, प्रबंधकों और अधिकारियों से हर महीने सैकड़ों पूछताछ प्राप्त करते हैं जो अपने और अपने कर्मचारियों के लेखन कौशल में सुधार के लिए मदद का अनुरोध करते हैं। डॉ. होगन बताते हैं, 'व्हाट कॉरपोरेट अमेरिका कैन्ट बिल्ड: ए सेंटेंस' नामक एक लेख में, कि लाखों लोगों को पहले नौकरी पर बहुत अधिक लेखन करने की आवश्यकता नहीं थी, अब उम्मीद की जाती है कि वे बार-बार और तेजी से लिखेंगे। डॉ. होगन के अनुसार, उनमें से कई कार्य के अनुरूप नहीं हैं। 'ई-मेल एक पार्टी है जिसमें अंग्रेजी शिक्षकों को आमंत्रित नहीं किया गया है। इसमें कंपनियां अपने बालों को फाड़ रही हैं।' लेखन अध्ययन पर राष्ट्रीय आयोग के सर्वेक्षण के परिणाम इस आकलन का समर्थन करते हैं। उन्होंने पाया कि देश की 'ब्लू चिप' कंपनियों के एक तिहाई कर्मचारी खराब लिखते हैं और उन्हें उपचारात्मक लेखन निर्देश की आवश्यकता है।

लिखित संचार के सबसे बुनियादी सिद्धांत समग्र संचार के समान हैं। उपचारात्मक लेखन के बढ़ते उद्योग के विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि अच्छे लेखन के लिए पाँच न्यूनतम आवश्यकताएं हैं। वो हैं:

  1. अपने दर्शकों को जानें
  2. वाक्यों को छोटा और सरल रखें
  3. शब्दजाल और क्लिच से बचें
  4. तथ्यों और विचारों के बीच अंतर करें
  5. हमेशा वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्नों की दोबारा जांच करें

बेशक, अर्थ को यथासंभव सटीक और संक्षिप्त तरीके से व्यक्त करना महत्वपूर्ण है। लोग व्यावसायिक ज्ञापन को पढ़ने के आनंद के लिए नहीं पढ़ते हैं। वे ऐसा निर्देश या जानकारी प्राप्त करने के लिए करते हैं जिसके आधार पर निर्णय लेना या कार्रवाई करना है। इसलिए, व्यावसायिक लेखन में अत्यधिक साहित्यिक गद्य वांछनीय नहीं है। अत्यधिक औपचारिक गद्य भी स्टैंड-ऑफिश या केवल शब्दशः प्रतीत होने से प्रतिकूल हो सकता है। लेखन की एक शैली जो बहुत अनौपचारिक है, एक अनपेक्षित संदेश भी दे सकती है, अर्थात् विषय वस्तु गंभीर नहीं है या प्रेषक द्वारा गंभीरता से नहीं लिया गया है। एक सीधा, विनम्र स्वर आमतौर पर सबसे अच्छा विकल्प होता है, लेकिन एक ऐसा जो बिना अभ्यास के स्वाभाविक रूप से नहीं आता है।

व्यापार पत्राचार संदेश के उद्देश्य के बारे में एक स्पष्ट बयान के साथ शुरू होना चाहिए और उद्देश्य के समर्थन में सरल और स्पष्ट विवरण के साथ पालन किया जाना चाहिए। पत्राचार के प्राप्तकर्ताओं को उचित रूप से कार्य करने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। उन्हें ऐसे कारणों की भी आवश्यकता होती है जो उन्हें प्रेषक की मंशा के अनुसार कार्य करने या सोचने के लिए मनाते हैं। यदि संदेश स्पष्ट तर्कों के साथ अपना अर्थ बताता है जो कारणों की पहचान करता है और सबूत प्रदान करता है तो उसे उस लक्ष्य को प्राप्त करना चाहिए।

