मुख्य घर आधारित व्यापार वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स

वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स

जबकि हम अभी तक नहीं हैं 2009 की फिल्म के पात्रों की तरह हमारे घरों के आराम से ह्यूमनॉइड रोबोट को नियंत्रित करना सरोगेट्स , तेजी से हमारी दैनिक बातचीत-; पेशेवर और व्यक्तिगत दोनों-; आभासी माध्यमों के माध्यम से संचालित की जाती है।

जैसा कि व्यवसाय के मालिक वेबिनार, प्रशिक्षण और सम्मेलनों सहित असंख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक लागत प्रभावी विधि के रूप में आभासी घटनाओं को अपनाते हैं, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि नीचे-पंक्ति बचत के लिए प्रभावी संचार का कारोबार नहीं किया जा रहा है। हालांकि यह संभावना नहीं है कि बैठक वस्तुतः उद्यमियों की व्यक्तिगत रूप से मिलने की आवश्यकता को पूरी तरह से बदल देगी, इसे अपनाने में आसानी और सुविधा आपके व्यवसाय की उत्पादकता को बढ़ाने का काम कर सकती है। हालाँकि, आभासी बैठकें हर स्थिति के लिए आदर्श नहीं होती हैं, इसलिए इस तकनीक का उपयोग कब और कैसे करना है, यह जानना महत्वपूर्ण है।

डोना डेनिस, लीडरशिप सॉल्यूशंस कंसल्टिंग की अध्यक्ष, और creator के निर्माता और सूत्रधार अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन का तीन दिवसीय संगोष्ठी अग्रणी आभासी और दूरस्थ टीमें , कहते हैं कि प्रौद्योगिकी मुख्य फोकस बन गई; लोगों के ब्लैकबेरी और ई-मेल के बीच कहीं न कहीं कई नेताओं ने रिश्तों की दृष्टि खो दी। डेनिस कहते हैं, 'अब ध्यान कार्य, संबंधों और प्रौद्योगिकी के प्रबंधन पर है, जो अपनी आगामी पुस्तक में आगे विस्तार से बताता है ज्ञान प्रबंधन और ई-लर्निंग।

ली ई. मिलर, प्रशिक्षक और लेखक को प्रभावित करना यूपी: प्रभाव, शक्ति और यू परिप्रेक्ष्य: जो आप चाहते हैं उसे प्राप्त करने की कला , कहते हैं, 'लोग जो सबसे बड़ी गलती करते हैं, वह यह मान लेना है कि जब आप आमने-सामने मिल रहे होते हैं तो प्रभावित करना वैसा ही होता है, जब आप वस्तुतः बातचीत कर रहे होते हैं। यह। नियम अलग हैं क्योंकि जब वे वस्तुतः बातचीत कर रहे होते हैं तो लोग अलग तरह से प्रतिक्रिया करते हैं।'

एक सफल वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स: तैयारी कैसे करें

यूनिवर्सिटी ऑफ डेटन रिसर्च इंस्टीट्यूट के ह्यूमन फैक्टर्स ग्रुप के एक शोध मनोवैज्ञानिक ड्रू बोवर्स कहते हैं, 'यह तय करने से पहले कि कौन सी तकनीक और सॉफ्टवेयर की जरूरत होगी, यह तय करने से पहले हम सबसे पहले यह तय करते हैं कि भाग लेने वाले दर्शक कौन हैं और कौन सी जानकारी साझा की जा रही है। 'हमने पाया है कि प्रस्तुतकर्ताओं के लिए यह सबसे अच्छा है कि वे अपने डेटा या प्रस्तुति को उस वातावरण के अनुसार डिज़ाइन करें जिसमें वे प्रस्तुत करेंगे, या उनके पास मौजूद डेटा का प्रतिनिधित्व करने के लिए सबसे अच्छा वातावरण चुनें।' बॉवर्स कहते हैं, 'आप केवल एक सम्मेलन में लाइव दर्शकों के सामने दी गई प्रस्तुति को नहीं ले सकते हैं और इसे वर्चुअल ऑडियंस के लिए वीडियो मॉनिटर पर फेंक सकते हैं और उसी परिणाम की उम्मीद कर सकते हैं, क्योंकि आप सीमित हैं, एक हद तक , आप अपने आभासी दर्शकों के साथ कैसे बातचीत कर सकते हैं।

