इंटरनेट के युग में , आप अपने आप को 'उत्तर' पर क्लिक करते हुए, एक त्वरित प्रतिक्रिया टाइप करते हुए, और जो आपने अभी लिखा है, उसके बारे में इतना विचार किए बिना 'भेजें' पर क्लिक करते हुए पा सकते हैं। लेकिन विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि आपके ई-मेल व्यवहार में व्यक्तिगत और पेशेवर दोनों तरह से आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाने की क्षमता है। Inc.com ने उद्योग के कुछ सबसे अनुभवी ई-मेल विशेषज्ञों से संपर्क किया और उन्हें आपके ई-मेल शिष्टाचार को पूर्ण करने के तरीके के बारे में बताया।
1. केवल सार्वजनिक मामलों पर चर्चा करें। हम सभी ने एक 'निजी' ई-मेल के बारे में कहानियां सुनी हैं जो अंत में पूरी कंपनी को, और कुछ मामलों में, पूरे इंटरनेट पर भेज दी गई। जब ई-मेल शिष्टाचार की बात आती है तो सबसे महत्वपूर्ण बातों में से एक यह है कि क्या आप जिस मामले पर चर्चा कर रहे हैं वह सार्वजनिक है, या कुछ ऐसा है जिसके बारे में बंद दरवाजों के पीछे बात की जानी चाहिए। अपने आप से पूछें कि क्या चर्चा किया जा रहा विषय कुछ ऐसा है जिसे आप कंपनी के लेटरहेड पर लिखेंगे या 'भेजें' पर क्लिक करने से पहले बुलेटिन बोर्ड पर पोस्ट करेंगे, जिसे सभी देख सकते हैं। -- जूडिथ कल्लोस ,
के लेखक ई-मेल शिष्टाचार मेड ईज़ी, ई-मेल: द मैनुअल, और ई-मेल: ए राइट इट वेल गाइड
2. संक्षेप में अपना परिचय दें। यह न मानें कि आपका ई-मेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति जानता है कि आप कौन हैं, या आपसे मिलना याद है। यदि आप अनिश्चित हैं कि प्राप्तकर्ता आपके ई-मेल पते या नाम को पहचानता है या नहीं, तो आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, उसके संबंध में आप कौन हैं, इसका एक सरल अनुस्मारक शामिल करें; स्वयं की औपचारिक और विस्तृत जीवनी आवश्यक नहीं है। -- पैगी डंकन , व्यक्तिगत उत्पादकता विशेषज्ञ और लेखक author बेहतर आदतों, शिष्टाचार और आउटलुक 2007 के साथ ईमेल अधिभार पर विजय प्राप्त करें
संपादक का नोट: अपनी कंपनी के लिए ईमेल मार्केटिंग सेवाओं की तलाश है? यदि आप अपने लिए सही जानकारी चुनने में मदद के लिए जानकारी चाहते हैं, तो नीचे दिए गए प्रश्नावली का उपयोग करके हमारे पार्टनर, BuyerZone को आपको मुफ्त में जानकारी प्रदान करें:
3. 'गुस्से में ई-मेल' न करें। बुरी खबर के साथ ई-मेल करना, किसी ग्राहक या विक्रेता को बर्खास्त करना, क्रोध व्यक्त करना, किसी को फटकारना, ई-मेल में अन्य लोगों को अपमानित करना (विशेषकर यदि आप अपने बॉस के बारे में कुछ कम कह रहे हैं) सभी प्रमुख नहीं-नहीं हैं। क्योंकि ई-मेल इतना अनौपचारिक लग सकता है, बहुत से लोग इस जाल में पड़ जाते हैं। हमेशा याद रखें कि ई-मेल पत्राचार हमेशा के लिए रहता है। -- लिंडसे पोलाकी , करियर और कार्यस्थल विशेषज्ञ, ई-मेल शिष्टाचार सलाहकार, और के लेखक कॉलेज से करियर तक पहुंचना
4. विस्मयादिबोधक बिंदुओं का संयम से प्रयोग करें। व्यवसाय ई-मेल में विस्मयादिबोधक चिह्नों की अधिकतम संख्या? एक। अन्यथा, आप बचकाने और गैर-पेशेवर दिखने का जोखिम उठाते हैं। -- पोलाक