सभी बाहरी पत्राचार में विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए क्योंकि यह समग्र रूप से व्यवसाय को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, किसी को किसी परियोजना में निवेश करने या किसी कंपनी से खरीदारी करने के लिए राजी करने वाले पत्रों का एक विशेष संगठन होता है। मर्फी और हिल्डेब्रांट के अनुसार, उन्हें: 1) पाठक का अनुकूल ध्यान आकर्षित करना चाहिए; 2) रुचि जगाना; 3) पाठक को समझाएं और इच्छा पैदा करें; और 4) पाठक द्वारा की जाने वाली कार्रवाई का वर्णन करें। जब पत्र का उद्देश्य बिक्री करना है, तो उत्पाद के बारे में तथ्य और एक स्पष्ट केंद्रीय बिक्री बिंदु शामिल करना भी महत्वपूर्ण है। इन सबसे ऊपर, यह महत्वपूर्ण है कि किसी भी प्रकार का लिखित संचार जो किसी व्यवसाय से उत्पन्न होता है, सद्भावना पैदा करता है या बढ़ाता है।

मौखिक संचार

छोटे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को अक्सर प्रस्तुतीकरण करने, साक्षात्कार आयोजित करने या बैठकों का नेतृत्व करने के लिए बुलाया जाता है, इसलिए मौखिक संचार कौशल विकास के लिए एक और महत्वपूर्ण क्षेत्र है। कर्मचारियों को प्रशिक्षण उद्देश्यों के लिए, या संभावित ग्राहकों को बिक्री उद्देश्यों के लिए प्रस्तुतियाँ दी जा सकती हैं। किसी भी मामले में, अच्छी प्रस्तुति तकनीक रुचि पैदा कर सकती है और आत्मविश्वास पैदा कर सकती है। नए कर्मचारियों को काम पर रखने, प्रदर्शन मूल्यांकन करने या बाजार अनुसंधान करने के लिए साक्षात्कार कौशल की आवश्यकता हो सकती है। समस्याओं को हल करने या लक्ष्य निर्धारित करने के लिए संगठन के बाहर कर्मचारियों या इच्छुक पार्टियों से संबंधित बैठकें या सम्मेलन महत्वपूर्ण उपकरण हो सकते हैं।

हन्ना ली फाउलर की उम्र कितनी है?

वही सिद्धांत जो मौखिक संचार के अन्य रूपों पर लागू होते हैं, टेलीफोन कॉलिंग पर भी लागू होते हैं। उद्देश्य निर्धारित करके, श्रोताओं (कॉल करने के सर्वोत्तम समय सहित) पर विचार करके, और शामिल किए जाने वाले विचारों और पूछे जाने वाले प्रश्नों को तय करके व्यावसायिक कॉल की योजना बनाना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक सेटिंग में टेलीफोन का जवाब देते समय, तुरंत उत्तर देना और अपना नाम और विभाग स्पष्ट, सुखद आवाज में बताना महत्वपूर्ण है। टेलीफोन पर संचार छोटे व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण इंप्रेशन बना सकता है।

मौखिक संचार का अक्सर अनदेखा किया जाने वाला तत्व सुन रहा है। शिकायतों का समाधान खोजने या बिक्री कॉल करने में भी अच्छा सुनने का कौशल महत्वपूर्ण हो सकता है। सुनने में वक्ता में रुचि दिखाना, संदेश पर ध्यान केंद्रित करना और समझ सुनिश्चित करने के लिए प्रश्न पूछना शामिल है। यह चर्चा के लिए तैयार रहने, बहस करने या बाधित करने से बचने, आवश्यकतानुसार नोट्स लेने और स्पीकर के बयानों को सारांशित करने में मदद करता है।

अनकहा संचार

अशाब्दिक संचार - जैसे चेहरे के भाव, हावभाव, मुद्रा और आवाज का स्वर - किसी संदेश की सफल व्याख्या में सहायता कर सकते हैं। 'कभी-कभी अशाब्दिक संदेश मौखिक का खंडन करते हैं; अक्सर वे बोली जाने वाली या लिखित भाषा की तुलना में सच्ची भावनाओं को अधिक सटीक रूप से व्यक्त करते हैं, 'मर्फी और हिल्डेब्रांट ने नोट किया। वास्तव में, अध्ययनों से पता चला है कि किसी संदेश के प्रभाव का 60 से 90 प्रतिशत के बीच अशाब्दिक सुराग से आ सकता है। इसलिए, छोटे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को भी अपने व्यवहार में अशाब्दिक सुराग के बारे में पता होना चाहिए और दूसरों के व्यवहार में संचार के अशाब्दिक रूपों को पढ़ने का कौशल विकसित करना चाहिए।