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डेनिस बताते हैं कि जब आप किसी भौतिक स्थान पर मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो आप मीटिंग के एजेंडे और सामग्री प्रदान करने के बारे में अधिक आकस्मिक हो सकते हैं। आपको दालान में, कॉफी मशीन आदि पर उपस्थित लोगों को गति प्रदान करने का भी लाभ है। हालांकि, एक सफल आभासी बैठक के लिए बहुत अधिक अग्रिम तैयारी की आवश्यकता होती है। कोलारिक अनुशंसा करता है कि आभासी बैठकों की योजना पहले से ही बना ली जाए। वह कहती हैं, 'समय से पहले एजेंडा भेजें, अपने संदेश को सुदृढ़ करने के लिए दृश्य बनाएं और उन्हें बैठक से पहले सभी को अग्रेषित करें, प्रत्येक टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें जिन्हें शामिल होने की आवश्यकता है,' वह कहती हैं।

साथ ही, कम से कम एक दिन पहले लॉग-इन जानकारी (एक्सेस कोड, यूआरएल और कॉल-इन नंबर) भेजना सुनिश्चित करें ताकि प्रतिभागी किसी भी आवश्यक सॉफ़्टवेयर डाउनलोड के लिए परीक्षण कर सकें। समय-प्रबंधन प्रशिक्षण फर्म, द प्रोडक्टिविटी प्रो के लेखक और अध्यक्ष लौरा स्टैक का सुझाव है कि आप प्रतिभागियों से कनेक्टिविटी का परीक्षण शुरू करने से कम से कम 15 मिनट पहले लॉग इन करने के लिए कह सकते हैं। 'रोल कॉल करें और सत्यापित करें कि सब कुछ काम कर रहा है। समयरेखा की समीक्षा करें। स्टैक कहते हैं, एक पैनलिस्ट को समस्याओं का सामना करना चाहिए, ऑफ़लाइन पहुंचने के लिए एक विधि दें।

ध्यान दें: यदि आप एक एकल प्रस्तुतकर्ता की मेजबानी कर रहे हैं जिसमें बड़ी संख्या में दर्शक हैं, तो यह एक अच्छा विचार है कि मुख्य प्रस्तुतकर्ता की सहायता के लिए एक सूत्रधार नामित किया जाए। फैसिलिटेटर तकनीकी मुद्दों के साथ प्रतिभागियों का समर्थन कर सकता है और साथ ही आने वाले किसी भी चैट प्रश्न की निगरानी कर सकता है। प्रस्तुतकर्ता द्वारा चैट प्रश्नों को पढ़ने का प्रयास करने से प्रस्तुति का प्रवाह धीमा हो जाता है।

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वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 युक्तियाँ: तकनीकी उपकरण और आवश्यकताएँ

ऑनलाइन मीटिंग तकनीक की खूबी यह है कि यहां तक ​​कि सबसे नवेली, नंगे हड्डियों का ऑपरेशन भी इसका इस्तेमाल कर सकता है। केवल एक इंटरनेट कनेक्शन, ऑडियो (कंप्यूटर स्पीकर, माइक्रोफ़ोन, या टेलीफ़ोन के माध्यम से) और एक वेबकैम (स्टैंडअलोन या आपके मॉनिटर/लैपटॉप के साथ एकीकृत) की आवश्यकता है। बड़े समूहों को प्रोजेक्शन स्क्रीन या बड़े टीवी मॉनीटर की भी आवश्यकता हो सकती है।

सेवा चुनते समय 'छोटा' सोचें, सेंट लियो, फ्लोरिडा में सेंट लियो विश्वविद्यालय में निर्देशात्मक प्रौद्योगिकी के सहायक उपाध्यक्ष सुसान कोलारिक कहते हैं। 'सबसे प्रभावी वेब सम्मेलन वे हैं जो केवल उस तकनीक का उपयोग करते हैं जिसकी आवश्यकता है। KIS-;इसे सरल रखें-; लोगों को आपके संदेश पर ध्यान केंद्रित करने का सबसे अच्छा तरीका है न कि तकनीक पर।' कुछ ऑनलाइन वेब उत्पादों में शामिल हैं एडोब एक्रोबैट कनेक्ट , मीटिंग में जाना , माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस लाइव मीटिंग तथा वेबएक्स .

