क्या आप निजी सहायकों को काम पर रख रहे हैं जो बचा ले आप समय या किसने आपको समय दिया?
हाल ही में, मैंने अपने शीर्ष व्यावसायिक कोचिंग ग्राहकों में से पैंतीस को जैक्सन होल, व्योमिंग में एक निजी रिट्रीट में आमंत्रित किया, जहाँ मैं रहता हूँ। हम नेतृत्व के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा कर रहे थे - जिस तरह से व्यवसाय के मालिक अपने और अपनी कंपनियों के लिए रणनीतिक लाभ और सफलता के परिणाम पैदा कर सकते हैं - जब किसी ने मुझसे इस बारे में पूछा समय प्रबंधन .
उस प्रश्न ने उन सर्वोत्तम तरीकों के बारे में एक जीवंत बातचीत को प्रेरित किया जो हममें से प्रत्येक ने अपने समय का लाभ उठाने के लिए पाया था। और यह स्पष्ट हो गया कि असाधारण रूप से सफल उद्यमी जिनके पास उस कमरे में थे, वे बहुमूल्य समय खो रहे थे क्योंकि उनके सहायक पर्याप्त रूप से सक्षम नहीं थे या उनके लिए आवश्यक कार्य करने के लिए पर्याप्त रूप से सक्षम नहीं थे। इसलिए मैंने उन सहायकों को काम पर रखने के महत्व के बारे में बात करना शुरू किया जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हैं - और आप उनकी मदद करने के लिए क्या कर सकते हैं।
अलग-अलग कंपनियों और अलग-अलग शहरों में पच्चीस वर्षों में, मेरे पास मेरे कार्यालय से काम करने वाले सहायक, दूर-लेकिन-स्थानीय रूप से काम करने वाले सहायक, और ऐसे सहायक हैं जिन्होंने सचमुच मुझसे एक हजार मील दूर काम किया है। इस प्रक्रिया में, मैंने पाया है कि वास्तव में सहायकों के चार स्तर हैं। और यह कि आपके समय का सदुपयोग करने के लिए सही प्रकार के सहायक को काम पर रखना महत्वपूर्ण है।
स्तर 1: गोफर
इस प्रथम श्रेणी के सहायकों को सीधे निर्देश और करीबी पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है। वे वस्तुओं को बिंदु A से बिंदु B तक ले जा सकते हैं। वे आपकी ओर से ईमेल भेज सकते हैं - जब बताया जाए कि वास्तव में क्या लिखना है। वे ट्रांसक्रिप्शन ले सकते हैं और दस्तावेजों को स्कैन कर सकते हैं और उन दस्तावेजों को आपके निर्देशों के अनुसार फ़ोल्डर्स में फाइल कर सकते हैं। गोफ़र्स के साथ, आप उन्हें हर कदम पर दिशा-निर्देश दे रहे हैं
तो आप बचत करें कुछ समय -- आखिरकार, आपका गोफर वही है जो वास्तव में है करते हुए कार्य - लेकिन, वास्तव में, आपको उनकी सारी सोच उनके लिए करनी होगी। जो एक गोफर के साथ काम करके उस समय की एक कठिन सीमा रखता है जिसका आप वास्तव में लाभ उठा सकते हैं।
यह स्पष्ट रूप से उस तरह का निजी सहायक नहीं है जिसे आपको काम पर रखना चाहिए।
स्तर 2: प्रशासनिक सहायक
एक प्रशासनिक सहायक या 'व्यवस्थापक' वह होता है जो कई कार्यों को अच्छी तरह से संभाल सकता है, जब तक कि उनके लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया निर्धारित की गई हो और वे कार्य उस सीमा के भीतर हों जिसकी वे अपेक्षा कर रहे हैं या जिसे वे संभालने के आदी हैं। .