अशाब्दिक संचार के तीन मुख्य तत्व हैं: उपस्थिति, शरीर की भाषा और ध्वनि। मौखिक संचार में स्पीकर और परिवेश दोनों की उपस्थिति महत्वपूर्ण है, जबकि लिखित संचार की उपस्थिति या तो महत्व को व्यक्त कर सकती है या एक पत्र को जंक मेल के रूप में बाहर निकालने का कारण बन सकती है। शारीरिक भाषा, और विशेष रूप से चेहरे के भाव, महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान कर सकते हैं जो संचार के मौखिक भाग में शामिल नहीं हो सकते हैं। अंत में, एक वक्ता की आवाज़ का स्वर, दर और मात्रा अलग-अलग अर्थ बता सकती है, जैसे कि हँसना, गला साफ़ करना या गुनगुनाना जैसी आवाज़ें हो सकती हैं।

संचार प्रौद्योगिकी

पिछले 20 वर्षों में प्रौद्योगिकी में प्रगति ने व्यावसायिक संचार के तरीके को नाटकीय रूप से बदल दिया है। वास्तव में, कई मायनों में संचार प्रौद्योगिकियों ने व्यवसाय करने के तरीके को बदल दिया है। इलेक्ट्रॉनिक मेल और इंटरनेट के विस्तारित उपयोग ने आम तौर पर व्यवसायों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर काम को आसानी से स्थानांतरित करने, दूरस्थ और / या मोबाइल कार्यालय स्थापित करने, यहां तक ​​​​कि आभासी कार्यालय बनाने में सक्षम बनाया है। नई संचार तकनीक ने निर्णय लेने के लिए टर्न-अराउंड समय को भी तेज कर दिया है और काम के घंटों और व्यक्तिगत घंटों के बीच की रेखा को धुंधला कर दिया है। ये सभी घटनाक्रम कंपनियों को एक तेज कारोबारी माहौल के अनुकूल होने की चुनौती देते हैं। यह कंपनियों के लिए अधिक उत्पादक और कुशल बनने और उनकी अनुकूलन क्षमता की परीक्षा दोनों का अवसर है।

यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक संचार प्रौद्योगिकी में परिवर्तन अभूतपूर्व गति से हो रहे हैं, वे संचार के मूल रूपों में आमूल-चूल परिवर्तन नहीं हैं। बल्कि, वे पारंपरिक संचार तकनीकों में वृद्धि कर रहे हैं। इन तकनीकों ने दो बुनियादी सुधार किए हैं कि हम कैसे संवाद कर सकते हैं।

गतिशीलता और पहुंच

वायरलेस और सेलुलर तकनीक ने उन जगहों का बहुत विस्तार किया है जहां से हम संचार कर सकते हैं और जिस दूरी पर हम आसानी से संवाद कर सकते हैं। यू.एस. में कहीं भी काम करने के लिए रास्ते में एक प्रबंधक सिंगापुर में एक सहकर्मी या आपूर्तिकर्ता के साथ आसानी से कॉल और चैट कर सकता है क्योंकि वह शाम को घर लौटती है।

गति और शक्ति

हाई-स्पीड फाइबर ऑप्टिक फोन लाइनों और उचित कीमत वाले हाई-स्पीड सैटेलाइट ट्रांसमिशन ने एक ऐसी स्थिति पैदा कर दी है जिसमें बड़ी डेटा फ़ाइलों को एक ही भवन में एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित करना उतना ही आसान है जितना कि उन फ़ाइलों को कहीं भी स्थान पर स्थानांतरित करना है। इस दुनिया में।

संचार में इन दोनों संवर्द्धन ने प्रभावित किया है कि व्यवसाय कैसे किया जाता है। उनमें से प्रत्येक के पास अप और डाउनसाइड्स हैं। जिस आसानी से सहकर्मी एक-दूसरे के संपर्क में रह सकते हैं, वह कंपनी की गतिविधियों के समन्वय में सहायक होता है। आपूर्तिकर्ताओं के साथ निकट संपर्क में रहना भी फायदेमंद है। किसी विशेष कर्मचारी के लिए, हालांकि, किसी भी समय उपलब्ध होना भी एक बोझ हो सकता है।