उद्यमियों को यह भी ध्यान रखने की जरूरत है कि हर वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम एक साथ काम नहीं करेगा। बैठक से पहले सभी साइटों की कनेक्टिविटी का परीक्षण करके देरी और तकनीकी गड़बड़ियों की शर्मिंदगी से बचें। 'एक छोर पर एक एनालॉग वीडियो सिस्टम और दूसरी तरफ एक डिजिटल सिस्टम का उपयोग करने की कोशिश करने से कई समस्याएं पैदा हो सकती हैं, और यहां तक ​​​​कि डिजिटल-टू-डिजिटल कॉन्फ्रेंसिंग भी समस्याग्रस्त हो सकती है यदि किसी पुराने सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम को 'बात करने से पहले' अपग्रेड की आवश्यकता होती है। ' एक नया कार्यक्रम, 'बोवर्स कहते हैं।

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वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स: फोकस्ड रहें

रिक मौरर, के लेखक प्रतिरोध की दीवार से परे तथा तुम क्यों नहीं चाहते कि मैं क्या चाहता हूँ? उपयोगकर्ताओं को विकर्षणों को दूर करने की सलाह देता है। आभासी बैठकों का लाभ उन्हें लगभग कहीं भी रखने की क्षमता है-; आभासी बैठकों का नुकसान उन्हें लगभग कहीं भी रखने की क्षमता भी है। ऑनलाइन मीटिंग अटेंडीज़ स्थानीय कॉफ़ीहाउस, एयरपोर्ट लाउंज, होम ऑफ़िस आदि से कॉल या लॉग इन कर सकते हैं। पृष्ठभूमि या 'सड़क शोर' को कम करने के लिए (आप नहीं चाहते कि आपका बच्चा, पालतू जानवर, या रिंगिंग फोन फोकस बनें) स्टैक कहते हैं, 'सभी उपस्थित लोगों को म्यूट करें और केवल चैट बॉक्स के माध्यम से प्रश्न पूछें' का विकल्प चुनें।

मौरर एक बैठक में कई चीजों को निचोड़ने की कोशिश के खिलाफ भी सलाह देते हैं। 'एक या दो विषयों पर फोकस रखें। यदि आपको अधिक वस्तुओं को ढंकना है, तो लोगों को स्ट्रेच करने का समय दें, बाथरूम में ब्रेक लें, या उनकी कॉफी की भरपाई करें। बैठक के प्रत्येक खंड को छोटा रखें - 30 मिनट से अधिक नहीं।'

ध्यान दें: धारीदार शर्ट कैमरे पर अच्छी तरह से प्रसारित नहीं होते हैं और न ही बड़े, चमकदार गहने। दोनों नेत्रहीन विचलित करने वाले हो सकते हैं। अपने शरीर की गतिविधियों को कम से कम रखने की कोशिश करें क्योंकि अत्यधिक गति वास्तव में वीडियो की गुणवत्ता को खराब कर सकती है।

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वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स: शिष्टाचार

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कोलारिक ने जोर देकर कहा, 'एक सफल वीडियो कॉन्फ्रेंस या फोन कॉन्फ्रेंस मीटिंग की कुंजी यह याद रखना है कि आप एक मीटिंग में हैं। 'प्रतिभागियों पर अपना पूरा ध्यान दें जैसे कि आप एक ही कमरे में होते। ई-मेल, वेब सर्फिंग या टेक्स्टिंग से विचलित न हों। खाने-पीने की कोशिश न करें, ताकि अगर आपसे कोई सवाल पूछा जाए तो आप तैयार हो सकें।'

अच्छा व्यवहार? कोलारिक कहते हैं, 'हमेशा मान लें कि जब आप कमरे में जाते हैं तो माइक्रोफ़ोन पहले से ही अन्य स्थानों पर रहते हैं! यह मीटिंग से पहले की किसी भी बाहरी बातचीत को तब प्रसारित होने से रोकने में मदद करता है, जब आप इसका इरादा नहीं रखते।'