अच्छी खबर यह है कि व्यवस्थापक गोफ़र्स की तुलना में काफी अधिक स्वायत्त हैं। जब तक वे ज्ञात परिणाम प्राप्त करने के लिए ज्ञात प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं, तब तक व्यवस्थापक वास्तव में आपके समय का लाभ उठाने में मदद कर सकते हैं। वे ठोस, परिभाषित कार्यों के साथ उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं।
लेकिन जब चीजें अस्पष्ट हो जाती हैं तो वे मुश्किल में पड़ जाते हैं - जब उन्हें ऐसे कार्यों को संभालने के लिए कहा जाता है जहां सफलता की गारंटी नहीं होती है। वे गड़बड़ करने से डरते हैं। वे गलती करने से डरते हैं। क्योंकि वे जानते हैं कि उनकी गलतियों के लिए उन्हें जवाबदेह ठहराया जाएगा। उन्हें परेशानी हो सकती है। कि वे अनिच्छुक हैं अपने विवेक का उपयोग करें।
इसलिए व्यवस्थापक गोफ़र्स की तुलना में आपके अधिक समय का लाभ उठाने में मदद कर सकते हैं, लेकिन वे उन कार्यों से दूर भागेंगे जहाँ मदद सबसे मूल्यवान हो सकती है।
स्तर 3: कार्यकारी सहायक
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कार्यकारी सहायकों को अनिश्चितता से दूर नहीं किया जाता है। वे एक अस्पष्ट असाइनमेंट ले सकते हैं और वास्तव में कुछ सीमाओं के भीतर यह पता लगा सकते हैं कि इसे कैसे काम करना है। वे ऐसे कार्यों को संभाल सकते हैं जो हैं उकेरा गया होने के बजाय इंजीनियर आउट।
इंजीनियर असाइनमेंट - जिस प्रकार के असाइनमेंट के साथ प्रशासनिक सहायक सबसे अधिक सहज महसूस करते हैं - वास्तव में अच्छी तरह से संसाधित होते हैं। आवश्यक कदम स्पष्ट रूप से अग्रिम रूप से निर्धारित किए गए हैं।
इसके विपरीत, जब आप किसी कार्यकारी सहायक को एक स्केच-आउट असाइनमेंट देते हैं, तो आप आमतौर पर कुछ ऐसा कहेंगे, ' यहाँ मैं क्या हासिल करने की कोशिश कर रहा हूँ। यहाँ कुछ हैं खेल में चर। यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिन पर आप विचार कर सकते हैं . आप बाकी का पता लगाएं । '
कार्यकारी सहायक अत्यधिक स्वायत्त हैं; उन्हें केवल आपके अनुरोधों के संदर्भ को समझने में सहायता की आवश्यकता है। उन्हें आपकी ओर से अच्छे निर्णय लेने में मदद करने के लिए एक निश्चित आधार राशि की जानकारी की आवश्यकता होती है। उन्हें आपकी अपेक्षाओं और वरीयताओं को संप्रेषित करने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, जब यात्रा की बात आती है, तो आप उन्हें यह बताना चाहेंगे कि आप किन परिस्थितियों में हवाई जहाज सेवा की उच्च श्रेणी में अपग्रेड करना पसंद करते हैं, आपको किस प्रकार के होटल पसंद हैं और आप किस प्रकार के पड़ोस में रहना पसंद करते हैं।
वह संदर्भ और भी गहरा हो सकता है। अपने हिस्से के लिए, मैं अपने कार्यकारी सहायक को अपने इनबॉक्स के अंदर रखना पसंद करता हूं। आंशिक रूप से यह मददगार है क्योंकि यह उन ईमेल की संख्या को कम करता है जिन्हें मुझे संभालने की आवश्यकता है: अगर मुझे एक दिन में सौ ईमेल मिलते हैं, तो मैं कहूंगा कि मेरा कार्यकारी सहायक उनमें से लगभग पचास से सत्तर को संभालता है, पुनर्वितरित करता है या हटाता है।