सेल फोन, लैप टॉप कंप्यूटर, और विभिन्न प्रकार के हैंड-हेल्ड मैसेजिंग डिवाइस व्यावसायिक संचार के लिए सभी मूल्यवान उपकरण हैं। वे संवाद करने और संपर्क में रहने की हमारी क्षमता को बढ़ाते हैं लेकिन उनकी क्षमता से लाभ उठाने के लिए एक कंपनी को उनका बुद्धिमानी और कुशलता से उपयोग करना चाहिए और ऐसे नियम स्थापित करना चाहिए जो उपकरणों को उपयोगकर्ता के लिए बोझ बनने से रोकते हैं। आसानी से आत्मसंतुष्टि भी आ सकती है। उदाहरण के लिए, सिर्फ इसलिए कि एक बिक्री प्रतिनिधि जोआन को उत्पादन में कॉल कर सकता है—आसानी से, जल्दी और लगभग कहीं से भी—स्पष्ट रूप से दिए गए ऑर्डर के बारे में सवालों के जवाब देने और जवाब देने के लिए इसका मतलब यह नहीं है कि ऑर्डर के बारे में कई कॉल करना और जवाब देना कुशल है। दक्षता के लिए स्पष्ट और सटीक संचार पर जोर देने की आवश्यकता है, भले ही संचार उपकरण जिस आसानी या गति से संचालित हों।

आंतरिक संचार

जब कर्मचारियों को सूचित रखने की बात आती है तो इंट्रानेट, या आंतरिक संगठनात्मक कंप्यूटर नेटवर्क, अधिकांश कंपनियों के लिए पसंद का मीडिया बन गया है। कंपनी के इंट्रानेट का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड की तरह किया जा सकता है और जब ई-मेल के साथ जोड़ा जाता है तो यह सूचनाओं को जल्दी और कुशलता से प्रसारित करने का काम कर सकता है।

चूंकि एक इंट्रानेट का उपयोग विभिन्न स्थानों पर काम करने वाले लोगों को आसानी से जोड़ने के लिए किया जा सकता है, यह भौगोलिक रूप से फैले हुए संगठन में समुदाय की भावना को स्थापित करने या बनाए रखने में मदद कर सकता है। वास्तव में, इंट्रानेट लोगों के समूहों के लिए एक साथ मिलकर काम करना संभव बनाता है जिसे आमतौर पर वर्चुअल ऑफिस के रूप में जाना जाता है। कई छोटे सेवा व्यवसाय आभासी कार्यालयों के रूप में शुरू किए जाते हैं जिसमें समूह के भीतर प्रत्येक व्यक्ति अपने घर या अपनी पसंद की जगह पर काम करता है। जो समूह को एकजुट करता है वह दो चीजें हैं: एक सामान्य लक्ष्य, और किसी प्रकार का एक कंप्यूटर नेटवर्क जिसके माध्यम से सूचना और सॉफ्टवेयर उपकरण साझा किए जाते हैं।

बाहरी संचार

इंटरनेट के विकास ने व्यवसाय के लिए ऑनलाइन उपस्थिति को लगभग अनिवार्य बना दिया है, हालांकि यह सरल हो सकता है। एक साधारण इंटरनेट वेब साइट पर एक कंपनी संभावित ग्राहकों, ग्राहकों, कर्मचारियों और/या निवेशकों को संपर्क जानकारी और कंपनी की एक तस्वीर प्रदान कर सकती है। जो लोग इंटरनेट को बिक्री और विपणन वाहन के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, उनके लिए एक अधिक परिष्कृत (और महंगी) साइट विकसित की जा सकती है। अक्सर ई-कॉमर्स वेब साइट कहा जाता है, इन साइटों का उपयोग विज्ञापन, माल प्रदर्शित करने, ऑर्डर लेने और संसाधित करने, ऑर्डर ट्रैक करने और/या कई ग्राहक सेवा कार्यों को करने के लिए किया जाता है।

छोटे व्यवसायों के पास वेब उपस्थिति से लाभ उठाने का एक अनूठा अवसर हो सकता है। एक अच्छी तरह से विपणन की गई वेब साइट के माध्यम से जो आउटरीच संभव है, वह समान लागत पर किसी भी अन्य मीडिया के माध्यम से संभव होने की तुलना में बहुत अधिक है। कुछ विश्लेषकों के अनुसार, व्यवसायों के लिए इंटरनेट जैसे इंटरैक्टिव माध्यम के सबसे शक्तिशाली पहलुओं में से एक ग्राहकों और ग्राहकों के साथ एक सच्ची दो-तरफा बातचीत विकसित करने की क्षमता है। इंटरनेट एक शक्तिशाली संचार उपकरण है और सभी आकार के व्यवसाय अब नियमित रूप से इसका उपयोग करते हैं।