वह यह भी बताती हैं कि वीडियो-कॉन्फ्रेंस मीटिंग वास्तव में एक सामान्य मीटिंग की तुलना में थोड़ी धीमी गति से आगे बढ़नी चाहिए क्योंकि अधिकांश सिस्टम संचार के लिए दो से तीन सेकंड की देरी के कारण। यदि आप मीटिंग का नेतृत्व कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रश्न पूछने के बाद पर्याप्त विराम हों। यदि आप एक प्रतिभागी हैं, तो समूह को संबोधित करने से पहले अपने हाथ से संकेत देकर या 'प्रश्न' या 'टिप्पणी' कहकर और फिर जारी रखने से पहले कुछ सेकंड प्रतीक्षा करके स्वयं पर ध्यान दें।

प्रतिभागियों को भी कैमरे में देखकर आँख से संपर्क करना चाहिए। यह प्रतिभागियों के बीच बातचीत को और अधिक स्वाभाविक बना देगा। शिष्टाचार पर एक त्वरित धोखा पत्र निम्नलिखित है:

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार के 8 क्या करें

अन्य प्रतिभागियों के प्रति विनम्र रहें
स्पष्ट बोलें
शरीर की गतिविधियों को कम से कम रखें
धीरे-धीरे और स्वाभाविक रूप से आगे बढ़ें और इशारा करें
कैमरे को देखकर आंखों का संपर्क बनाए रखें
उचित पोशाक करें dress
सत्र को एनिमेटेड करें
खुद बनो और मज़े करो!

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार के 7 क्या न करें

विचलित करने वाली आवाज न करें
चिल्लाओ मत
विचलित करने वाली हरकतें न करें
अन्य वक्ताओं को बाधित न करें
साइड बातचीत न करें
'शोर' वाले गहने न पहनें
माइक्रोफ़ोन को कवर न करें

स्रोत: सेंट लियो विश्वविद्यालय सूचना प्रौद्योगिकी कार्यालय

ध्यान दें: यदि आपका डोंग व्यवसाय विश्व स्तर पर है, तो जैसी साइटों की जाँच करें कार्यकारी ग्रह.कॉम तथा kissbowshakehands.com अंतरराष्ट्रीय व्यापार शिष्टाचार पर संसाधनों के लिए।

डिग डीपर: द केस, एंड द प्लान, फॉर द वर्चुअल कंपनी

वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए 5 टिप्स: प्रतिभागियों को शामिल करना

डेनिस का कहना है कि वर्चुअल मीटिंग में कार्य में सही शुरुआत करने की प्रवृत्ति होती है, जो संबंध निर्माण को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती है। वह 'वर्चुअल' कमरे के चारों ओर जाकर बर्फ तोड़ने की सिफारिश करती है और सभी को अपना परिचय देने और अपने सप्ताहांत के बारे में कुछ साझा करने के लिए कहती है, या किसी ऐसी चीज़ के बारे में बात करती है जिसे वे आगे देख रहे हैं, कार्यवाही में एक सामाजिक तत्व जोड़ने के लिए। 'आमने-सामने मुठभेड़ों से आप जो कुछ भी अनुकरण कर सकते हैं वह अच्छा है।'

स्टैक का कहना है कि कार्यक्रम शुरू होने से पहले प्रतिभागियों को विषय पर अपने प्रश्न प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित करें। वह वेबिनार के दौरान दर्शकों को जोड़े रखने के लिए अन्य तरीकों की भी सिफारिश करती है, जैसे मतदान करना या प्रश्न पूछना और चैट के माध्यम से उत्तर मांगना।

कोलारिक दूरस्थ प्रतिभागियों को संलग्न करने और व्यक्तिगत संबंध बनाए रखने के लिए अक्सर प्रश्न पूछने का सुझाव देता है। लेकिन, वह जोर देती हैं, अपने प्रश्नों में स्पष्ट रहें। 'किसी विशिष्ट व्यक्ति से एक विशिष्ट प्रश्न पूछें। दूर-दराज के बड़े दर्शकों से ओपन-एंडेड प्रश्न पूछने का परिणाम अक्सर 'मृत हवा' और फिर एक साथ कई लोगों से बात करने में होता है।

डिग डीपर: कैसे एक वर्चुअल कंपनी संचार करती है

डॉ डेमन किम्स नेट वर्थ

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