लेकिन उसका वहां होना मददगार भी है क्योंकि वह मेरे व्यवसाय के संदर्भ को देखती है। क्योंकि वह जानती है कि मैं किस पर काम कर रहा हूं और किसके साथ, वह इस बारे में बेहतर निर्णय ले सकती है कि मुझे किसके साथ बैठक करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, अगर वह देखती है कि मैं जो के साथ एक विशेष परियोजना के बारे में बहुत सारे ईमेल का आदान-प्रदान कर रहा हूं और फिर जो एक बैठक के लिए कहता है और कहता है कि इसे एक निश्चित समय सीमा से पहले होने की जरूरत है, तो वह यह निर्धारित कर सकती है कि परियोजना वास्तव में महत्वपूर्ण है मैं और वह मुलाकात शायद भी है। तो वह मेरे लिए उस बैठक को स्थापित करने की पहल करेगी और मुझे इस आशय का एक नोट छोड़ देगी कि, ' जो ने कहा कि उसे वास्तव में इस समय सीमा से पहले आपसे मिलने की जरूरत है, इसलिए मैंने उसे आधे घंटे के लिए 2:45 से 3:15 तक फिट किया । '
कार्यकारी सहायक वास्तव में आपके समय का लाभ उठाने में आपकी मदद कर सकते हैं, जब तक आप उन्हें अच्छा संदर्भ देते हैं।
स्तर 4: चीफ ऑफ स्टाफ या कार्यकारी अधिकारी
अंत में हमारे पास चीफ ऑफ स्टाफ है - या, सेना में, कार्यकारी अधिकारी। यह सहायक आपकी व्यावसायिक गतिविधियों के लिए एक निजी सीओओ की तरह है। वे आपके उद्देश्यों को समझते हैं। वे जानते हैं कि सभी प्रमुख खिलाड़ी कौन हैं। और वे आपके कंधों से बहुत अधिक - या यहां तक कि अधिकांश - प्रशासनिक भार उठाते हुए अपने दम पर परिणाम प्राप्त करने में सक्षम हैं।
एक चीफ ऑफ स्टाफ पहल करेगा और वास्तव में आपकी ओर से आपकी सीधी रिपोर्ट के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करेगा और जांच करेगा। जबकि एक प्रशासनिक या कार्यकारी सहायक एक बैठक में नोट्स ले सकता है, आपके चीफ ऑफ स्टाफ उन वस्तुओं को खोज लेंगे जिन पर अनुवर्ती कार्रवाई की जानी चाहिए और स्वयं अनुवर्ती कार्रवाई करें। आपका चीफ ऑफ स्टाफ यह सुनिश्चित करने के लिए बैठक के बाद सिंडी के साथ वापस चक्कर लगाने के लिए खुद को ले जाएगा कि उसके पास वास्तव में उन चार वस्तुओं का साफ हाथ है और फिर दो दिन बाद यह देखने के लिए कि वह उन पर कैसा कर रही है।
दुर्भाग्य से, अधिकांश लोग गोफ़र्स और प्रशासनिक सहायकों को नियुक्त करते हैं - वे लोग जो केवल स्पष्ट रूप से निर्धारित कार्यों में मदद कर सकते हैं। लेकिन व्यापार मालिकों के रूप में, हम में से अधिकांश प्रक्रिया-उन्मुख नहीं हैं; हम एक ऐसी दुनिया में रहते हैं जो अधिक अस्पष्ट है। और इसलिए हमें वास्तव में, कम से कम, एक कार्यकारी सहायक की आवश्यकता है जो अधिक अस्पष्ट स्थितियों को संभाल सके।
और जबकि चीफ ऑफ स्टाफ महान हैं, आप उन्हें आमतौर पर केवल मिड-कैप और बड़ी कंपनियों में ही पाएंगे। यदि आपके पास एक छोटी कंपनी है, तो संभवत: आपकी टीम में एक चीफ ऑफ स्टाफ प्रकार का व्यक्ति होगा, लेकिन उन्हें विशेष रूप से आपको नहीं सौंपा जाएगा। वे इसके बजाय आपके संचालन को चला सकते हैं, या, यदि आपका व्यवसाय थोड़ा बड़ा है, तो वे आपके सीओओ हो सकते हैं।
और यह भी ध्यान देने वाली एक महत्वपूर्ण बात है कि ये शीर्षक मनमानी हैं। 'कार्यकारी सहायक' शीर्षक वाले बहुत से लोग वास्तव में सिर्फ गोफर हैं। और बहुत से लोग जिन्हें गोफ़र्स के रूप में काम पर रखा जाता है, वास्तव में कार्यकारी सहायक स्तर पर प्रदर्शन करते हैं। (उत्तरार्द्ध मनोरंजन की दुनिया में विशेष रूप से आम है।)
इसलिए, जब आप अपने अगले सहायक को काम पर रखने के बारे में सोचते हैं, तो विचार करें कि आपको किस प्रकार के सहायक की आवश्यकता है। और, आप जो भी निर्णय लें, साक्षात्कार के दौरान उन गुणों की खोज करना सुनिश्चित करें।
अंत में, एक बोनस प्रो-टिप: किसी को आपकी आवश्यकता से थोड़ी अधिक क्षमता के साथ किराए पर लें। आखिरकार, आप चाहते हैं कि आपकी कंपनी बढ़े, है ना?
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