अनौपचारिक संचार

संचार के अनौपचारिक तरीके, जैसे अफवाहें और 'कंपनी अंगूर,' प्रबंधन के नियंत्रण से बाहर हो सकते हैं। ग्रेपवाइन संचार का एक बॉटम-अप रूप है जिसमें कर्मचारी यह समझने की कोशिश करते हैं कि प्रबंधन की ओर से कोई आधिकारिक शब्द नहीं होने पर उनके आसपास क्या हो रहा है। जब प्रबंधन चुप होता है, तो कर्मचारी अनुमान लगाते हैं कि क्या हो रहा है। हालांकि अंगूर की बेल को रोकने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन इसे प्रभावित किया जा सकता है। ऐसे प्रश्नों से निपटते समय जिनका उत्तर नहीं दिया जा सकता है या नहीं दिया जाना चाहिए, प्रबंधकों को नकारात्मक अफवाहें शुरू होने से पहले पहल करनी चाहिए। यदि कर्मचारियों के लिए यह स्पष्ट है कि कंपनी जल्द ही बड़े बदलावों से गुजरेगी, उदाहरण के लिए, प्रबंधन को इसकी पुष्टि करनी चाहिए। कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए कि प्रबंधन मानता है कि उनके पास वैध चिंताएं हैं, जिन्हें संभव होने पर संबोधित किया जाएगा। अगर आधिकारिक बात से कंपनी को नुकसान होता है, तो उसे कर्मचारियों को स्पष्ट कर देना चाहिए।

अच्छे संचार का महत्व

संचार के सभी रूप, यहां तक ​​कि इसकी कमी भी, व्यावसायिक व्यवहार पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकती है। कर्मचारियों को एक कड़े शब्दों में, आधिकारिक रूप से लगने वाला मेमो, जो उन्हें आसन्न मुकदमे के बारे में प्रेस से बात नहीं करने के लिए कह रहा है, को यह स्वीकार करने के रूप में व्याख्या किया जा सकता है कि कंपनी ने कुछ गलत किया है। कर्मचारियों के लिए प्रबंधन की बार-बार 'कोई टिप्पणी नहीं' और एक अफवाह विलय पर प्रेस कंपनी के सूटर्स के बारे में दर्जनों अनौपचारिक चर्चाएं शुरू कर सकता है, कंपनी कितनी बिक्री करेगी, और कितने कर्मचारियों की छंटनी की जाएगी।

ऐसे परिदृश्यों के नकारात्मक प्रभावों से बचने के लिए, छोटे व्यवसाय के मालिकों को जितना संभव हो उतना और खुले तौर पर संवाद करने का अभ्यास करना चाहिए। कंपनी न्यूज़लेटर को लागत-बचत उपाय के रूप में समाप्त करने से पहले उन्हें दो बार सोचना चाहिए, इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्डों को अद्यतित रखना चाहिए, और बैठकें आयोजित करनी चाहिए जिसमें कर्मचारी प्रबंधन के प्रश्न पूछ सकते हैं। इसके अलावा, उन्हें अपने कौशल का विकास करना चाहिए ताकि सभी व्यावसायिक संचार आसानी से समझ में आ सकें। प्रबंधन की शर्तें और शब्दजाल, कठोर या फूली हुई भाषा कर्मचारियों के बीच इस धारणा में योगदान दे सकती है कि प्रबंधन उनसे बात कर रहा है। फीडबैक प्राप्त करना और उसका विश्लेषण करना भी सहायक होता है। कर्मचारियों से पूछना कि क्या वे सूचित महसूस करते हैं या नहीं और कंपनी के बारे में उन्हें और अधिक सूचित महसूस करने के लिए संचार के मूल्यवान चैनल खोल सकते हैं।

ग्रंथ सूची

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क्या जॉन स्टीवर्ट अभी भी शादीशुदा है

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लेखन: काम करने के लिए एक टिकट '¦ या एक टिकट' बाहर। राष्ट्रीय लेखन आयोग, कॉलेज बोर्ड। सितंबर 2004।