हो सकता है कि आप कुछ आगामी समय की तैयारी के लिए काम करने की कोशिश कर रहे हों। या, हो सकता है कि आपका दैनिक कार्यभार लगातार इतना अधिक हो, आपको लगता है कि आप कभी नहीं पकड़ सकते।
किसी भी तरह से, आप मीलों लंबी टू-डू सूची पर नज़रें गड़ाए हुए रह जाते हैं, यह सोचकर कि आप इसे कभी भी पूरा करने का प्रबंधन कैसे करेंगे।
मैं वहाँ पहले भी गया हूं। आपकी थाली में बहुत अधिक होना एक निराशाजनक, निराशाजनक और तनावपूर्ण अनुभव है। लेकिन, अगर आपको लगता है कि आपके पास एकमात्र विकल्प है कि आप अपना सिर अपने डेस्क पर रखें या एक पेपर बैग में सांस लेना शुरू करें, तो आपके पास एक और चीज आ रही है।
जब आप अपने काम के नीचे दबे महसूस कर रहे हों, तो यहां पांच कार्रवाई योग्य कदम उठाए जा सकते हैं।
1. प्राथमिकता
आप जानते थे कि क्लासिक प्राथमिकता सलाह को यहाँ कहीं प्रकट होना था। और, जब आप अभिभूत महसूस कर रहे हों, तो यह सबसे पहला काम है जो आप करना चाहेंगे।
यह उन कार्यों को किसी प्रकार के तार्किक क्रम में लाने का समय है, ताकि आप यह पहचान सकें कि आपको कहां से शुरुआत करनी चाहिए।
जब संदेह होता है, तो मैं एक साधारण मैट्रिक्स अवधारणा की अनुशंसा करता हूं (बस एक वर्ग को चार समान वर्गों में विभाजित करें)। फिर, बक्सों के बाईं ओर 'तत्काल' और 'अत्यावश्यक नहीं' के साथ लेबल करें, और बक्से के शीर्ष पर 'महत्वपूर्ण' और 'महत्वपूर्ण नहीं' के साथ लेबल करें।
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फिर, उन चीजों के साथ बॉक्स भरें जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है - कार्यों को उपयुक्त बॉक्स में रखना जहां आपको लगता है कि वे रैंक करते हैं। यह आपको जल्दी से यह देखने की अनुमति देगा कि आपको कहां से शुरू करने की आवश्यकता है (जो निश्चित रूप से उन चीजों के साथ है जिन्हें 'तत्काल' और 'महत्वपूर्ण' दोनों के रूप में रैंक किया गया है)।
2. मूल्य पर ध्यान दें
संभावना है, आपके पास कुछ चीजें हैं जो आपके कार्यदिवस को अस्त-व्यस्त कर देती हैं - इसलिए नहीं कि वे आवश्यक हैं, बल्कि सिर्फ इसलिए कि आपने उन्हें हमेशा किया है।
प्रत्येक कार्य के साथ आप अपनी टू-डू सूची में जोड़ते हैं, इस पर ध्यान केंद्रित करें कि इसे पूरा करने से क्या मूल्य मिलता है। क्या वह वस्तु वास्तव में मायने रखती है? चीजों की भव्य योजना में इसे क्या महत्वपूर्ण बनाता है?
ऐसा करने का आम तौर पर मतलब है कि आप कुछ टू-डॉस को पूरी तरह से खत्म कर सकते हैं। जब संदेह होता है, तो उपरोक्त चरण से 'अत्यावश्यक नहीं' और 'महत्वपूर्ण नहीं' क्यूब में आने वाली वस्तुओं को आपकी टू-डू सूची से तुरंत हटा दिया जा सकता है।
3. प्रतिनिधि जो आप कर सकते हैं
तो, अब आप उन चीजों के साथ रह गए हैं जिन्हें वास्तव में आपकी सूची में करने की आवश्यकता है। लेकिन, क्या उन्हें वास्तव में आपके द्वारा करने की आवश्यकता है - या कोई और है जिसे आप उन्हें सौंप सकते हैं?
आपके मैट्रिक्स के 'अत्यावश्यक' लेकिन 'महत्वपूर्ण नहीं' खंड में आने वाले कार्य अक्सर आपकी प्लेट को बंद करने के लिए एकदम सही चीजें हो सकते हैं।
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क्या किसी को प्रतिनिधि देने के लिए नहीं है? आपको इस कदम को कुल नुकसान के रूप में बढ़ाने की जरूरत नहीं है। अन्वेषण करें कि क्या कोई स्वचालित समाधान हैं जिनका उपयोग आप उन कष्टप्रद, दोहराए जाने वाले कार्यों से मैन्युअल श्रम को बाहर निकालने के लिए कर सकते हैं जिन्हें आप दिन-प्रतिदिन पूरा करते हैं।
4. आगे की योजना बनाएं और सूचित करें
आपने यह कर लिया है -- आप जो कुछ हासिल करने के लिए आवश्यक हैं, उसके बारे में आपको पूरी जानकारी है। लेकिन, केवल एक ही समस्या है: यह संकुचित कार्यभार अभी भी बहुत अधिक लगता है।
इसका मतलब है कि यह सक्रिय होने का समय है। अपनी प्राथमिकताओं को प्राथमिकता दें (जितना अजीब लग सकता है) और निर्धारित करें कि क्या आप कोई समय सीमा चूकने जा रहे हैं।
यदि ऐसा है तो? संबंधित लोगों को तुरंत बताएं। किसी के इनबॉक्स में ग्यारहवें घंटे में - काम पूरा किए बिना - देर से आने की अग्रिम चेतावनी देना हमेशा बेहतर होता है।
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5. बस शुरू करें
उपरोक्त सभी टिप्स मददगार हैं। लेकिन, इस बात से इनकार नहीं किया जा सकता है कि उन्हें कुछ समय लगेगा - वह समय जब आप इस समय थोड़ा कम महसूस करते हैं।
कभी-कभी सबसे अच्छी चीज जो आप अपने लिए कर सकते हैं, वह है सभी हैक्स, टिप्स और ट्रिक्स को छोड़ देना और बस कभी न खत्म होने वाली टू-डू सूची को खत्म करना शुरू कर दें।
नहीं, यह सबसे रणनीतिक दृष्टिकोण नहीं हो सकता है। लेकिन, कम से कम आप काम तो कर रहे होंगे।
किसी को भी यह महसूस करना पसंद नहीं है कि वे काम की घुटन के नीचे ढेर हो गए हैं। हालाँकि, दुर्भाग्य से, यह एक ऐसी स्थिति है जिसमें हम सभी अक्सर खुद को पाते हैं।
उस भारी कार्यभार को संबोधित करने के लिए इन पांच चरणों का उपयोग करें, और आप इसे यथासंभव अधिक रणनीति और कम से कम तनाव से निपटने के लिए सुनिश्चित हैं।