5. गोपनीय जानकारी से सावधान रहें। ई-मेल में गोपनीय जानकारी पर चर्चा करने से बचना चाहिए जैसे कि किसी की कर जानकारी या अत्यधिक संवेदनशील व्यापार सौदे के विवरण। अगर ई-मेल गलत व्यक्ति के हाथों में चला जाता है, तो आपको गंभीर - यहां तक कि कानूनी - नतीजों का सामना करना पड़ सकता है। -- पीटर पोस्ट , बर्लिंगटन के निदेशक, वर्मोंट स्थित एमिली पोस्ट इंस्टीट्यूट, जो शिष्टाचार सलाह और शादी के शिष्टाचार, पालन-पोषण के मुद्दों और टेबल मैनर्स जैसे शिष्टाचार के सवालों के जवाब प्रदान करता है।
6. समय पर प्रतिक्रिया दें। जब तक आप किसी प्रकार की आपातकालीन क्षमता में काम नहीं करते हैं, तब तक ई-मेल आने के तुरंत बाद उपलब्ध होना आवश्यक नहीं है। ई-मेल और प्रेषक की प्रकृति के आधार पर, 24 से 48 घंटों के भीतर जवाब देना स्वीकार्य है। -- डंकन
7. वन-लाइनर्स भेजने से बचना चाहिए। 'धन्यवाद' और 'ओह, ओके' किसी भी तरह से बातचीत को आगे नहीं बढ़ाते हैं। जब आप किसी प्रतिक्रिया की आशा न करें तो बेझिझक ई-मेल के शीर्ष पर 'कोई उत्तर आवश्यक नहीं' लिखें। -- डंकन
8. वास्तविक शब्दों, इमोटिकॉन्स, शब्दजाल या कठबोली के शॉर्टकट का उपयोग करने से बचें। व्यवसाय से संबंधित ई-मेल में '4 यू' ('आपके लिए' के बजाय), 'जीआर 8' (महान के लिए) जैसे शॉर्टकट का उपयोग करने वाले बड़े, व्यवसायी लोगों के शब्द स्वीकार्य नहीं हैं। यदि आप अपने व्यावसायिक पत्राचार पर एक स्माइली चेहरा या इमोटिकॉन नहीं लगाते हैं, तो आपको इसे ई-मेल संदेश में नहीं डालना चाहिए। उपरोक्त में से कोई भी आपको पेशेवर से कम दिखने की क्षमता रखता है। -- डंकन
9. इसे साफ रखें। जब लोग उत्तर देते हैं और संदेशों को गन्दा छोड़ देते हैं, उदाहरण के लिए, एक ई-मेल श्रृंखला जिसमें अत्यधिक कैरेट (>>>), या ई-मेल पतों के पृष्ठ और पृष्ठ शामिल हैं, जो गुप्त प्रतिलिपि का उपयोग करके सुरक्षित नहीं थे, से अधिक प्राप्तकर्ताओं को कुछ भी परेशान नहीं करता है। कैरेट खोजने के लिए फाइंड एंड रिप्लेस कमांड का उपयोग करने के लिए टेक्स्ट, Ctrl + F का चयन करके आप कैरेट से छुटकारा पा सकते हैं और उन सभी को कुछ भी नहीं से बदल सकते हैं। आप सभी ई-मेल पतों को हटाकर ही छुटकारा पा सकते हैं। इसे साफ करें, फिर भेजें। -- डंकन
10. अपनी विषय पंक्ति में स्पष्ट रहें। एक दिन में सैकड़ों ई-मेल इनबॉक्स में बंद हो जाते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आपकी विषय पंक्ति सही हो। आपने जो लिखा है उसके बारे में यह काफी सरल और वर्णनात्मक होना चाहिए। उम्मीद करें कि प्यारा, अस्पष्ट या अस्पष्ट विषय वाला कोई भी ई-मेल ट्रैश हो जाएगा। साथ ही, अपनी विषय पंक्ति को उतनी ही सावधानी से प्रमाणित करें जितना कि आप शेष ई-मेल का प्रमाण देंगे। -- पद
11. स्पैम समझने की भूल न करें। उन विषय पंक्तियों से बचें जो सभी बड़े अक्षरों में हों, सभी छोटे अक्षरों में हों, और जिनमें URL और विस्मयादिबोधक बिंदु शामिल हों - जो प्राप्तकर्ता को स्पैम की तरह दिखते हैं। -- जूडिथ कल्लोस ,
के लेखक ई-मेल शिष्टाचार मेड ईज़ी, ई-मेल: द मैनुअल, और ई-मेल: ए राइट इट वेल गाइड
12. आपकी विषय पंक्ति संदेश से मेल खानी चाहिए। कभी भी कोई पुराना ई-मेल न खोलें, रिप्लाई को हिट करें और ऐसा मैसेज भेजें जिसका पिछले वाले से कोई लेना-देना नहीं है। जैसे ही ई-मेल शृंखला का विषय या विषय-वस्तु बदलती है, विषय को बदलने में संकोच न करें। -- पैगी डंकन , व्यक्तिगत उत्पादकता विशेषज्ञ और लेखक author बेहतर आदतों, शिष्टाचार और आउटलुक 2007 के साथ ईमेल अधिभार पर विजय प्राप्त करें
13. बड़े अटैचमेंट भेजते समय चेतावनी दें। अघोषित बड़े अटैचमेंट भेजने से रिसीवर का इनबॉक्स बंद हो सकता है और अन्य महत्वपूर्ण ई-मेल बाउंस हो सकते हैं। यदि आप 500KB से अधिक की कोई चीज़ भेज रहे हैं, तो प्रेषकों को पूछना चाहिए, 'क्या आप बुरा मानेंगे यदि मैंने आपको एक अनुलग्नक भेजा है? आपके लिए सबसे अच्छा समय कब होगा?' -- कल्लोस
14. दो से अधिक अनुलग्नक नहीं, और एक तार्किक नाम प्रदान करें। जब तक विशेष रूप से अनुरोध न किया गया हो, दो से अधिक अटैचमेंट वाले संदेश भेजने से बचें। साथ ही, संलग्न फ़ाइल (फाइलों) को एक तार्किक नाम दें ताकि प्राप्तकर्ता एक नज़र में विषय और प्रेषक को जान सके। -- डंकन
15. जानने की आवश्यकता के आधार पर ही दूसरों को भेजें या कॉपी करें। इससे पहले कि आप सभी का जवाब दें क्लिक करें या प्रतिलिपि या गुप्त प्रतिलिपि लाइनों पर नाम डालें, अपने आप से पूछें कि क्या सभी प्राप्तकर्ताओं को आपके संदेश में जानकारी की आवश्यकता है। अगर नहीं भेजते तो क्यों भेजते? अपने संदेशों को सही लोगों तक भेजने के लिए समय निकालें। -- डंकन
16. 'सभी को उत्तर दें' से सावधान रहें। जब तक ई-मेल श्रृंखला के प्रत्येक सदस्य को जानने की आवश्यकता न हो, 'सभी को उत्तर दें' को हिट न करें। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सूची में सभी को अपना उत्तर नहीं भेज रहे हैं- चाहे उन्हें जानने की आवश्यकता हो या नहीं। -- डंकन
17. फोन उठाओ। जब किसी विषय में बहुत सारे पैरामीटर होते हैं जिन्हें समझाने या बातचीत करने की आवश्यकता होती है और बहुत सारे प्रश्न और भ्रम उत्पन्न करते हैं, तो इसे ई-मेल के माध्यम से न संभालें। साथ ही, ई-मेल का उपयोग अंतिम समय में बैठकों, लंच, साक्षात्कार को रद्द करने के लिए नहीं किया जाना चाहिए और कभी भी विनाशकारी समाचारों के लिए नहीं किया जाना चाहिए। यदि आपके पास कोई कर्मचारी या मित्र है जिसे आपको बुरी खबर देने की आवश्यकता है, तो एक फोन कॉल बेहतर है। यदि यह खबर है कि आपको एक बड़े समूह को वितरित करना है, तो ई-मेल अधिक व्यावहारिक है। -- डंकन
18. अपने ई-मेल के महत्व का मूल्यांकन करें। उच्च प्राथमिकता वाले विकल्प का अति प्रयोग न करें। यदि आप इस सुविधा का अति प्रयोग करते हैं, तो बहुत कम लोग इसे गंभीरता से लेंगे। एक बेहतर समाधान वर्णनात्मक विषय पंक्तियों का उपयोग करना है जो यह स्पष्ट करते हैं कि संदेश किस बारे में है। -- डंकन
19. गोपनीयता बनाए रखें। यदि आप लोगों के समूह को संदेश भेज रहे हैं और आपको अपनी सूची की गोपनीयता की रक्षा करने की आवश्यकता है, तो आपको हमेशा 'गुप्त प्रति' का उपयोग करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, किसी तीसरे पक्ष को ई-मेल पते देने से बचें (जैसे कि एविट, न्यूजलेटर, आदि)। सुनिश्चित करें कि आप स्वेच्छा से तीसरे पक्ष को सौंपे गए पते उनके पास रहें, खासकर जब वे जो सेवा दे रहे हैं वह मुफ़्त है। -- डंकन
20. इसे छोटा रखें और मुद्दे पर पहुंचें। लंबा ई-मेल अतीत की बात है। बहुत सारे सफेद स्थान के साथ संक्षिप्त रूप से लिखें, ताकि प्राप्तकर्ता को अभिभूत न करें। सुनिश्चित करें कि जब आप देखते हैं कि आप क्या भेज रहे हैं तो यह पढ़ने के लिए बोझ जैसा नहीं लगता - बुलेट पॉइंट का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। आपका ई-मेल पढ़ने वाले व्यक्ति को यह पता लगाने के लिए कि आप क्या पूछ रहे हैं, कई अनुच्छेदों को नहीं पढ़ना चाहिए। आपको पहले दो वाक्यों में ई-मेल का उद्देश्य बताना चाहिए। स्पष्ट रहो, और सामने रहो। -- लिंडसे पोलाकी , करियर और कार्यस्थल विशेषज्ञ, ई-मेल शिष्टाचार सलाहकार, और के लेखक कॉलेज से करियर तक पहुंचना
21. अपने दर्शकों को जानें। आपका ई-मेल ग्रीटिंग और साइन-ऑफ उस व्यक्ति के सम्मान और औपचारिकता के स्तर के अनुरूप होना चाहिए जिससे आप संवाद कर रहे हैं। इसके अलावा, उस व्यक्ति के लिए लिखें जो इसे पढ़ रहा होगा - यदि वे बहुत विनम्र और औपचारिक हैं, तो उस भाषा में लिखें। वही एक रिसीवर के लिए जाता है जो अधिक अनौपचारिक और आराम से रहता है। -- लिंडसे पोलाकी , करियर और कार्यस्थल विशेषज्ञ, ई-मेल शिष्टाचार सलाहकार, और के लेखक कॉलेज से करियर तक पहुंचना
22. हमेशा एक हस्ताक्षर शामिल करें। आप कभी नहीं चाहते कि किसी को यह देखना पड़े कि आपसे कैसे संपर्क किया जाए। यदि आप सोशल मीडिया के जानकार हैं, तो अपनी सभी सोशल मीडिया जानकारी को अपने हस्ताक्षर में भी शामिल करें। आपका ई-मेल हस्ताक्षर लोगों को आपके बारे में अधिक जानकारी देने का एक शानदार तरीका है, खासकर जब आपके ई-मेल पते में आपका पूरा नाम या कंपनी शामिल नहीं है। -- पोलाक
23. जब आवश्यक हो केवल एक ऑटो-रेस्पोंडर का उपयोग करें। एक स्वचालित प्रतिक्रिया जो कहती है, 'आपके ई-मेल संदेश के लिए धन्यवाद। मैं जितनी जल्दी हो सके आपको जवाब दूंगा' बेकार है। हालाँकि, एक चीज़ जो ये संदेश बहुत अच्छा करती है, वह है अलर्ट स्पैमर कि आपका ई-मेल वास्तविक है और वे आपको अपनी स्पैम सूची में जोड़ सकते हैं। -- पैगी डंकन , व्यक्तिगत उत्पादकता विशेषज्ञ और लेखक author बेहतर आदतों, शिष्टाचार और आउटलुक 2007 के साथ ईमेल अधिभार पर विजय प्राप्त करें
24. अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें। व्यापार मालिकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके कर्मचारियों को ई-मेल संचार में प्रशिक्षित किया गया है - यह न मानें कि वे जानते हैं कि वे क्या कर रहे हैं, और क्या पेशेवर माना जाता है। ई-मेल मानक स्थापित करें जिनका कंपनी के सभी लोगों को पालन करना चाहिए। -- पोलाक
25. आपका ई-मेल आपका प्रतिबिंब है। आप जो भी ई-मेल भेजते हैं, वह आपकी प्रतिष्ठा में इजाफा करता है या उसमें कमी लाता है। यदि आपका ई-मेल बिखरा हुआ, अव्यवस्थित और गलतियों से भरा हुआ है, तो प्राप्तकर्ता आपको एक बिखरे हुए, लापरवाह और अव्यवस्थित व्यवसायी के रूप में सोचने के लिए इच्छुक होगा। अन्य लोगों की राय मायने रखती है और पेशेवर दुनिया में, आपके बारे में उनकी धारणा आपकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण होगी। -- पीटर पोस्ट , बर्लिंगटन के निदेशक, वर्मोंट स्थित एमिली पोस्ट इंस्टीट्यूट, जो शिष्टाचार सलाह और शादी के शिष्टाचार, पालन-पोषण के मुद्दों और टेबल मैनर्स जैसे शिष्टाचार के सवालों के जवाब प्रदान करता है।
संपादक का नोट: अपनी कंपनी के लिए ईमेल मार्केटिंग सेवाओं की तलाश है? यदि आप अपने लिए सही जानकारी चुनने में मदद के लिए जानकारी चाहते हैं, तो नीचे दिए गए प्रश्नावली का उपयोग करके हमारे पार्टनर, BuyerZone को आपको मुफ्त में जानकारी प्रदान करें:
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